Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệu đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Văn thư Lưu trữ. Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tại Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” và theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Show Tầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữChỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn với công tác văn thư lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Bởi sau khi được tiến hành chỉnh lý thì tài liệu lưu trữ trong nhiều năm của các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất. Từ mối quan hệ mật thiết giữa công tác chỉnh lý và các khâu nghiệp vụ khác như công tác thu thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, xây dựng các công cụ tra cứu…Nếu làm công tác chỉnh lý tốt ở cơ quan tổ chức sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ khác. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các phông lưu trư các cơ quan, tổ chức còn tồn động tích đóng nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn trong đó có một phần rất lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lượng tài liệu phải bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của, nhân lực, vừa không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản những tài liệu không có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hư hỏng không thể khôi phục được. Việc ứng dung các thành tựu khoa học trong công tác lưu trữ là một đòi hỏi, yêu cầu hết sức khẩn trương đối với việc đổi mới công tác lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy vi tính có được hay không phụ thuộc rất nhiều ở khâu công tác chỉnh lý để có cơ sở dữ liệu cập nhật vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên máy tính Tình hình triển khai công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ1. Những kết quả đạt đượcTrong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đã sản sinh ra một khối lượng hồ sơ tài liệu khá lớn. Theo khảo sát, nắm tình hình hoạt đông của các cơ quan, tổ chức có khoảng từ 200 đến 500 cặp tài liệu chưa kể đến các cơ quan chuyên môn của cấp tỉnh và cấp huyện. Theo quy định của Luật lưu trữ hiện hành số lượng tài liệu của các cơ quan, tổ chức này phải nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh phải đảm bảo thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ chỉnh lý. Do nhiều nguyên nhân, tài liệu của nhiều cơ quan, tổ chức còn ở tình trạng lộn xộn, tồn động nhiều năm chưa được phân loại, sắp xếp khoa học, gây khó khăn cho việc lựa chọn nộp vào lưu trữ và sử dụng tài liệu trong thực tế. Trong thời gian qua các cơ quan, tổ chức đã cố gắng tiến hành chỉnh lý tài liệu. Kết quả của công tác chỉnh lý đã sắp xếp được một số tài liệu tương đối gọn gàng, ngăn nắp, có trật tự, giúp cho việc nghiên cứu, sử dụng để giải quyết các yêu cầu kinh tế – xã hội của địa phương của ngành trên các lĩnh vực quản lý đất đai, khôi phục các công trình nhà – điện – nước – cầu đường… ở trên địa bàn tỉnh. 2. Những tồn tại và nguyên nhân, hạn chế
Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu
Nguồn : Võ Thị Diễm – Chi cục Văn thư lưu trữ (Từ ccvtlt.snv.binhdinh.gov.vn) Xem thêm : |