Đây là cách thường được sử dụng nhất, bạn chỉ việc bấm chuột vào đầu vùng chọn rồi bấm giữ chuột và rê con trỏ chuột đến cuối vùng chọn. Show
2. Shift + phím mũi tên hoặc Ctrl + Shift + phím mũi tên Nếu ngại bấm chuột, bạn có thể đặt con trỏ chuột vào vị trí bắt đầu chọn (hoặc dùng phím mũi tên di chuyển đến) rồi bấm giữ phím Shift và bấm các phím mũi tên để chọn văn bản từ trái sang phải hoặc ngược lại, hoặc từ trên xuống dưới và ngược lại. Nếu bạn bấm thêm phím Ctrl thì sẽ chọn được từ bên trái hoặc bên phải con nháy soạn thảo đang đứng, hoặc chọn cả hàng phía trên hoặc phía dưới tương ứng với phím mũi tên. 3. Shift + PageUp/PageDown Khi bạn bấm giữ phím Shift rồi bấm tiếp phím PageDown, văn bản sẽ được chọn theo từng trang màn hình xuống, hoặc lên khi bấm PageUp. 4. Bấm đúp chuột vào một từ Cách làm này sẽ giúp bạn chọn nhanh một từ vừa bấm đúp chuột. Nếu bạn bấm chuột thêm 1 lần nữa, cả đoạn văn bản chứa từ đó sẽ được chọn. 5. Home + Shift + End Một khi bạn bấm giữ lần lượt các phím Home, Shift rồi End, hàng có con nháy soạn thảo đang đứng sẽ được chọn. Ngoài ra, nếu con nháy soạn thảo ở đầu hàng, bạn chỉ cần bấm giữ phím Shift và phím mũi tên hướng xuống. 6. Ctrl + A Khi bạn bấm 2 phím này, toàn bộ văn bản sẽ được chọn. 7. Ctrl và bấm chuột Thao tác này giúp bạn chọn được nhiều từ hoặc nhiều đoạn văn bản hoặc nhiều trang văn bản ở những vị trí cách xa nhau. 8. Bấm chuột và Shift Muốn chọn một vùng văn bản liền nhau, bạn bấm chuột ở vị trí đầu vùng chọn rồi bấm giữ phím Shift và bấm chuột vào vị trí cuối vùng chọn. 9. Alt và rê chuột Tại vị trí con nháy soạn thảo đang đứng, nếu bạn bấm giữ phím Alt rồi bấm giữ và rê chuột sẽ được các vùng chọn hình vuông hoặc chữ nhật. 10. Ctrl + Shift + Alt + PageDown Qua thao tác này, bạn sẽ chọn được vùng văn bản từ vị trí con nháy soạn thảo đang đứng đến cuối màn hình đang xem; nếu thay bằng phím PageUp thì sẽ chọn đến vùng đầu màn hình. Công việc dịch thuật của tôi thường phải tạo văn bản có 2 phần song song nhau, một bên là tiếng Anh và bên còn lại là tiếng Việt, hiển thị như các sách hay tạp chỉ song ngữ Anh - Việt. Do vậy tôi dùng cách tạo 2 textbox không đường viền đặt cạnh nhau nằm trong trang soạn thảo. Sau đó tôi copy cùng lúc 2 textbox (chưa có nội dung) và dán (paste) lần lượt lên 15 trang, tính từ trang đâu tiên. Tuy nhiên, khi soạn thảo thì nội dung trong textbox ở cuối trang này có thể bị tràn sang trang tiếp theo và che lấp nội dung, hoặc nội dung nằm sâu dưới textbox nên không thấy. Ngoài ra, tôi cũng đã thử cách chia trang soạn thảo làm 2 cột nhưng việc soạn thảo và chỉnh sửa khá khó khăn. Bên cạnh đó, tôi dùng cách tạo đường viền trang nhưng lại không thể thu hẹp được… Vậy có cách nào đơn giản hơn không? [email protected] 1. Cách đơn giản và dễ chỉnh sửa nhất là chèn 1 table có 2 cột không đường viền (hoặc đường viền màu trắng). 2. Dùng tính năng chia 2 cột văn bản (còn gọi là 2 cột báo) của Word và tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter để nhảy từ cột bên trái sang cột bên phải mà không cần phải đợi hết cột. Cụ thể, bạn tạo trang văn bản mới, bấm menu Formart > Column, bấm chọn ô 2 cột và bấm nút OK. Với trang soạn thảo như vậy, khi bạn gõ xong đoạn văn bản tiếng Anh ở cột bên trái thì bấm cùng lúc 3 phím Ctrl + Shift + Enter để nhảy sang cột bên phải và thể hiện phần nội dung tiếng Việt tương ứng. Sau mỗi đoạn, bạn có thể bỏ trống 1 hàng để bắt đầu đoạn mới, bằng cách bấm chuột vào vị trí cuối của đoạn văn bản ở cột trái rồi bấm 2 lần phím Enter và bắt đầu soạn thảo đoạn nội dung tiếp theo. Tuy nhiên, sau đó bạn cũng bấm chuột vào cuối đoạn văn bản ở cột bên phải và bấm một hay nhiều lần phím Enter để đến hàng ngang với đoạn văn bản ở cột trái