1. Vị trí và chức năng
1. Phòng Tổ chức, hành chính là đơn vị thuộc Phân hiệu Trường Đại học Lâm nghiệp tại tỉnh Đồng Nai (sau đây gọi tắt là Phòng) được thành lập theo Quyết định số 4534/QĐ-BNN-TCCB ngày 02/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
2. Phòng có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Phân hiệu quản lý và tổ chức triển khai thực hiện các mảng công tác sau: - Tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động; quản lý nhân sự và phát triển nguồn nhân lực; chế độ chính sách đối với viên chức và người lao động; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; xuất nhập cảnh và bảo vệ chính trị nội bộ;
- Hành chính, văn thư, lưu trữ, liên lạc, lễ tân; tổng hợp, kế hoạch; cải cách hành chính; quản lý xe ô tô và phương tiện phục vụ hoạt động công; quản lý, phục vụ nhà khách, nhà hành chính, giảng đường;
- Quản lý và đảm bảo cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu, điện thắp sáng, nước sinh hoạt cho toàn Phân hiệu;
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác xây dựng, đề xuất chiến lược và kế hoạch phát triển ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) của Phân hiệu; quản trị hệ thống Công nghệ thông tin trong toàn Phân hiệu;
đ) Quản trị Website của Phân hiệu;
- Quản lý và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho viên chức, người lao động và sinh viên; công tác y tế học đường; phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và đảm bảo vệ sinh trong toàn Phân hiệu;
- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, an ninh quốc phòng và phòng chống tội phạm trong Phân hiệu.
2. Tên tổ chức - Tên viết đầy đủ bằng tiếng Việt: Phòng Tổ chức, hành chính;
- Tên giao dịch bằng tiếng Anh: Personnel Organization and Administration Division. Tên viết tắt là: POAD.
Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Tham mưu, đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng và kiện toàn bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị báo cáo Giám đốc Phân hiệu và trình Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp xem xét, phê duyệt.
2. Lập kế hoạch, đề xuất nhu cầu chỉ tiêu biên chế của các đơn vị báo cáo Giám đốc Phân hiệu và trình Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp xem xét, phê duyệt. Tổ chức thực hiện tuyển dụng lao động hợp đồng theo quy định phân cấp của Trường Đại học Lâm nghiệp.
3. Phối hợp với các đơn vị xây dựng kế hoạch quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực của Phân hiệu. Tham mưu, đề xuất và báo cáo Giám đốc Phân hiệu trình Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp xem xét, quyết định cử viên chức và người lao động trong Phân hiệu đi học tập đào tạo, bồi dưỡng ở trong và ngoài nước.
4. Phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ Trường Đại học Lâm nghiệp triển khai quy trình làm thủ tục bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo quản lý; tiếp nhận, điều động, cho viên chức thuyên chuyển công tác, thôi việc, nghỉ chế độ và kéo dài thời gian công tác đối với viên chức đến tuổi nghỉ hưu.
5. Quản lý hồ sơ viên chức và người lao động. Tổ chức triển khai công tác nhận xét, đánh giá viên chức và người lao động hàng năm; công tác xét, đề nghị công nhận các danh hiệu thi đua, khen thưởng và đề nghị hình thức kỷ luật đối với viên chức và người lao động trong Phân hiệu.
6. Thực hiện công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
7. Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với viên chức và người lao động. Thường trực công tác xét, đề nghị nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước hạn; nâng mức hưởng phụ cấp thâm niên nhà giáo và đề nghị thay đổi chức danh nghề nghiệp, thăng hạng viên chức. Tuyên truyền phổ biến các chế độ chính sách mới cho viên chức và người lao động trong Phân hiệu;
8. Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán đảm bảo quyền lợi cho người lao động về bảo hiểm xã hội. Tham gia xây dựng quy định phân phối quỹ phúc lợi, lương tăng thêm cho viên chức và người lao động của Phân hiệu.
9. Tham mưu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành các quy định, quy chế làm việc trong Phân hiệu trên cơ sở các văn bản pháp luật của Nhà nước, của Trường Đại học Lâm nghiệp phù hợp với đặc điểm, tình hình và yêu cầu phát triển của Phân hiệu.
10. Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác bảo vệ chính trị nội bộ và làm thủ tục cho người nước ngoài tạm trú tại Phân hiệu; phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ Trường Đại học Lâm nghiệp làm thủ tục xuất cảnh cho viên chức và người lao động đi học tập, công tác ở nước ngoài và tiếp nhận trở lại Phân hiệu công tác sau khi về nước.
