Thành lập và xây dựng hệ thống thư viện trong các trường học, tổ chức kinh doanh đòi hỏi người quản lý cần tìm hiểu kỹ và nắm được các văn bản, luật văn thư lưu trữ mới nhất hiện nay. Điều này giúp các tổ chức tuân thủ đúng luật lưu trữ của Đảng, Nhà nước cũng như cập nhật nhanh chóng các sửa đổi để thư viện được hoạt động tốt nhất trong hiện tại và tương lai. Dưới đây là danh sách tổng hợp đầy đủ luật văn thư lưu trữ mà bất cứ đơn vị nào cũng cần phải nắm. Show
1. Luật văn thư lưu trữ là gì?Luật văn thư lưu trữ là văn bản luật được ban hành quy định cụ thể các hoạt động, quyền và nghĩa vụ về tổ chức lưu trữ văn thư, văn bản, tài liệu, sách báo, … của các đơn vị, cơ quan, tổ chức, trường học, … có liên quan đến hoạt động lưu trữ này. Các văn bản luật văn thư lưu trữ được Quốc hội Nước CHXHCN Việt Nam ban hành. Bắt buộc các tổ chức có liên quan cần thực hiện đúng luật định như đã đề ra. 2. Tổng hợp văn bản luật văn thư lưu trữ mới nhất hiện nayDưới đây là toàn bộ các văn bản luật, Nghị định, Thông tư có liên quan đến các hoạt động lưu trữ mà các đơn vị Giáo dục, Doanh nghiệp cần nắm: 2.1 Luật văn thư lưu trữ số 01/2011/QH13Văn bản luật được ban hành bởi Quốc hội khóa XIII, được thông qua tại kỳ hợp số 2 và có hiệu lực thi hành tư 01/07/2012. Luật quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có các hoạt động lưu trữ, đào tạo nghiệp vụ lưu trữ, dịch lưu trữ, … Văn bản luật bao gồm 3 phần, 7 chương và 42 điều khoản do Chủ Tịch Quốc Hội Nguyễn Sinh Hùng ký duyệt. \>>> Xem văn bản luật tại đây 2.2 Nghị định 30/2020/NĐ-CPNghị định được ban hành ngày 05/3/2020 về công tác văn thư lưu trữ với điểm nổi bật được quy định khi ký văn bản hành chính bằng giấy phải ký bằng mực xanh, không dùng các loại mực có tính chất dễ phai màu. Với các văn bản điện tử sẽ sử dụng chữ ký số. Nghị định bao gồm 7 chương, 38 điều khoản do Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc phê duyệt. \>>> Xem chi tiết nghị định tại đây 2.3 Các Nghị định hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ
2.4 Các thông tư quy định luật văn thư lưu trữ
Trên đây là danh sách tổng hợp đầy đủ các luật văn thư lưu trữ quan trọng cũng như những Nghị định về công tác văn thư có liên quan mà bất kỳ cơ quan, tổ chức nào đang thực hiện các hoạt động lưu trữ văn bản tài liệu cũng cần phải nắm được. Hy vọng những thông tin Ngày 31/8/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phạm Thị Thanh Trà ký ban hành Thông tư số 13/2023/TT-BNV hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu Theo Thông tư hướng dẫn, thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu bao gồm: Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử quy định nêu trên và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có). Định dạng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu Đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được số hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP. Đối với hồ sơ thủ tục hành chính được tạo lập điện tử, gồm: Tài liệu hành chính: định dạng .PDF, phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp phải được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Tài liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT ngày 25/12/2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối Cổng dịch vụ công quốc gia với Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành. Mã hồ sơ lưu trữ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thủ tục hành chính. Ngày, tháng, năm, tiếp nhận. Số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày. Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các Bộ, ngành, địa phương. Nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đúng thành phần, cấu trúc, định dạng theo quy định tại Thông tư này và Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Mã hồ sơ thủ tục hành chính điện tử nộp lưu được giữ nguyên theo quy định tại khoản 4 Điều 4 Thông tư này và bảo đảm tính duy nhất trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Kết nối giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh được kết nối với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Điều 32 Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước để đáp ứng yêu cầu giải quyết, quản lý và lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Người đứng đầu Bộ, ngành, địa phương có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng, triển khai thực hiện phương án kết nối giữa 2 Hệ thống để thực hiện thu thập, nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử và chia sẻ dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phục vụ giải quyết công việc của bộ, ngành, địa phương. Trong trường hợp 2 Hệ thống chưa được kết nối, hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phải được lưu giữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định. Người làm lưu trữ có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử; giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. |
