Lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh hàng hóa dịch vụ. Trường hợp lưu trữ hóa đơn sai quy định có thể bị phạt nặng gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp, đơn vị. Show
1. Hóa đơn là gì?Hóa đơn được sử dụng rộng rãi khi các tổ chức cá nhân, thực hiện mua bán, trao đổi hàng hóa dịch vụ. Hóa đơn được dùng làm căn cứ kế toán và kê khai thuế theo quy định của pháp luật. Hiện nay việc quản lý hóa đơn được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020. Định nghĩa về hóa đơn: Hóa đơn theo Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. \>> Tham khảo: Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78. Các loại hóa đơn: Có rất nhiều loại hóa đơn khác nhau. Để có thể lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cần nắm rõ các loại hóa đơn. Căn cứ theo Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn được chia làm 5 loại chính gồm: (1) Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; (2) Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân:
(3) Hóa đơn điện tử bán tài sản công (4) Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia (5) Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem, vé, thẻ; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng. Các doanh nghiệp, đơn vị cần có kế hoạch bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ cụ thể, theo quy định của pháp luật. Việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn sai quy định có thể bị phạt và gây thiệt hại về tài chính cho đơn vị, doanh nghiệp. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử. 2. Lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CPHóa đơn được lập dưới dạng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy. Tuy nhiên, dù được lập dưới dạng nào thì hóa đơn cũng cần được lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 6, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau: Đơn vị, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.2.1. Đảm bảo các yếu tố về an toàn và thời hạn lưu trữHóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
2.2. Phương tiện lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CPĐối với các hình thức hóa đơn khác nhau cần lưu trữ theo các cách khác nhau phù hợp với từng loại. Hóa đơn điện tử:
Hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in: Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
3. Thời gian lưu trữ hóa đơn theo luật kế toánCăn cứ theo quy định tại Điều 41, Luật kế toán 2015 quy định về thời gian lưu hóa đơn chứng từ kế toán cụ thể như sau: Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
Ngoài ra, doanh nghiệp đơn vị có thể tham khảo tại Điều 12, 13, Điều 14, Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của luật kế toán ngày 30/12/2016 đã nêu chi tiết thời hạn lưu trữ các loại hóa đơn chứng từ. \>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử. 4. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice quản lý hóa đơn dễ dàng lưu trữ tối ưuTrên thực tế, lưu trữ hóa đơn giấy bộc lộ nhiều yếu điểm, không chỉ bắt buộc có kho lưu trữ, bảo quản hóa đơn tránh mối mọt, rách hỏng mà còn tốn thời gian, nhân lực cho việc sắp xếp và tìm kiếm hóa đơn khi cần. Quản lý hóa đơn giấy theo đó mà trở nên rườm rà, phức tạp và tốn kém chi phí. Quản lý hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice giúp doanh nghiệp, đơn vị quản lý hóa đơn dễ dàng, lưu trữ tối ưu khắc phục được mọi nhược điểm của việc lưu trữ hóa đơn giấy.
|