rồi soạn nội dung tiếng Việt tương ứng. 3. Bạn thu nhỏ khung nhìn trang soạn thảo xuống còn khoảng 40% hoặc 50% để thấy trọn vẹn trên một màn hình, bấm menu Insert > Textbox rồi vẽ textbox làm cột bên trái sao cho nằm trong nửa trang đứng, sau đó thực hiện bỏ đường viên textbox, xong bấm giữ phím Ctrl và phím Shift rồi bấm chuột trái vào đường viền textbox và kéo nó sang bên phải trang soạn thảo để nhân bản thêm cột phải. Sau đó bạn bấm phím F12 (hoặc bấm menu File > Save as) lưu file với tên trangmau.doc. Đến khi cần dùng, bạn tạo trang soạn thảo như bình thường rồi bấm menu Insert > File và chọn file trangmau.doc; ngay lập tức bạn sẽ có trang soạn thảo 2 cột; lúc soạn thảo đến hàng cuối của 1 trong 2 text box trên một trang, bạn bấm cùng lúc hai phím Ctrl + Enter để sang trang tiếp theo rồi thực hiện lại thao tác chèn trang mẫu, bấm Insert > File và chọn file trangmau.doc… Chào chị, Ban biên tập xin gửi đến chị một số nguyên tắc, tiêu chuẩn quan trọng về cách soạn thảo văn bản hành chính như sau: 1. Phông chữ trình bày văn bảnPhông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản. 2. Khổ giấy và kiểu trình bày văn bảnTất cả các loại văn bản hành chính đều sử dụng khổ A4 (210 mm x 297 mm). Trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng. 3. Định lề trang văn bảnCách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm. 4. Số trang văn bảnĐược đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất. 5. Cách trình bày nội dung văn bảnNội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. 6. Cách ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). - Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng. 7. Số, ký hiệu của văn bản- Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập. Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng. - Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. Lưu ý: Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. 8. Địa danh và thời gian ban hành văn bản- Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó. Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng. - Thời gian ban hành văn bản Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước. Lưu ý: Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ. 9. Cách ký tên, đóng dấu- Cách ký tên: + Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. + Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Cách đóng dấu + Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký. + Đóng dấu treo: Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. + Đóng dấu giáp lai: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. 10. Sơ đồ vị trí các thành phần thể thức văn bảnVị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí như sau:  Ô số Thành phần thể thức văn bản 1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ 2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 Số, ký hiệu của văn bản 4 Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b Trích yếu nội dung công văn 6 Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức 9a, 9b Nơi nhận 10a Dấu chỉ độ mật 10b Dấu chỉ mức độ khẩn 11 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành 13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. 14 Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử Xem thêm các thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khác tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, người soạn thảo cần lưu ý về các quy tắc: Quy tắc viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP Quy tắc viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP Đây là nội dung tóm tắt, thông báo văn bản mới dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc vui lòng gửi về Email: [email protected] |
