18 câu hỏi bất hủ về KPI ★ Hướng dẫn quy trình 5 bước xây dựng KPI (có ví dụ và công thức cụ thể) ★ Bảng kpi mẫu của 100+ phòng ban, vị trí công việc ★ So sánh KPI và OKR
KPI (viết tắt của từ Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất hay còn gọi là chỉ số đo lường thành công. Các tổ chức, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào các chỉ số KPI được xây dựng dựa trên bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng chức danh, từng bộ phận/phòng ban trong công ty. Căn cứ vào sự hoàn thành theo các chỉ số KPI, doanh nghiệp sẽ có những chính sách thưởng, phạt phù hợp. Hiện nay, KPI được xem là thước đo hiệu quả trong việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, của từng bộ phận/phòng ban trong công ty thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng. Đánh giá KPI hay còn được hiểu là đánh giá thực hiện công việc theo chỉ số KPI sẽ được thực hiện theo từng mục đích khác nhau tuỳ theo quy mô và cơ cấu của mỗi doanh nghiệp. Việc đánh giá KPI sẽ có thể mang lại những hiệu quả sau:
Khi công ty xây dựng KPI để có thể đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo chỉ số KPI thì việc thưởng KPI được sử dụng phổ biến và rất hiệu quả. Thay vì chi phí phải bỏ ra cho những khoản tiền thưởng, thưởng KPI sẽ tạo động cơ làm việc cho nhân viên, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn. Hiện nay, việc dùng chỉ số KPI để đo lường hiệu suất công việc đang được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng. Tuy nhiên, muốn có kết quả đo lường chuẩn xác hiệu quả công việc, cần chú ý những điểm sau
Tùy theo mục tiêu công việc của mỗi cá nhân, phòng ban, tổ chức tại từng giai đoạn công việc mà nội dung của từng bộ KPI có thể thay đổi linh hoạt. Tuy nhiên, nguyên tắc trong cách tính KPI cần được thống nhất và thực hiện đồng bộ. 02 nguyên tắc cách tính KPI quan trọng có thể kể đến là Trong công ty, một nhân viên có thể đảm nhận cùng lúc nhiều công việc. Tuy nhiên, không phải tất cả các phần công việc này đều quan trọng và có đóng góp ngang nhau cho doanh nghiệp, tổ chức. Vì thế, ta có thể phân chia công việc về 03 nhóm chính sau:
Từ phân loại như trên, dựa trên mức độ quan trọng hay mức độ đóng góp của từng nhóm công việc mà trọng số của chúng sẽ được tính bằng đơn vị % tương ứng. Một số cách tính điểm KPI thường dùng là
Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế : Mục tiêu) x Trọng số
Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + …
Điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó. Sau đây là cách tính chỉ số KPI trong một số lĩnh vực phổ biến hiện nay 1. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng
2. Hiệu quả đăng tuyển
3. Tỷ lệ vòng quay ứng viên
4. Tỷ lệ vòng đời nhân sự
5. Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
1. Hiệu quả Marketing
2. Tỷ lệ khách hàng không quay lại sử dụng sản phẩm/dịch vụ
3. Hiệu quả của hệ thống nhận diện thương hiệu
Các bộ phận/phòngban chức năng có thể trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòngban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn. Người thực hiện xây dựng các chỉ tiêu đánh giá KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng ban vì họ hiểu rõ và nắm được tổng quan về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban. Hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng ban đó. Căn cứ theo bản mô tả công việc của từng vị trí công việc mà xác định được các trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc phải thực hiện. Các trách nhiệm công việc cần nêu rõ ràng và cụ thể vì đó chính là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI. KPI của bộ phận: Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòngban trong công ty mà những chỉ số KPI chung đặc trưng cho cả bộ phận sẽ được xây dựng. Đây cũng chính là cơ sở để xây dựng chỉ số KPI cho từng vị trí chức danh. KPI cho từng vị trí chức danh: Các chỉ số KPI được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh và các chỉ số KPI của từng bộ phận. Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm. Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Mức độ điểm số càng nhiều thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, cũng đừng nên chia nhỏ các mức độ điểm số vì điều đó sẽ làm cho việc đánh giá và xác định tổng điểm cuối cùng gặp khó khăn. Tuỳ theo từng khung điểm số cụ thể mà người xây dựng hệ thống KPI và doanh nghiệp sẽ xây dựng các chính sách đãi ngộ cụ thể tương ứng với kết quả đánh giá KPI. Mẫu KPI cho phòng Hành chính - Nhân sự và những chỉ số đánh giá KPI cần thiết KPI nhân sự là gì? Đặc điểm của KPI hành chính - nhân sự là gì? Chủ thể xây dựng KPI cho phòng hành chính - nhân sự là ai? Những lĩnh vực nào trong quản lý hành chính nhân sự cần áp dụng KPI để giám sát và đo lường hiệu quả? Những KPI quan trọng nào có thể đánh giá hiệu quả công việc tối ưu của người quản lý nhân sự? Mẫu KPI nhân viên sản xuất - Những chỉ số quan trọng để xây dựng KPI thích hợp KPI trong sản xuất là gì? Mục đích cần đạt được khi thiết lập KPI nhân viên sản xuất và bộ phận sản xuất là gì? Đối với nhà máy sản xuất, những chỉ số KPI nào thường được áp dụng để đánh giá hiệu suất công việc quản lý của Giám đốc nhà máy? Sau khi đã có kết quả đánh giá KPI, làm thế nào để cải thiện hiệu suất của nhân viên sản xuất? |