Giới thiệu chung về thư tín thương mạiThư tín thương mại đóng vai trò quan trọng trong giao thương hiện nay. Đây là một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện và được sử dụng như là một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Trong thời kỳ toàn cầu hóa hiện nay, hầu hết các thư đều được viết bằng tiếng Anh với cấu trúc chặt chẽ. Show
Thư tín thương mại phản ánh sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết thư, thậm chí còn là đại diện hình ảnh của một công ty. Giao tiếp bằng thư tín thương mại một cách hiệu quả có thể thúc đẩy mối quan hệ song phương tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp. Trái lại, việc giao tiếp qua thư từ không hiệu quả có thể gây ra nhiều vấn đề, như dẫn đến hiểu nhầm, sai sót, chậm trễ trong việc kinh doanh, cũng như ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ giữa cá nhân và tập thể. Trong doanh nghiệp, việc sử dụng thư tín để giao tiếp với các đối tác bên ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Do vậy, người viết cần phải nắm được những thông tin căn bản về thư tín thương mại để có thể truyền tải thông tin hiệu quả. Các loại thư cơ bảnXét về các bước trong giao dịch, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau: Enquiry (thư hỏi hàng)
Offer (thư chào hàng) Order (thư đặt hàng) Complaint (thư khiếu nại) Reminder (thư nhắc nợ) Bên cạnh đó, còn nhiều loại thư khác phụ thuộc vào mục đích trao đổi thông tin của người viết. Bố cục của thư tín thương mại tiếng AnhDưới đây là ví dụ một lá thư thương mại hoàn chỉnh: Ví dụ một lá thư thương mại hoàn chỉnhCác nội dung của bức thư được trình bày với cấu trúc cụ thể như sau:
(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence) 1. Địa chỉ người gửiĐịa chỉ người gửi thường đặt ở phía góc phải của tờ giấy. Việc đặt địa chỉ người gửi ở góc trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng cách sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ người gửi thường được viết theo bố cục Blocked (các dòng không thụt lùi vào đầu dòng). 2. Ngày/ tháng/ nămNgày tháng thường được viết dưới địa chỉ người gửi, cách một dòng. Trong trường hợp thư có tiêu đề, ngày tháng thường được viết ở phía lề phải của trang giấy, tháng không được viết thành số Ví dụ khi viết 01/02/2020, trong tiếng Anh Anh hiểu là ngày 1 tháng 2 năm 2020 bởi họ quy định thứ tự viết là ngày-tháng-năm. Nhưng trong Anh Mĩ lại hiểu là ngày 2 tháng Một năm 2020 trong Anh- Mĩ vì họ quy định thứ tự là tháng-năm-ngày Đuôi của từ chỉ ngày (-th, -rd, -st) có thể được lược bỏ. Ví dụ 1st January có thể viết là 1 January, và viết hoán đổi thứ tự giữa tháng ngày đều chấp nhận được, ví dụ 1 February hay February 1. Lưu ý, lựa chọn thứ tự nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên suốt lá thư. 3. Địa chỉ người nhậnĐược viết dưới địa chỉ người gửi và được căn lề trái. Nếu người gửi biết tên của người nhận, người viết viết tên người nhận ở dòng đầu tiên của địa chỉ, ví dụ Mr.Nam Nguyen. Nếu không biết tên, chỉ biết vị trí chức vụ của người đó, người viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng Kinh doanh), The Marketing Director (Giám đốc Marketing),Thậm chí người viết còn có thể đề người nhận là cả một phòng ban trong một công ti,ví dụ như Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & Marketing Department (Phòng Kinh doanh & Marketing), Trong trường hợp người gửi không biết gì về công ty, không biết người/ phòng ban cần gửi một cách chính xác, người viết chỉ cần viết tên của công ty. Sau tên của người nhận/ phòng ban/ công ty, thứ tự của địa chỉ nên như sau:
4. Dòng lưu ýĐược viết sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường tính bảo mật của lá thư hơn. Ví dụ: For the attention of the Sales Manager 5. Lời chào
6. Nội dung của bức thưNội dung sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì (thư chào hàng, hỏi hàng, ) Ví dụ đối với thư đặt hàng:
Đối với bức thư đặt hàng này, người viết đã chỉ ra các thông tin cần thiết cho đơn đặt hàng của mình (tên sản phẩm, số lượng, chất lượng, giá cả, cách thức thanh toán, số lượng hàng giao)
7. Lời kết
