Ở cấp độ cơ bản nhất, một hệ thống thông tin (IS) là một tập hợp các thành phần hoạt động cùng nhau để quản lý việc xử lý và lưu trữ dữ liệu. Vai trò của nó là hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh. Show Hệ thống thông tin thường bao gồm sự kết hợp của phần mềm, phần cứng và mạng viễn thông. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình, có được khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại. Công nghệ này cho phép các công ty thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động bán hàng, xác định nhóm mục tiêu chính xác của chiến dịch tiếp thị và đo lường sự hài lòng của khách hàng.  Vai trò của hệ thống thông tinCó thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất. Vai trò của hệ thống thông tin được thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Về bên ngoài: Hệ thống thông tin có vai trò thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài, và đưa thông tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài. Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,… Về mặt nội bộ: Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trò như một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề ra. Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; tyhoong tin về bán hàng, doanh thu, tài chính… Xem thêm: Cách để đánh giá nhân sự giỏi trong doanh nghiệp Các loại thông tin quản lýThông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành. Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt. Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ. Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên. Làm trung gian giữa các doanh nghiệp với môi trường và xã hộiHệ thống thông tin hiện nay đóng vai trò trung gian giữa các thương hiệu, doanh nghiệp với môi trường và xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, có vai trò quyết định, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin thuận tiện bậc nhất. Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp được thể hiện trên cả hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Đối với mặt bên ngoàiHệ thống thông tin có vai trò quan trọng trong việc thu thập các dữ liệu và thông tin từ môi trường bên ngoài. Sau đó đưa thông tin từ trong doanh nghiệp cung cấp ra bên ngoài. Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm nhiều thông tin, bao gồm những khía cạnh sau đây: thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, hoặc đơn giản chỉ là các chính sách của chính phủ,… Đối với mặt nội bộHệ thống thông tin nội bộ của một doanh nghiệp bất kỳ đóng vai trò như một cầu nối, giúp liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp một cách hệ thống và có tổ chức với nhau. Nó còn có thể thu thập, cung cấp thông tin cho nhiều đơn vị cần thiết với nhiều mục đích khác nhau mà doanh nghiệp có thể đề ra. Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực là gì? Vai trò quản trị nhân lực trong doanh nghiệp Nếu còn thắc mắc vấn đề gì trong bài viết trên, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn. Chúc các bạn thành công. Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit Loading Preview Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠOðẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA ðÀO TẠO SAU ðẠI HỌCPhạm Duy Liêm - k17ñ3Chuyên ñ :TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘTDOANH NGHIỆPChuyên Ngành: Quản trị kinh doanhNgười Hướng Dẫn: TS. Hồ Tiến DũngTP. HCM - 20091MỤC LỤCMục lụcTrangI. Chương 1: Tổng quan hệ thống thông tin .......................................... 031. Khái niệm về thông tin ............................................................................. 032. Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.................................. 053. Yêu cầu ñối với thông tin ........................................................................ 084. Phân loại thông tin ................................................................................... 09II. Chương 2: Cơ sở lý thuyết hệ thống thông tin ................................. 111. Cơ sở tổ chức hệ thống thông tin quản trị ........................................... 111.1. Quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản trị .................................... 