Đơn vị em có 1 NLĐ chấm dứt HĐLĐ tháng 01/2018, em đã thực hiện báo giảm lao động và chốt sổ BHXH xong cho NLĐ. Tuy nhiên, sau đó em phát hiện cơ quan BHXH đang ghi nhận sai mức đóng của NLĐ trong 1 khoảng thời gian. Đơn vị em cần làm hồ sơ như thế nào để cơ quan BHXH điều chỉnh đúng cho NLĐ? Trả lời: Với tình huống của đơn vị, EFY Việt Nam xin tư vấn chi tiết như sau: 1. Về đối tượng kê khai hồ sơ:Hiện nay, có nhiều trường hợp trong quá trình xử lý hồ sơ cán bộ BHXH ghi nhận dữ liệu không chính xác dẫn đến sổ BHXH sau khi được cấp nội dung trên sổ BHXH cũng không chính xác như: thiếu quá trình đóng/sai thông tin chức danh/sai mức lương/.... Đơn vị nơi có quá trình đóng BHXH sai phải làm hồ sơ điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH cho NLĐ. Trường hợp đơn vị cũ của NLĐ đã phá sản, giải thể, ngừng hoạt động thì tự NLĐ có thể nộp hồ sơ điều chỉnh cho chính mình để cơ quan BHXH xác nhận. \=> Ở tình huống này, đơn vị bạn chịu trách nhiệm làm hồ sơ điều chỉnh cho NLĐ. 2. Thủ tục, hồ sơ yêu cầu:Căn cứ tại khoản 2 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH hướng dẫn cấp lại sổ BHXH do điều chỉnh nội dung ghi trên sổ BHXH (bao gồm: sai mức đóng/ sai chức danh/ ghi nhận thiếu quá trình đóng/ ....) Trường hợp Đơn vị lập hồ sơ: - Sổ BHXH - Mẫu TK1-TS - Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ .... (nếu có) - Mẫu D02-TS (Đối với trường hợp đơn vị làm hồ sơ cấp lại sổ BHXH hoặc cán bộ BHXH yêu cầu) - Mẫu D01-TS (Đối với trường hợp đơn vị làm hồ sơ cấp lại sổ BHXH) Trường hợp NLĐ lập hồ sơ: - Sổ BHXH - Mẫu TK1-TS - Công văn do đơn vị xác nhận điều chỉnh sai chức danh/mức lương/ .... (nếu có) 3. Thời hạn giải quyết hồ sơ:Thơi gian giai quyết là 5 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ (Trích tại khoản 3 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về thời hạn giải quyết hồ sơ cấp lại sổ BHXH Thủ tục về bảo hiểm thất nghiệp thì chỉ có thời hạn 90 ngày. Ông Linh đã hỏi bộ phận nhân sự của công ty thì được trả lời, ông chưa thể nhận được; tuy nhiên sau đó khi ông hỏi thì lại được thông báo, do chốt sổ BHXH sai nên phải chốt lại. Ông Linh đề nghị cơ quan chức năng sớm giải đáp để ông không bị mất quyền lợi về trợ cấp thất nghiệp. BHXH tỉnh Tây Ninh trả lời vấn đề này như sau: Về trách nhiệm chốt sổ BHXH, theo Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây: - Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động; - Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả. Đồng thời theo Điều 21 Luật BHXH năm 2014, khi chấm dứt hợp đồng lao động doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH và trả sổ BHXH cho người lao động. Từ những căn cứ trên, trách nhiệm chốt sổ BHXH do người sử dụng lao động thực hiện khi chấm dứt hợp đồng lao động, đồng thời có sự phối hợp của cơ quan BHXH. Về thời gian chốt sổ BHXH, theo Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày: - Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động; - Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; - Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã; - Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm. Như vậy, theo quy định thì thời gian chốt sổ BHXH sẽ không quá 14 ngày và trong trường hợp đặc biệt theo Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động thì thời gian chốt sổ BHXH tối đa không quá 30 ngày. Trong trường công ty cũ cố tình không chốt sổ BHXH cho ông, ông có thể gửi đơn khiếu nại đến chính người sử dụng lao động. Nếu không được giải quyết hoặc không đồng ý với quyết định giải quyết thì có thể gửi khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở chính. Nếu khiếu nại lần hai không được giải quyết trong thời hạn trên hoặc người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần hai thì có quyền khởi kiện vụ án tại Tòa án theo thủ tục tố tụng hành chính (theo quy định nêu tại Điểm b Khoản 2 Điều 10 Nghị định số 24/2018/NĐ-CP ngày 27/2/2018 của Chính phủ quy định về giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động, giáo dục nghề nghiệp, hoạt động đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, việc làm, an toàn, vệ sinh lao động). Theo nội dung câu hỏi của ông, thông tin ông cung cấp không cụ thể (không có số sổ BHXH, số điện thoại….), nên cơ quan BHXH không thể hướng dẫn chi tiết. Ông có thể liên hệ cơ quan BHXH huyện, thị xã nơi công ty ông đóng BHXH cho ông để được hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời hoặc Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính BHXH tỉnh Tây Ninh. |