8. Chữ kíChữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết và tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí công việc của người gửi thư Ngoài ra còn có các phần như: 9. Tiêu đề thưTiêu đề thư được viết trên cùng của một bức thư ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại Ví dụ: FOOTSTEP PRODUCTIONS LTD 8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom Telephone: 071-836-990 10. Đính kèmNếu bức thư có tài liệu đính kèm, ở phần cuối thường được viết Enc. hoặc Encl. Số liệu của tài liệu cũng có thể được liệt kê. Ví dụ: Encl. Order no.123 Hoặc Encl. Bill of lading (2 copies) 11. Per proTừ Per pro được viết tắt là P.P có nghĩa là đại diện, thay mặt cho ai đó, và được sử dụng khi trợ lí/nhân viên cấp dưới kí đại diện cho giám đốc/ người cấp trên của họ. Per pro xuất hiện trong phần chữ kí. Đặc điểm của thư tín thương mại tiếng Anh1. Độ dàiNgười viết cần cân nhắc lượng thông tin được truyền tải qua thư đủ cân đối, hợp lí để người nhận hiểu. Phong cách viết cũng như ngôn ngữ sử dụng sẽ ảnh hưởng tới độ dài của bức thư. 2. Thứ tựBức thư cần được sắp xếp theo đúng logic. Mỗi ý tưởng, thông tin phải có sự liên kết với nhau. Người viết không nên liên tục chuyển từ chủ đề này sang chủ để khác khi chưa làm rõ dứt điểm thông tin ở mỗi chủ đề. 3. Phong cách và ngôn ngữTính đơn giảnNgôn ngữ của một bức thư giao dịch trong thương mại quốc tế cần được giữ ở mức độ đơn giản, dễ hiểu cho người nhận tranh sử dụng ngôn ngữ mang tính học thuật quá cao. Dưới đây là hai phiên bản khác nhau dù cùng có mục đích giải thích lí do sự chậm trễ trong việc thanh toán khoản nợ nhưng lại khác nhau trong phong cách và ngôn ngữ viết. *Phiên bản thứ nhất: * Phiên bản thứ hai: Các từ ngữ dùng trong phiên bản thứ nhất đều trực tiếp (I am replying, I apologize), từ ngữ đơn giản, dễ hiểu (unfortunate death, delays in settling, ..). Cách trình bày nội dung đơn giản, trọng tâm. Đoạn 1 giải thích lí do viết thư, đoạn 2 giải thích rõ lí do không thanh toán nợ đúng hạn và đoạn 3 lời xin lỗi kèm thông tin về khoản nợ được thanh toán. Trong khi đó, phiên bản thứ nhất sẽ gây khó hiểu cho người nhận với các từ ngữ phức tạp (profuse apologises, demise, ), các cấu trúc mang tính gián tiếp, không trực tiếp diễn giải rõ ý (unaware of those accounts which were to be cleared, an intention on our part to delay payment.) Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương mại tiếng Anh. Tính lịch sựLịch sự là một yếu tố quan trọng cần được chú ý để tránh tạo cho người đọc ấn tượng không tốt hay cảm giác bị xúc phạm. *Phiên bản 1: *Phiên bản 2: Ở phiên bản thứ nhất, các câu rất ngắn gọn. Người viết còn sử dụng từ viết tắt (Ive, Well), câu chủ động mang tính đe dọa (Well sue you if) Ở phiên bản thứ hai, người viết sử dụng câu phức có đại từ quan hệ (I refer to our previous letter sent on 10 October in which you were asked to clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July), cấu trúc bị động, (for the account to be settled), các từ viết đúng thể, không viết tắt (there has, I shall, I am) Có thể thấy phiên bản thứ hai, người viết thể hiện sự cứng rắn nhưng vẫn đầy lịch sự, tôn trọng người đọc. Phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong giao tiếp thư tín thương mại. 4. Sự rõ ràngBất kì loại hình thư tín nào nói chung và thư tín thương mại tiếng Anh nói riêng đều cần đảm bảo tính rõ ràng về nội dung. Những lỗi gây ra sự khó hiểu cho bức thư thường do các nguyên nhân như sau: Viết tắtChỉ nên dùng viết tắt khi có sự thống nhất cả hai bên; hoặc đó là những từ viết tắt phổ biến và thông dụng (ví dụ các điều khoản CIF, FOB; các tổ chức toàn cầu như EU, các quốc gia trên thế giới như UK ,..) Con số
Giới từMỗi giới từ khi được sử dụng trong câu đều thể hiện ý nghĩa riêng. Do vậy, nếu người viết không chú ý, người nhận thư có thể sẽ hiểu nhầm nội dung được truyền tải. Ví dụ, trong ba câu dưới đây, có một sự khác biệt rất lớn:
Sự chính xác
Kết luận chung:Việc viết thư tín thương mại tiếng Anh tuy không quá phức tạp nhưng người viết cần phải tuân thủ một số quy tắc để thể hiện tính chuyên nghiệp của người viết nói riêng và cả công ti nói chung. Văn phong cũng như cách trình bày của thư tín thương mại tiếng Anh có đôi phần khác so với các loại bài viết khác. Vì vậy, người viết cần có sự chuẩn bị, tham khảo và luyện tập kĩ càng để viết ra những bức thư đạt hiệu quả cao nhất, truyền tải không chỉ đúng đầy đủ thông tin mà còn chuyên nghiệp và lịch sự Tài liệu tham khảo
Khánh Nguyễn Giảng viên tại ZIM |