111.2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ................................................ 121.3. Cơ sở dữ liệu........................................................................................ 152.Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản trị ............................ 202.1. Phương pháp thu thập thông tin........................................................... 202.2. Phương pháp thu thập thông tin........................................................... 222.3. Phương pháp phân tích hệ thống thông tin .......................................... 253.THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ.................................. 303.1. ðiều kiện ñể thiết kế hệ thống thông tin quản trị .................................. 30III. Chương 3: TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI CÔNGTY CỔ PHẦN FPT ....................................................................................... 331. Tổng quan................................................................................................ 331.1. Lịch sử hình thành công ty cổ phần FPT.............................................. 332. Tổ chức hệ thống thông tin FPT .............................................................. 39IV. Kết Luận ................................................................................................ 50V. Tài liệu tham khảo ................................................................................ 512Chương 1TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN1.Khái niệm về thông tinThông tin là các tin tức mà con người trao ñổi với nhau, hay nói rộnghơn thông tin bao gồm những tri thức về các ñối tượng.Biểu tượng mang tin có thể là: âm thanh, chữ viết, băng từ, cử chỉ, …ñược gọi chung là dữ liệu. Quy trình thông tin như sau:Phản hồiÝtưởngMãhóaTruyền ñạtthông tinNgười gửiTiếpnhậnGiảimãNhậnthứcNgười nhậnNhiễu- Người gửi thông tin.Thông tin bắt ñầu bằng người gửi, người gửi có một suy nghĩ hay một ýtưởng mà sau ñó nó ñược mã hóa theo một cách mà cả người gửi lẫnngười nhận ñều có thể hiểu ñược.- Truyền ñạt thông tin.Thông tin ñược chuyển từ người gủi tới người nhận. Hình thức thôngtin có thể là lời nói, cử chỉ hay văn bản và nó có thể ñược chuyển qua mộtemail, máy tính, ñiện thoại, ñiện tín hay vô tuyến truyền hình.3+ Lời nói: là phương pháp thông dụng nhất ñể diễn ñạt thông tin. ðây làhình thức thông tin nhanh và có phản hồi nhưng dễ bị nhiễu vì quanhiều trung gian.+ Chữ viết: hình thức này rõ ràng, ít sai lệch và có thể kiểm soát ñượcnhững sai lầm khi truyền ñạt thông tin. Cả hai bên gửi và nhận ñều cóvăn bản ñể tham khảo. Nó có thể tồn tại lâu dài và có thể sử dụngcho những thông tin dài phức tạp. Những thông tin này thường mấtnhiều thì giờ so với lời nói, sự phản hồi của văn bản thường bị chậmtrễ hơn so với lời nói và có thể bị thất lạc.+ Những hình thức khác như cử chỉ, thái ñộ, nét mặt, cho ta biết ñượctình cảm của người truyền tin.+ Những hình thức thông tin bằng phương tiện ñiện tử như truyền hình,máy tính, ñiện thoại, fax, internet ñược dùng ñể truyền ñạt thông tinnhanh chóng hơn và người truyền tin không cần phải rời khỏi vị trícủa họ.- Người nhận thông tin.Người tiếp nhận thông tin và giải mã thành nhận thức. Nếu người nhậnkhông hiểu ñược thông tin thì sự liên lạc thông tin coi như chưa ñược hoàntất. Sự hiểu biết nằm ở trong tư duy của cả người gửi và người nhận .- Nhiễu và sự phản hồi trong thông tin.Thông tin bị ảnh hưởng bởi “nhiễu”. Thông tin nhiễu là những thông tinlà những thông tin lệch lạc có thể do ý ñồ của người gửi, do việc truyền ñạtthiếu chính xác hay sự hiểu lầm của người nhận.Sự phản hồi là yếu tố cơ bản ñể kiểm tra tính chính xác và hiệu quảcủa thông tin. Chúng ta chưa chắc chắn là một thông tin ñã ñược mã hóa,truyền ñi, giải mã và ñược hiểu một cách hữu hiệu nếu nó chưa ñượckhẳng ñịnh bằng sự phản hồi. Sự phản hồi cho ta biết sự thay ñổi về tổchức hay cá nhân có xảy ra như kết quả thông tin hay không.42. Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp2.1.Thông tin là phương tiện ñể thống nhất hoạt ñộng của một tổchứcThông tin là các phương tiện ñể thống nhất mọi hoạt ñộng có tổ chức.Thông tin cung cấp các ñầu vào cho các hệ thống xã hội nói chung vàdoanh nghiệp nói riêng. Bên cạnh ñó, thông tin cũng ñóng vai trò làm thayñổi phương thức tổ chức ñể ñạt ñược các mục tiêu và là phương tiện ñểmọi hoạt ñộng trong tổ chức có thể liên hệ ñược với nhau nhàm ñạt mụctiêu chung.2.2.Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là mắt xích của hệ thốngthông tin kinh tế - xã hội:Khi một tổ chức phát triển lớn mạnh, mạng lưới thông tin của tổ chứcñó trở nên phức tạp hơn, do dòng thông tin nhiều hơn dễ dẫn ñến hiệntượng nhiễu thông tin. Người nhận thông tin có thể ñáp lại bằng nhiều cách.-Thứ nhất: họ có thể không ñể ý ñến một số thông tin nào ñó.-Thứ hai: do bị tiếp nhận quá nhiều thông tin, người nhận thông thôngtin sẽ dễ bị mắc lỗi khi sử dụng nó do không chọn lọc hết ñượcnhững thông tin chính xác và cần thiết cho nhu cầu của mình.-Thứ ba: người nhận thông tin có thể bị chậm trễ trong việc xử lýthông tin một cách thường xuyên.-Thứ tư: ñôi khi người nhận thông tin có thói quen xử lý các thông tinñơn giản trước, trong khi các thông tin khó nhưng thiết yếu thì bị bỏqua.-Cuối cùng, người ta ñáp trả lại sự quá tải thông tin bằng cách lẩntránh khỏi nhiệm vụ thông tin.2.3.Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là ñối tượng lao ñộngcủa cán bộ quản lý và là cơ sở ñể ra quyết ñịnh.5Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý. ðểhành ñộng có kết quả, người quản lý cần ñến các thông tin cần thiết ñểthực hiện các chức năng và các hoạt ñộng quản lý.Thông tin quản lý có những ñặc ñiểm sau:-Thông tin tồn tại ngoài vật chất: tài liệu, sách báo, internet, …-Thông ti trong quản lý có số lượng lớn và có nhiều mối quan hệ.-Thông tin phản ánh trật tự và phẩm cấp quản lý.-Thông tin mang tính hội nhập thông qua các siêu lộ thông tin, các mạngthông tin lớn của các nước, tập ñoàn, cơ quan, …Việc hiểu ñược ngay thông tin và phản hồi lại nhanh trở nên cực kỳkhó khăn trong một số cơ sở lớn có hàng ngàn người hay hơn thế làm việc.Do vậy thông tin là cơ sở ñể các doanh nghiệp:-Xây dựng các mục tiêu doanh nghiệp-Lập kế hoạch ñể ñạt ñược các mục tiêu.-Tổ chức nguồn nhân lực một cách có hiệu quả nhất.-Lựa chọn, phát triển và ñánh giá các thành viên của tổ chức.-Lãnh ñạo, hướng dẫn, thúc ñẩy và tạo ra một môi trường mà trong ñómọi người muốn ñóng góp, kiểm tra việc thức hiện nhiệm vụ.-Hạch toán kế toán và thống kê khối lượng công việc ñã hoàn thành, nólà cơ sở ñể ñánh giá hiệu quả kinh doanh …Quá trình thông tin quản lý ñược biểu diễn qua sơ ñồ sau:6Quá trình quản lýLập kếhoạchTổ chứcBiên chếLãnhñạoKiểmtraTHÔNG TINMôi trường bên ngoài-2.4.Nhà cung cấpKhách hàngðối thủ cạnh tranhNhà nước, chính trị, luật phápKinh tế - xã hộiThông tin là dấu hiệu phản ánh cấp ñộ của hệ thống quản lý:Thông tin là các phương tiện ñể thống nhất một hoạt ñộng có tổchức, có thể coi như là các phương tiên cung cấp các ñầu vào của xã hộicho các hệ thống xã hội. Nó là phương tiện ñể người ta liên hệ với nhautrong một tổ chức ñể ñạt ñược mục ñích chung. Thực vậy, không thể cóhoạt ñộng theo nhóm mà không có thông tin bởi vì sẽ không thể thực hiệnñược sự ñiều phối mọi nguồn lực sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, khôngphải cấp nào cũng ñòi hỏi một lượng thông tin như nhau, cấp càng thấp thìmức ñộ thông tin quản lý càng ít hơn.7Các nhà lãnh ñạo, về tổ chức có trách nhiệm chính ñể ñặt ra quy ñịnhcho sự thông tin hiệu quả và mỗi người trong một tổ chức cũng chia sẻtrách nhiệm này. Cấp trên phải thông tin liên lạc với cấp dưới và ngược lại.Thông tin là một quá trình hai chiều trong ñó mỗi người vừa là người phátvừa là người thu thông tin.Yêu cầu ñối với thông tin3.ðể các nhà quản trị hoàn thành chức năng của họ trong hệ thống tổ chức,thông tin cung cấp cho họ phải ñáp ứng các yêu cầu sau:3.1.Tính chính xác:Thông tin cần ñược ño lượng chính xác và phair ñược chi tiết hóa ñến mứcñộ cần thiết, ñồng thời cần phản ánh trung thực tình hình khách quan củañối tượng quản lý và môi trường xung quanh ñể trở thành kim chỉ nam choquản lý.3.2.Tính kịp thời:Thời gian làm cho thông tin lỗi thời, vô ích. ðể thu thập ñầy ñủ và xử lý kịpthời thông tin cần phải sử dụng công nghệ thông tin vào công việc nhằmcung cấp ñầy ñủ lượng thông tin cần thiết và kịp thời.3.3.Tính hệ thống, tính tổng hợp, tính ñầy ñủ:ðặc