KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Show
 KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: về tuyển dụng, về đào tạo, về năng suất của nguồn nhân lực, về an toàn lao động, về giờ làm việc, về lương, về đánh giá công việc, về hoạt động cải tiến, về lòng trung thành…; về tài chính, về sản xuất chất lượng, về quảng cáo…) và từng cá nhân, do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích: quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Hay nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của vị trí công tác, chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, tổ chức (công ty, cơ quan, phòng ban) sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của phòng ban, của nhân viên và đưa ra những khuyến khích phù hợp cho từng phòng ban, từng nhân viên. Mục đích sử dụng KPIs Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể. Để thực hiện KPI, công ty cần xây dựng một hệ thống các mục tiêu từ cao xuống thấp theo phương pháp MBO, Management By Object, quản lý theo mục tiêu, là một tiến trình hoạt động dựa trên mục tiêu, trong đó nhà quản trị và nhân viên đều thống nhất về những mục tiêu chung và hiểu rõ vai trò của từng mục tiêu đó. Tuy nhiên, có những công việc gặp khó khăn trong việc thiết lập các mục tiêu, khi đó người ta sẽ xây dựng các chuẩn cho quá trình (gọi là phương pháp quản lý theo quá trình MBP, Management By Process), các chuẩn đó cũng là các KPI. Bảng tiêu chí đo lường của KPIs Những lợi ích khi sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc Nó có thể cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược một cách rất nhanh.Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó.Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được nên việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng, hoài nghi trong tổ chức cũng như tạo động lực phấn đấu cho nhân viên, đặc biệt là các nhân viên giỏi.Những nhược điểm khi sử dụng KPI Nếu các chỉ số KPI xây dựng không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí Specific (cụ thể) thì người lao động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.Các chỉ số không đạt tiêu chí measuarable (đo lường được), như vậy, không còn ý nghĩa đo lường kết quả thực hiện công việc.Các chỉ số KPI không đạt được tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế), như vậy, xây dựng mục tiêu quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng hết mình, điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.Các chỉ số KPI không có hạn định cụ thể: người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn rất lớn cho người lao động trong quá trình thực hiện công việc.Khi sử dụng các tiêu chí KPI làm mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức, nó không có hiệu quả cao nếu được sử dụng theo thời gian dài. Đánh giá nhân viên thường thuộc về 1 trong 2 tình huống: đánh giá năng lực, hay nói cách khác là khả năng thực thi công việc thông qua các yếu tố Thái độ, Kỹ năng, Kiến thức (ASK), và đánh giá kết quả công việc (KPI). Thực hiện cả hai hình thức này cho ta cái nhìn toàn diện về nhân viên – đánh giá nhân viên toàn diện. Đánh giá năng lực nhân viên và đánh giá kết quả nhân viên giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về đóng góp và năng lực của nhân viên, thậm chí có thể phân tích được quan hệ giữa năng lực và kết quả của nhân viên để có quyết định phù hợp về sử dụng và quản lý tài năng theo mô hình 9 hộp, sử dụng phần mềm quản lý tài năng digiiTalent. Đánh giá năng lựcThứ nhất, đánh giá năng lực nhân viên là đánh giá năng lực định kỳ theo quý, năm hoặc phục vụ cho đánh giá đầu vào tuyển dụng. Nếu một nhân viên có năng lực tốt, được đặt đúng vị trí với điều kiện làm việc phù hợp thì sẽ có hiệu quả công việc cao, mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Đánh giá năng lực nhân viên là thước đo để doanh nghiệp dự báo trước khả năng hoàn thành mục tiêu công việc của nhân viên, mục tiêu của doanh nghiệp, là cơ sở để trả lương theo năng lực. Từ đó, đây là cơ sở để hoạch định nguồn nhân lực (lập kế hoạch đào tạo và phát triển, thuyên chuyển, bổ nhiệm,…) Đánh giá kết quảĐánh giá kết quả hay hiệu quả công việc cá nhân theo các chỉ số – phù hợp với chiến lược phát triển của bộ phận và doanh nghiệp. KPI ở đây – hiểu đúng nghĩa – là chỉ số đánh giá tình trạng thực hiện công việc nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay cá nhân. Chỉ số này thường được đo lường theo tuần, tháng. Việc sử dụng KPI đánh giá nhân viên nói chung hỗ trợ hoạt động quản trị rành mạch, thông suốt, nâng cao hiệu suất công việc của toàn thể doanh nghiệp. Đánh giá KPI cá nhân đem lại cái nhìn tổng quan nhất về hiệu quả làm việc của nhân viên, mức độ đóng góp trong tổ chức, làm cơ sở để trả lương. Nếu muốn đánh giá nhân viên toàn diện, doanh nghiệp có thể kêt hợp cả đánh giá năng lực và đánh giá kết quả. Hiểu thế nào về đánh giá nhân viên Phương pháp đánh giá năng lực nhân viên– Bước 1: Xác định mục đíchĐể xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, công việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng khung năng lực là gì?
Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra năng lực khác nhau. – Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệpDoanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh trong quá trình xây dựng Khung năng lực, bởi các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc nhất định, nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội. – Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lựcCó 2 cách tiếp cận để xây dựng bộ từ điển năng lực, đó là: xây dựng mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ khung năng lực có sẵn.
Kết quả cần đạt của bước này đó là định nghĩa các năng lực cần có của doanh nghiệp và mô tả các cấp độ của nó. – Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị tríBước tiếp đó là xây dựng khung năng lực (mô hình năng lực) chi tiết cho từng vị trí trong tổ chức của bạn.
– Bước 5: Triển khai, kiểm soát và cải tiến khung năng lựcSau khi có khung năng lực chuẩn dành cho mỗi vị trí, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhân sự. Kết quả của bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu. Việc xây dựng từ điển năng lực, khung năng lực và thực hiện đánh giá năng lực nhân viên có thể triển khai trên Phần mềm Đánh giá năng lực digiiCAT của OOC. Đọc thêm Tự xây dựng khung năng lực và đánh giá năng lực Khung năng lực – đánh giá năng lực của nhân viên Phương pháp đánh giá kết quả công việcBước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIsCó 2 phương pháp chính: (1) Các phòng ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong phòng ban đó. (2) KPI cấp phòng, ban được phân bổ từ công ty/ban lãnh đạo xuống. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên, cần lưu ý giao chỉ tiêu KPI cho các phòng ban phù hợp với chức năng nhiệm vụ của phòng ban đó. Bước 2: Xác định các vị trí cùng các trách nhiệm chính trong bộ phận chức năngMỗi vị trí trong một bộ phận sẽ có những chức năng/trách nhiệm riêng. Các trách nhiệm này chính là phần “mô tả công việc” mà nhân viên đảm nhận vị trí này phải hoàn thiện. Hệ thống KPIs được xây dựng phải gắn liền với chức năng, nhiệm vụ này. Lưu ý là các trách nhiệm chính này phải rõ ràng, cụ thể. Bước 3: Xác định các chỉ số KPIs– KPIs của bộ phận: dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban, người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng KPIs chung đại diện cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh. – KPIs cho từng vị trí chức danh: Được xây dựng dựa trên cơ sở mô tả và yêu cầu công việc, bảo đảm SMART và có phương án đo lường, nghiệm thu công khai. – Quy định kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm; tùy vào từng KPI của từng cá nhân/phòng ban bộ phận Bước 4: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI– Thông thường, mức độ hoàn thành KPI tính theo % hoàn thành. % hoàn thành KPI thường được tính dựa trên việc so sánh giữa kết quả thực hiện một chỉ tiêu KPI với số kế hoạch của chỉ tiêu KPI đó. Tùy theo tính chất của chỉ tiêu mà doanh nghiệp có thể sử dụng công thức tính mức độ % hoàn thành KPI khác nhau. Bước 5: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởngKết quả đánh giá KPI của một cá nhân (tổng hợp kết quả đánh giá KPI của các chỉ tiêu giao cho cá nhân đó) có thể sử dụng làm căn cứ để trả lương kết quả hoặc trả thưởng. Cách thức trả lương hay thưởng cụ thể tùy thuộc vào doanh nghiệp và quy chế lương thưởng mà doanh nghiệp đó áp dụng. Một số chỉ tiêu KPI phổ biến khi đánh giá kết quả nhân viênTùy theo vị trí công việc, nhân viên có thể có chỉ tiêu đánh giá kết quả khác nhau. Dưới đây là một số chỉ tiêu đánh giá kết quả KPI tiêu biểu của nhân viên:
KPI – đánh giá kết quả công việc của nhân viên Một số lưu ý đánh giá nhân viên toàn diện-Tiêu chí đánh giá rõ ràng: Cho dù áp dụng bất cứ phương pháp đánh giá nào, nhà quản lý cũng nên có các tiêu chí đánh giá nhân viên rõ ràng và quan trọng nhất là phải đo lường được, tránh đưa ra các tiêu chí “chung chung” dẫn tới sự hiểu lầm của cấp dưới. – Đánh giá công bằng, khách quan Doanh nghiệp cần có thước đo chính xác cho từng vị trí nhân viên. Do vậy việc thiết lập bộ từ điển năng lực cho nhân viên và các chỉ số đo lường đánh giá KPI cho công việc là 2 nhân tố không thể thiếu trong việc triển khai quy trình đánh giá thành công. – Đánh giá để phát triển Khi đánh giá, cấp quản lý cũng cần chỉ ra những điểm yếu cần khắc phục nhằm cải thiện năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên, giúp họ vươn lên những mục tiêu cao hơn nữa. KPI đánh giá năng lực nhân viên -Thực hiện đánh giá thường xuyênTốt nhất là doanh nghiệp nên đánh giá nhân viên thường xuyên, định kỳ hàng tháng hoặc ít nhất 3 tháng/lần để đảm bảo bám sát mục tiêu của doanh nghiệp và các giá trị khen thưởng, đào tạo. Xây dựng đánh giá năng lực nhân viên bằng KPI cần đảm bảo mục tiêu ban đầu của nhân viên theo tiêu chí SMART:
Tiêu chí SMART trong lựa chọn tiêu chí đánh giá kêt quả Việc đánh giá kết quả nhân viên (KPI) có thể triển khai một cách thuận lợi với Phần mềm Quản lý KPI digiiTeamW của OOC. Tại sao hay dụng KPI để đánh giá nhân viên?Mục đích của đánh giá nhân viên theo KPI là giúp nhà quản lý theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên để làm căn cứ đưa ra các chính sách đãi ngộ, lương thưởng, đề bạt phù hợp với năng lực từng người, đồng thời lên kế hoạch đào tạo để phát triển nhân viên. Ai là người đánh giá KPI?Người đánh giá: Trưởng phòng hay quản lý, giám đốc hoặc do chính nhân viên đánh giá. Mức độ quan trọng của KPI: Phân bổ theo mức độ để dễ sắp xếp độ ưu tiên trong công việc. KPI: Bao gồm KPI hiện tại và KPI chỉ tiêu đặt ra. Tình trạng thực hiện: Tình trạng hoàn thiện bao nhiêu %. Tiêu chí đánh giá KPI là gì?KPI là chữ cái viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator. KPI được hiểu là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc. KPI thường được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các nhóm hoặc bộ phận của doanh nghiệp. KPI và Target khác nhau như thế nào?Bản chất: KPI là chỉ số đánh giá việc hoàn thành công việc, vượt qua mục tiêu, Target đã đề ra. Độ tập trung: KPI là chỉ số đánh giá ngắn hạn, Target lại hướng đến các số liệu, mục tiêu lớn trong tương lai. |