11. Thống kê tổng hợp định kỳ và đột xuất các số liệu của Phân hiệu phục vụ công tác báo cáo, tổng kết đánh giá hàng năm và đột xuất; soạn thảo các văn bản, báo cáo của Phân hiệu theo yêu cầu của Giám đốc và cấp trên; chủ trì tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết, gặp mặt cuối năm, hội nghị công chức, viên chức và người lao động tại Phân hiệu.
12. Chuẩn bị các văn bản và làm thư ký các cuộc giao ban, các cuộc họp do Ban Giám đốc chủ trì; ghi chép biên bản, soạn thảo các kết luận, thông báo của Giám đốctại các cuộc giao ban, cuộc họp, hội nghị gửi đến các đơn vị trong và ngoài Phân hiệu.
13. Lập lịch công tác tuần, gửi đến Ban Giám đốc và Trưởng các đơn vị trực thuộc; đăng tải trên trang Web của Trường; theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác tuần.
14. Chuẩn bị, cung cấp các phương tiện nghe, nhìn và các phương tiện khác phục vụ đại hội, hội nghị, hội thảo, hội họp, các sự kiện văn nghệ, thể thao, giảng dạy,… trong toàn Phân hiệu.
15. Lập kế hoạch hằng năm và quản lý toàn bộ công tác sửa chữa và chống xuống cấp hệ thống điện, nước; chịu trách nhiệm quản lý và đề xuất ý kiến sử dụng kinh phí và hợp đồng sửa chữa.
16. Thực hiện công tác đảm bảo vệ sinh môi trường đường xá, các công trình công cộng, khu làm việc, hội trường, giảng đường; phòng thí nghiệm, thực hành; quản lý chăm sóc các vườn hoa, cây cảnh, tiểu cảnh các khu vực của Phân hiệu.
17. Làm đơn vị đầu mối phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức hội nghị viên chức và người lao động hàng năm, các đại hội và lễ kỷ niệm. Thực hiện các nhiệm vụ được phân công về lễ tân, khánh tiết, nhà khách; quản lý và phục vụ các phòng họp, hội trường tại nhà làm việc (A1, A2, A3), nhà khách, giảng đường; quản lý và tổ chức điều hành xe ô tô, phương tiện phục vụ theo yêu cầu công tác của Phân hiệu.
18. Giúp Giám đốc điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong toàn Phân hiệu theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định. Theo dõi việc thực hiện chiến lược phát triển Phân hiệu; chủ trì phối hợp với các đơn vị, tập hợp tư liệu, đề án, chỉ tiêu giúp Giám đốc Phân hiệu dự thảo xây dựng và theo dõi quản lý tổng hợp kế hoạch năm và kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch dài hạn của Phân hiệu; theo dõi việc tổ chức thực hiện kế hoạch của các đơn vị; phản ánh kịp thời, đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện kế hoạch có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lệnh của kế hoạch.
19. Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê và làm báo cáo theo định kỳ đột xuất về các lĩnh vực của đơn vị quản lý để phục vụ công tác tổng kết đánh giá hàng năm và công tác khác; soạn thảo các văn bản, báo cáo của Phân hiệu theo yêu cầu của Ban Giám đốc Phân hiệu và cấp trên.
20. Thường trực công tác tự vệ, trực tiếp tổ chức thực hiện công tác an ninh, quốc phòng; lập hồ sơ, sổ sách, kiểm tra, báo cáo, quản lý hộ khẩu; làm thủ tục tạm trú, tạm vắng, nhập chuyển hộ khẩu theo quy định.
21. Thường trực và phối hợp với các đơn vị trong Phân hiệu thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy trong toàn Phân hiệu; thường xuyên liên hệ với cơ quan phòng cháy chữa cháy địa phương để được chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác phòng cháy, chữa cháy.
22. Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn, bảo đảm an ninh trật tự trong toàn Phân hiệu. Xây dựng các phương án trực bảo vệ vào các dịp lễ, tết. Lập biên bản đối với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Phân hiệu có vi phạm nội quy, quy định về công tác an ninh trật tự, an toàn xã hội. Chịu trách nhiệm thường xuyên liên hệ với các cơ quan công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, an toàn xã hội trong khuôn viên Phân hiệu.
23. Thực hiện công tác hành chính, văn thư; quản lý con dấu của Phân hiệu và các dấu tên, chức danh của lãnh đạo Phân hiệu theo quy định; cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, tổ chức in ấn văn bản, tài liệu của Phân hiệu.
24. Nghiên cứu đề xuất, xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn về phát triển ứng dụng CNTT thuộc nhiệm vụ của Phân hiệu và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
25. Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT trong Phân hiệu theo phê duyệt của Giám đốc.
26. Thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý và đảm bảo an toàn thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Giám đốc và các nhu cầu quản lý, tác nghiệp, đào tạo, nghiên cứu, học tập trong phạm vi toàn Phân hiệu.
27. Xây dựng, tổ chức, triển khai các điều kiện kỹ thuật để đảm bảo khả năng liên thông giữa các quy trình công việc ở các đơn vị thuộc Phân hiệu, phục vụ cho việc tối ưu hoá các quy trình công việc có ứng dụng CNTT trong phạm vi toàn Phân hiệu.
28. Quản lý và vận hành cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, truyền dẫn, cổng thông tin điện tử thuộc hệ thống công nghệ thông tin trong toàn Phân hiệu.
29. Trực tiếp quản lý các tài sản của hệ thống máy chủ, hệ thống đường kết nối ra bên ngoài, hệ thống đường truyền nội bộ, các phần mềm, các dữ liệu trên hệ thống máy chủ, các thiết bị, phương tiện phụ trợ cho hệ thống này.
30. Phối hợp lập dự toán và tổ chức thực hiện các hạng mục sửa chữa nhỏ về CNTT, bảo trì bảo dưỡng duy trì hoạt động các thiết bị tin học (phần cứng, phần mềm, mạng internet,…) theo yêu cầu của các bộ phận nội bộ. Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, hiệu quả, tiết kiệm và an toàn trong phạm vi toàn Phân hiệu.
31. Hỗ trợ đăng tải bài giảng điện tử phục vụ cho giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, tuyển sinh, truyền thông; lập và gửi các dữ liệu, báo cáo của Nhà trường cho các cơ quan chức năng qua hệ thống Công nghệ thông tin.
32. Tổ chức triển khai các hợp đồng cung cấp dịch vụ đường truyền, dịch vụ kết nối... với các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo nhu cầu công tác trong phạm vi toàn Phân hiệu.
33. Tổ chức khám chữa bệnh ban đầu, cấp phát thuốc, sơ cấp cứu, xử lý các trường hợp tai nạn thương tích, giới thiệu và đưa bệnh nhân khám chữa bệnh lên tuyến trên theo quy định của Bộ Y tế; khám sức khoẻ đầu khóa học cho học sinh, sinh viên theo quy định; khám sức khỏe định kỳ. Đề xuất các biện pháp thực hiện, giám sát, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá kết quả công tác vệ sinh môi trường, phương tiện giảng dạy, học tập; vệ sinh an toàn thực phẩm, các công trình vệ sinh, nước sạch trong Phân hiệu.
34. Xây dựng phương án phòng dịch bệnh, phối hợp với các cơ quan y tế trực tiếp tổ chức thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, dập tắt dịch bệnh. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác y tế học đường; tuyên truyền, phổ biến và nâng cao nhận thức hiểu biết về y tế cộng đồng, phòng chống dịch bệnh, tệ nạn xã hội đến toàn thể viên chức, người lao động và sinh viên trong Phân hiệu.
35. Thường trực về công tác cải cách hành chính của Trường; tiếp nhận và triển khai thực hiện các chủ trương về cải cách hành chính của Nhà nước, của Bộ và của Trường; xây dựng kế hoạch và triển khai tổ chức thực hiện cải cách hành chính của Trường; chịu trách nhiệm về thể thức, tính pháp lý và trình ký của các văn bản do Giám đốc ban hành; lập các báo cáo tổng kết đánh giá định kỳ và đột xuất về công tác cải cách hành chính theo quy định.
36. Chịu trách nhiệm phát ngôn chính thức các vấn đề liên quan đến tổ chức và hoạt động của Phân hiệu với các cơ quan truyền thông khi được Giám đốc Phân hiệu ủy quyền.
37. Thu thập và cung cấp các minh chứng liên quan nhiệm vụ của phòng để phục vụ công tác kiểm định chất lượng giáo dục.
38. Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác do Giám đốc Phân hiệu giao.
3. Cơ cấu tổ chức
1. Phòng Tổ chức, hành chính có Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng do Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo đề nghị của Giám đốc Phân hiệu và quy định của pháp luật.
2. Trưởng phòng điều hành hoạt động của Phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Phân hiệu và trước pháp luật về mọi mặt hoạt động của Phòng; bố trí viên chức, LĐHĐ phù hợp với nhiệm vụ được giao và đề án vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
3. Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng theo dõi, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác theo sự phân công của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
4. Biên chế của Phòng Tổ chức, hành chính do Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp quyết định trong tổng số trong biên chế của Trường được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giao. Viên chức, LĐHĐ của Phòng thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn do Trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được giao. |