ñiểm này biểu hiện ở chổ phải kết hợp các loại thông tin khác nhautheo trình tự hợp lý. Nó là cơ sở ñể chủ thể quản lý có thể xem xét ñốitượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, ña dạng của nó. Tránh tình trạngthiếu thông tin cần và quá thừa thông tin.3.4.Tính cô ñọng và logic:Thông tin phải có tính nhất quán, có luận cứ, tránh hiểu thông tin khácnhau.3.5.Tính kinh tếTổ chức hệ thống thông tin phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và tối ñahóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.83.6.Tính bảo mậtYêu cầu này ñòi hỏi thông tin phải ñược cung cấp ñúng người, phù hợpvới chức năng của họ. Một số thông tin trong doanh ngiệp cần ñược bảomật ñể bảo vệ tiềm năng kinh tế và tăng sức mạnh của doanh nghiệp.4. PHÂN LOẠI THÔNG TINTheo mối quan hệ ñối với một tổ chức4.1.Cách phân loại này người ta chia ra thông tin bên trong và thông tin bênngoải.-Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ bên ngoài của một tổchức hay là các thông tin từ cơ quan cấp trên ñưa ñến.-Thông tin bên trong: là thông tin xuất hiện bên trong cảu tổ chức,nó tạo khả năng xác ñịnh tình hình nội bộ của tổ chức, tình hìnhthực hiện nhiệm vụ ñề ra.4.2.Theo chức năng thể hiệnTheo chức năng thể hiện thông tin ñược chia ra thông tin chỉ ñạo vàthông tin thực hiện.4.3.Theo cách truyền tinTheo các phân loại này ñược chia thành hai loại: thông tin có hệ thốngvà thông tin không có hệ thống.4.4.Theo phương thức thu nhận và quản lýBao gồm thông tin khoa học kỹ thuật và thông tin thu nhận trực tiếp trongquá trình sản xuất kinh doanh.4.5.Theo hướng chuyển ñộng: Thông tin chiều ngang; Thông tin chiềudọc; thông tin lên; Thông tin xuống.4.6.Theo kênh thu nhận:Thông tin ñược chia ra thông tin chính thức và thông tin khong chính thức:-Thông tin chính thức: là thông tin thu nhận theo ngành dọc do tổchức quy ñịnh.9-Thông tin không chính thức là các thông tin không ñược nhận quakênh chính thức mà phải qua ñợt kiểm tra.4.7.Theo số lần gia công: Thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp4.8.Theo ý ñịnh của ñối thủ: Thông tin giả; Thông tin thật và Thông tinphóng ñại.4.9.Theo lĩnh vực quản lý:Thông tin ñược chia ra làm nhiều lĩnh vực sau:-Thông tin về chiến lược kinh doanh.-Thông tin về tình hình sản xuất.-Thông tin về chất lượng và công nghệ.-Thông tin về nhân sự và tiền lương.-Thông tin về Marketing và tình hình tiêu thụ sản phẩm.-Thông tin về giá thành và chi phí sản xuất.-Thông tin về tình hình tài chính.10Chương 2CƠ SỞ LÝ THUYẾT HỆ THỐNG THÔNG TINI.CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ1. Quy trình xây dựng thông tin quản trị:Qui trình thông tin quản trị là cơ sở ñể tổ chức hệ thống thông tin. Quitrình này qua 6 bước như sau:Thông tin vàoThu thậpChọn lọcXử lýPhân loạiBảo quảnTruyền ñạt thông tinThông tin ra(1) Khâu thu th p thông tinThông tin phải thu thập ñầy ñủ về số lượng và chất lượng. Ở môi trườngbên trong và bên ngoài doanh nghiệp có rất nhiều thông tin liên quanñến việc ra quyết ñịnh, vì vậy yêu cầu giới hạn việc thu thập thông tinñúng theo nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp.(2) Khâu ch n l cKhâu này có tác dụng làm cho thông tin thu thập ñược có ñộ tin cậycao. Qua việc chọn lọc, chúng ta sẽ loại trừ những thông tin nhiễu vàlọc những thông tin cần thiết ñể giúp nhà quản trị ra những quyết ñịnhnhanh chóng và chính xác.11(3) Khâu x lý:Khâu này thực hiện các công việc: mã hóa thông tin ñể tiện sử dụngvà lưu trữ, phân loại tài liệu theo những danh mục ñã ñịnh, phân tíchvà tổng hợp các tài liệu nhằm ñánh giá hiện trạng của vấn ñề cần giảiquyết. Khâu này tạo ñiều kiện cho nhiều người có thể sử dụng thôngtin, qua ñó, số lượng thông tin sẽ giảm và chất lượng thông tin quảntrị sẽ tăng lên.(4) Phân lo i thông tin:Nhiệm vụ của khâu này là hệ thống hóa và phân loại thông tin theonhiều tiêu thức như: chủ ñề, nội dung, thời gian thu thập, nguồn gốc,phương thức truyền tin, cấp quản lý, … ðây là khâu quan trọng nhằmgiúp cho việc truy cập và xử lý thông tin dễ dàng.(5) Khâu b o qu nThông tin ñược thu gọn và lưu trữ ở nhiều thiết bị, nhiều file khácnhau. Cần chú ý phải cập nhật thông tin và hướng dẫn cho người cónhu cầu dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết.(6) Khâu truy n ñ t thông tin:Khâu này cần ñáp ứng những yêu cầu: ñúng loại thông tin, mức ñộtin cậy cao, ñúng thời hạn. Do vậy cần cho sự nghiên cứu nhu cầutiếp nhận và xử lý thông tin của từng quản trị gia theo từng chu kỳthông tin khác nhau.Tóm lại, ñể thiết kế tốt hệ thống thông tin quản trị, chúng ta cần phảithực hiện ñúng các yêu cầu của qui trình thông tin từ khâu thu nhập xử lýñến khâu truyền ñạt thông tin.2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp:2.1 Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý:Tổ chức bộ máy quản lý phải ñảm bảo các yêu cầu sau:-Một là: Phải thực hiện ñầy ñủ, toàn diện các chức năng quản lý.12-Hai là: Phải ñảm bảo thực hiện ñầy ñủ nguyên tắc thủ trưởngnâng cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân trong quản lý.-Ba là: Phải phù hợp với qui mô sản xuất, thích ứng với nhnữngñặc ñiểm của doanh nghiệp.-Bốn là: Phải ñảm bảo bộ máy quản lý tinh giảm nhưng có hiệuquả.2.2 Mô hình cơ cấu quản lý doanh nghiệp theo cơ cấu trực tuyến chức năngSơ ñồ cấu trúc Trực tuyến – Chức năngNgười lãnh ñạo tổ chứcNgười lãnh ñạochức năng ANgười lãnh ñạochức năng ANgười lãnh ñạotuyến 1ABNgười lãnh ñạotuyến 2CDðây là kiểu cấu trúc hỗn hợp cả hai loại cấu trúc trực tuyến và cấutrúc chức năng. Lấy cơ cấu chức năng quản lý trực tuyến làm nền tảng,những người lãnh ñạo trực tuyến ở ñây ñược sự giúp sức của những ngườilãnh ñạo các cơ quan chức năng, các nhóm chuyên gia của các bộ phậnquản lý riêng biệt.13Trong kiểu cấu trúc trực tuyến - chức năng này người lãnh ñạo củatừng bộ phận chức năng giữ quyền quyết ñịnh trong phạm vi tổ chức củamình. Người lãnh ñạo chức năng không ra lệnh trực tiếp cho người thừahành, chỉ nghiên cứu từng tình huống rồi ñề xuất ý kiến làm tham mưu choquản trị viên cấp cao nhất.SƠ ðỒ CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ KIỂU TRỰC TUYẾN CỦADOANH NGHIỆP NHỎ (DẠNG 1)GIÁM ðỐC(CHỦ DOANH NGHIỆP)CÔNGNHÂNCÔNGNHÂNCÔNGNHÂNKiểu trực tuyến – chức năng. Kiểu cơ cấu này phù hợp với những doanhnghiệp có quy mô vừa như: các doanh nghiệp chế biesn thủy hải sản; cácdoanh nghiệp chế biến lương thức, rau quả; các công ty du lịch, các doanhnghiệp sản xuất ñường.SƠ ðỒ CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ KIỂU TRỰC TUYẾNCỦA DOANH NGHIỆP NHỎ (DẠNG 2)Giam ñốc(chủ doanh nghiệp)PGðQuản ñốc phân xưởngCÔNGNHÂNCÔNGNHÂNCÔNGNHÂN14SƠ ðỒ CẤU TRÚC BỘ MÁY QUẢN LÝ KIỂU TRỰC TUYẾN – CHỨCNĂNG CỦA DOANH NGHIỆP VỪAGiam ñốcPGðPGðPhòngPhòngPhòngPhòngQuản ñốc phân xưởngCÔNGNHÂNCÔNGNHÂNCÔNGNHÂN3. CƠ SỞ DỮ LIỆU3.1. Tầm quan trọng của CSDL trong việc thiết hệ thống thông tin.Dữ liệu ñược lưu trữ trên những thiết bị như băng từ, ñĩa hát, chữ viết,sách báo, ñĩa vi tính, biểu ñồ, số liệu thống kê.Dữ liệu ñược xét theo 2 mặt:-Dung lượng thông tin trong dữ liệu ñó. Một dữ liệu ñược coi là códung lượng thông tin lớn nếu nó phản ánh nhiều mặt, nhiều ñặctrưng của ñối tượng nghiên cứu.-Chất lượng thông tin chứa trong dữ liệu ñó. Một dữ liệu có chấtlượng cao nếu nó phản ánh những mặt bản chất, những ñặc trưng15chủ yếu của quy luật hoạt ñộng và phát triển của ñối tượng nghiêncứu.Hai mặt trên không tách rời nhau và nó là cơ sở ñể thiết kế, tổ chức hệthống thông tin quản trị trong doanh nghiệp.ðiều kiện ñể dung lượng thông tin của một thông báo chuyểnthanhfdung lượng thông tin của người nhận là:-Các vật mang tin phải ñược người nhận tiếp thu ñược, hiểuñược.-Thông tin có phải mới ñối với người tiếp nhận.3.2. ðặc trưng của CSDL-Là nơi lưu trữ tổng hợp những dữ liệu dùng chung ñể phục vụ chonhu cầu nhiều người sử dụng hay là nhiều ñề án thiết kế.-ðược cấu trúc chặt chẽ và có ý nghĩa trong một tổ chức.-Dữ liệu không tồn tại nhiều nơi trong CSDL, mức ñộ trùng lắp vềdữ liệu phải là tối thiểu.Cơ sở dữ liệu hiện ñại có những ñặc trưng sau:-Công dụng lương lưu trữ lớn.-Có khả năng diễn ñạt một phần dữ liệu theo nhu cầu của ngườisử dụng.-Các chuyên gia có thể viết các chương trình ứng dụng trên cơ sởdữ liệu. người ứng dụng có thể sử dụng dễ dàng các chương trìnhnày.-Dữ liệu ñược hệ thống hóa một cách logic và tiện lợi cho người sửdụng. Dữ liệu và cách truy xuất cũng có thể ñược dấu nhằm thựchiện tính bảo mật của dữ liệu.-Tính thống nhất của CSDL rất cao-Cho phép mức ñộ truy xuất dữ liệu theo từng ñối tượng-Có nhiều công cụ ñể thực hiện việc kiểm soát và giám sát CSDL.163.3. Ưu ñiểm và hạn chế khi sử dụng CSDLƯu ñiểm:- Tạo ñiều kiện thuận lợi cho việc thiết kế hệ thống thông tin hiệuquả trong một tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng- Không có sự dư thừa dữ liệu hoặc giảm sự dư thừa dữ liệuxuống mức tối thiểu.- ðảm bảo tính ñộc lập của dữ liệu với các chương trình thôngtin.- Có thể duy trì tính thống nhất của dữ liệu- Có thể phát triển các chương trình ứng dụng khi dùng chungdữ liệu.- Tiện lợi cho nhà quản trị, tăng cường tính hiệu quả trong thuthập và xử lý thông tin.Hạn chế:- Chi phí cho CSDL tương ñối cao.- Thiết kế CSDL tốn nhiều thời gian và công sức.- ðòi hỏi người thiế kế và sử dụng CSDL phải có trình ñộ vàhiểu ý lẫn nhau.- Thông tin không linh hoạt mà phải theo một ñịnh dạng chuẩn.- Thông tin của người sử dụng ít bị ảnh hưởng lớn do sự thayñổi cảu thời gian.3.4. CSDL trong việc tổ chức HTTT quản trị.Tổ chức HTTT quản trị không thể tách khỏi nền tảng của CSDL.Hoạt ñộngQuản trị chiến lượcDữ liệu cung cấpMục tiêu chung của doanh nghiệpMục tiêu chiếm lĩnh thị phầnMục tiêu cải tiến sản phẩm cũMục tiêu thay thế sản phẩm mớiMục tiêu về lao ñộng và năng suất lao ñộngMục tiêu doanh lợiTình hình các mặt hoạt ñộng của ñối thủ17cạnh tranhYếu tố về kinh tếYếu tố chính trị, văn hóa xã hộiYếu tố về kỹ thuật công nghệThông tin về nhà cung ứngThông tin về người muaThông tin về ñối thủ tiềm ẩnTổng số ñiểm ñánh giá các yếu tố bênngoài.Tổng số ñiểm ñánh giá các yếu tố bên trong.Tổng số ñiểm của ma trận hình ảnh cạnhtranh.Quản trị sản xuấtDự báo nhu cầu thị trườngTình hình máy móc thiết bị, cơ sở vật chất,nhà xưởngTình hình lao ñộng và năng suất lao ñộngTình hình trả lương, thưởngTồn kho và các mô hình tồn khoLịch trình sản xuất.Bố trí mặt bằngChi phí sản xuấtPhân công công việcQuản trị nhân sựCơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệpCấp quản lýChức năng nhiệm vụ của ban giám ñốcChức năng nhiệm vụ của các phòng ban.Mối quan hệ giữa các phòng ban.Kế hoạch nhân sự, nhu cầu nhân sựBảng phân tích công việcNguồn tuyển dụngHình thức trả lương, thưởngQuản trị marketingChủng loại sản phẩmThị phần của doanh nghiệpThị phần của ñối thủ cạnh tranhHướng ña dạng hóa sản phẩmTình hình chất lượng sản phẩmGiá cảCác ñại lý, cửa hàng phân phốiTình hình khuyến mãiChi phí cho hoạt ñộng marketingTình hình vốnCơ cấu nguồn vốnKhấu haoDoanh thuQuản trị tài chính18Giá thành sản phẩmLợi nhuậnTỉ suất lợi nhuậnVòng quay vốnNhư vậy, thiết kế hệ thống thông tin nhanh và chính xác là rất cần thiết chomột tổ chức ñược khích lệ từ bên trong lẫn bên ngoài. Tuy nhiên, yêu cầunày sẽ không thực hiện ñược nếu ta không có một CSDL vững chắc vàñược sắp xếp một cách khoa học bằng những phương tiện kỹ thuật hiệnñại như máy vi tính có tốc ñộ truy cập cao hiện nay.19II.PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ.Xây dựng một hệ thống thông tin quản trị là vấn ñề khó khăn vì phải kết hợpnhiều nhân tố khác nhau trong nội bộ bên trong cũng như bên ngoài củamột tổ chức.Tùy theo mục ñích và phương tiện có sẵn, các chuyên gia có thể xây dựnghệ thống theo nhiều cách.Tất cả các phương pháp ñều không khác nhau hoàn toàn và không loại trừlẫn nhau. Mỗi phương pháp ñều ñáp ứng một nhu cầu nhất ñịnh và trongthực tế có nhiều phương pháp ñược phối hợp với nhau.1.Phương pháp thu thập thông tin.1.1. Thu thập thông tin qua ñiều tra thực tế:Theo phương pháp này, các chuyên gia hệ thống ñược phân công ñiềutra, thu thập những thông tin sơ cấp của hệ thống. Ưu ñiểm củaphương pháp này là nhà quản trị sẽ khắc phục kịp thời những ñiểmyếu của hệ thống. Nhưng việc thu thập thông tin theo phương phápnày có thể dẫn ñến thông tin thiếu ñồng bộ giữa các bộ giữa các bộphận quản lý, cách sử lý thông tin ñòi hỏi nhiều công sức mà hiệu quảlại giảm sút...1.2. Thu thập thông tin qua hệ thống kế toán.Phương pháp thu thập thông tin này căn cứ vào sự hoàn thiện của hệthông kế toán. Thu thập thông tin qua hệ thống kế toán sẽ giảm côngsức và chi phí, nhưng phương pháp này làm cô ñọng các tình huốngphát sinh trong thực tế không tính ñến việc sáng tạo trong phân tíchthông tin.1.3. Thu thập thông tin qua các phương tiện truyền thông.Phương pháp này bao gồm việc thu thập tất cả các thông tin qua cácphương tiện truyền thông nhưng chưa xác ñịnh ñược ñâu là thông tinthực sự cần tới. Phương pháp này, việc sự lý thông tin nặng nề và tốn20kém do bắt buộc phải sự lý một lượng dữ liệu quá lớn. Mặt khác cónhiều trường hợp, nhà quản trị không chọn lọc ñược những thông tincó ích từ những dữ liệu trên.1.4. Thu thập thông tin qua ngân hàng dữ liệu.Theo phương pháp này, dữ liệu sẽ ñược tập hợp lại với một khốilượng lớn ñể sự dụng chung cho mọi hệ thống trong doanh nghiệpnhư: hệ thống kiểm soát thao tác, hệ thống kiểm tra chất lượng, hệthống phân công công việc. Phương pháp này ñòi hỏi tính tiêu chuẩnhóa cao và phải giải quyết nhiều vấn ñề lý thuyết lẫn kĩ thuật.1.5. Thu thập thông tin qua cơ giới.Tiền ñề xuất phát của phương pháp này là toàn bộ công việc ñược cơgiới hóa xử lý thông tin bao giờ cũng dẫn tới việc cải thiện he6y5thống. Phu7o7ung pháp này không những giúp cho việc thu thập thôngtin nhanh chóng mà còn giúp cho việc thu thập thông tin một cáchthuận lợi. Tuy nhiên chi phí cho công tác này khá cao và việc thu thậpthông tin sơ cấp ñôi khi thiếu chính xác.1.6. Thu thập thông tin qua các bộ phận trong cơ cấu quản lý.Phương pháp này thừa nhận rằng hệ thống thông tin có khả năng minhhọa cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.2.Phương pháp tiếp cận thông tin.2.1. Phương pháp tiếp cận thông tin từ dưới lên.Phương pháp tiếp cận thông tin từ dưới lên ñược ñi từ ñáy hình thápcấp bậc, tức là bắt ñầu ở mức ñộ tác nghiệp và thực hiện qua từngmức và kết thúc khi ñạt ở mức ñộ cao của cấp bậc.Phương pháp này có sự liên kết giữa một số ñề án và hệ thống thôngtin chuyên dụng.Phương pháp này ứng dụng tốt cho việc thiết kế các hệ thống thông tinñộc lập, ñáp ứng nhu cầu tương ñối của doanh nghiệp không ñợi tớikhi soạn thảo ra các phương hướng của kế hoạch tổng thể.21Tuy nhiên, phương pháp này có hạn chế là gây khó khăn cho kế hoạchsử dụng tin học trong quản lý, nó tạo ra một loạt các xử lý riêng biệt vàkhông cho phép tận dụng thế mạnh máy tính.Khi doanh nghiệp hợp nhất hệ thống thông tin, thì nảy sinh các mâuthuận và ñòi hỏi phải có kế hoạch từ trên xuống. Sử dụng phươngpháp này nhà quản trị cần có biện pháp ñể tránh chồng chéo khi hợpnhất hệ thống thông tin.Cách tiếp cận này cũng không ñảm bảo việc bao quát tòan bộ thông tintrong một lĩnh vực. Một khía cạnh khác, dù khả năng tổng hợp các ñơnthể thông tin có tốt như thế nào ñi nữa, thì phương pháp này cũngkhông thể có ñược những thông tin liên chức năng, chỗ dựa cho cácquyết ñịnh chiến thuật và chiến lược.2.2. Phương pháp tiếp cận thông tin từ trên xuống.Hướng ñi của thông tin theo hướng này ngược với hướng ñi của thôngtin theo cách tiếp cận trên. Nó xuất phát từ mục tiêu tổng quát của tổchức và ñi xuống từ ñỉnh của hình tháp cấp bậc cho tới ñáy.Phương pháp này xem doanh nghiệp như một tổng thể, nó ñược chiathành các bộ phận có gắn bó mật thiết với nhau. Tiếp theo hệ thốngthông tin cũng ñược tổ chức theo cách này, từ ñó việc thực hiện côngviệc trong hệ thống ñược hoàn chỉnh và ăn khớp với nhau.ðể làm việc này cần phải vạch ra kế hoạch từ cấp cao nhất với sự giúpñỡ của các nhà quản trị.Ưu ñiểm của phương pháp này là những người có trách nhiệm phântích nhu cầu thông tin theo một quan ñiểm khá bao quát và toàn diện,có tính tới việc ñặt tổ chức vào trong môi trường, tính tới các nguồn tàinguyên có sẵn, tính tới chiến lược của tổ chức và quá trình ra quyếtñịnh nội bộ. Tất nhiên là doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trườnghợp lý về mặt lý thuyết nhưng chưa chắc ñã ñưa ñược vào trong thựctế.222.3. Phương pháp tiếp cận thông tin tổng hợp.Những phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin thực tế ñã trình bày ởtrên rất có ích cho việc tạo ra các hệ thông tin với mục tiêu ñặc thù,nhưng lại không dùng ñược ñể xây dựng một hệ thống thông tin tổngquát ñóng vai trò hợp nhất mối liên hệ giữa các bộ phận trong doanhnghiệp. Ngoài ra ưu ñiểm của hai trường phái nói trên thật là khó sosánh ñược nhất là trong lĩnh vực tương ñối mới, còn nhiều trnh luậncủa các chuyên gia. Vấn ñề ñòi hỏi là phải nghiên cứu một phươngpháp tổng hợp hơn, thích hợp hơn và hiệu quả hơn. Trong thực tếngày nay, có ba phương pháp cần ñược quan tâm là: phương pháptiếp cận thông tin theo quan ñiểm lý thuyết hệ thống, phương phápphân tích ñơn thể và phương pháp tiếp cận hệ thống thống thông tinquản trị dần từng ñôi một.2.4. Phương pháp tiếp cận thông tin theo quan ñiểm lý thuyết hệ thống.Quan ñiểm hệ thống ñảm bảo tính nhất quán, hộ tương và hiện thựctrong một tổ chức. Mục ñích là tạo ra một mô hình về hệ thống thôngtin cho tổ chức, mô hình ñược xây dựng từ các hệ thống và hệ con cóliên hệ lẫn nhau.Cách tiếp cận này cho phép xây dựng một hệ thống thông tin quản trịtheo quan ñiểm tổ chức là một tổng thể và ñược phân chia ñược thànhcác hệ con ñể dễ dàng tiến hành từng bước quy trình tổ chức hệ thốngthông tin quản trị.Phương pháp này chủ yếu bao gồm việc lựa chọn các ñường lối khácnhau, xây dựng những quyết dịnh có ích cho hoạt ñộng quản trị của tổchức.Quan niệm tổng thể cần thiết ñể hệ thống thong tin quản trị ñáp ứngcho nhu cầu thong tin của mọi cấp bậc và phục vụ cho các kiểu quyếtñịnh khác nhau. Việc chia doanh nghiệp thành các phân xưởng và23phòng ban chức năng (kĩ thuật – sản xuất – kế hoạch, kế hoạch – kinhdoanh, tài chính, marketing…) ñược tiến hành rộng rãi.Mỗi phòng ban ñược giao nhiệm vụ quản lý các dữ liệu riêng có và cónhu cầu thong tin liên quan chặt chẽ tới hoạt ñộng của mình.Theo phương pháp này, các hệ thống thong tin ñược thiết lập có cấutrúc giống như chức năng của các bộ phận nhưng ở mức ñộ chungtoàn doanh nghiệp, những người lãnh ñạo ra quyết ñịnh ảnh hưởngñồng thời ñến nhiều lĩnh vực chức năng.Hệ thống thong tin như vậy phải ñược thu thập và xử lý các dữ liệu cónguồn gốc khác nhau.Do vậy cần phải có cái nhìn tổng thể trong việc phối hợp và ñiều hòalượng thong tin ñược thu thập và truyền ñi tới nhiều hệ thống.Phương pháp tiếp cận hệ thống thong tin qua phân tích ñơn thể.Phương pháp tiếp cận hệ thống thông cho phép doanh nghiệp chínhxác hóa các mục tiêu và chính sách kinh doanh chính của mình. Nó cóquan hệ tới phần lớn các bộ phận và cá vấn ñề cần nghiên cứu, nóthích hợp với một quan niệm tổng quát. Ta có thể phát triển cách tiếpcận trên thông qua áp dụng các phương pháp phân tích ñơn thể. Cácphương pháp này phân rã tổ chức thành các ñơn thể, các ñơn thể ñólại có thể ñược xem như các thực thể.Theo lý thuyết này, ñơn thể nò còn có khả năng chia nhỏ, sẽ ñược tiếptục phân tích chi tiết hơn. Nên hiểu rằng thiết kế hệ thống thông tin làmột phương pháp cự kỳ phức tạp, rất lâu dài và rất tốn kém, bao hàmcả những rủi ro về mặt kĩ thuật.Phương pháp vừa ñược nêu lên tạo ñiều kiện nâng cao cơ hội thànhcông qua việc thiết lập một cấu trúc tổng quát làm dễ dàng cho cáchoạt ñộng trong hệ thống và các hoạt ñộng này phải bám sát với thựctế qua việc nghiên cứu các ñơn thể ở mức ñộ chi tiết.Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin quản trị dần từng bước một24Có ý kiến cho rằng hệ thống thong tin có thể ñược xây dựng trọn vẹncùng một lúc cho từng bộ phận của tổ chức và ñược áp dụng cho toànthể tổ chức. trong thực tế có nhiều khó khăn gặp phải khi thực hiện ýkiến này.Toàn bộ việc nghiên cứu phân tích và thiết kế thông tin cho một doanhnghiệp có quy mô vừa thì cũng phải mất vài ba năm. Trong thời gianñó, tổ chức ñã phát triển hoặc suy thoái và hệ thống thông tin rất có thểbị lỗi thời trước khi ñưa vào sử dụng. vì vậy, tốt hơn cả là nên thiết kếtrước hết một cấu trúc hệ thống tương ñối nhẹ bao gồm một vài ñơnthể. Dần dần cấu trúc này phát triển lên và ñược làm giàu them bởinhững ñơn thể mới, những trung tâm xử lý, những liên hệ mới giữacác ñơn thể.Ở từng giai ñoạn thực hiện, doanh nghiệp dễ dàng uốn nắn lại phươnghướng, mô hình hóa lại hệ thống, xác ñịnh các lien hệ mới. hệ thốngthong tin trở nên hoàn chỉnh khi không còn yêu cầu phải sửa ñổi so vớicác nguyên lý ñã chọn.3.Phương pháp phân tích hệ thống thông tin3.1. Phân tích hệ thống thông tin theo môi trường tác ñộng ñến hoạt ñộngcủa một tổ chức.Theo cách này thong tin ñược phân tích thành 2 hệ thống. việc phântích thành hai hệ thống có mục ñích ñịnh rõ vị trí của tổ chức ñangñược nghiên cứu trong môi trường vận hành của nó. Việc phân tíchcòn chú ý vào tầm quan trọng mối quan hệ của tổ chức ñối với bênngoàiMôi trường bên ngoàiðó là tập hợp các yếu tố nằm ngoài doanh nghiệp và có tác ñộng ảnhhưởng tới doanh nghiệp. Người ta chia môi trường bên ngoài doanhnghiệp thành 2 loại:25 |
