1. Trực tiếp đến Lãnh sự quán để ký vào Hợp đồng ủy quyền: Quý vị đến Lãnh sự quán, xuất trình Hộ chiếu / Chứng minh thư nhân dân / Bằng lái xe và trực tiếp ký vào Hợp đồng ủy quyền dưới sự chứng kiến của viên chức lãnh sự. Mẫu Hợp đồng ủy quyền: Quý vị có thể đề nghị người liên quan ở Việt Nam gửi cho quý vị mẫu Hợp đồng ủy quyền theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam. Mẫu của Lãnh sự quán kèm theo đây chỉ có tính chất tham khảo. 2. Trong trường hợp không thể có mặt tại trụ sở Lãnh sự quán, quý vị có thể gửi qua đường bưu điện Hợp đồng ủy quyền và các giấy tờ như yêu cầu nêu trên để được hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, trên Hợp đồng ủy quyền cần có: - Xác nhận của Công chứng viên (Notary Public) hoặc Lục sự Quận (County Clerk) đối với chữ ký của quý vị; - Xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu bang (State-level Secretary of State or its Authentication Office) đối với chữ ký của Công chứng viên hoặc Lục sự Quận đó. 3. Cách điền Hơp đồng ủy quyền: - Hợp đồng ủy quyền cần điền đầy đủ, rõ ràng, chính xác, bằng tiếng Việt, không được tẩy xóa, viết bằng hai nét chữ hoặc hai loại màu mực khác nhau. - Về thù lao cho người được ủy quyền: ghi rõ Hợp đồng ủy quyền có hoặc không có thù lao. - Về thời hạn ủy quyền: có thể ghi cụ thể thời hạn ủy quyền, hoặc ghi Hợp đồng ủy quyền có thời hạn kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất việc ủy quyền. - Gửi kèm 01 bản photocopy của: Hợp đồng ủy quyền, Hộ chiếu/CMND và các giấy tờ có liên quan để lưu tại Lãnh sự quán. - Nếu gửi qua đường bưu điện, các bì thư cần phải có số TRACKING hoặc CONFIRMATION. Nếu Quý vị có thêm câu hỏi, đề nghị vui lòng liên hệ Lãnh sự quán Việt Nam tại New York: - Giờ làm việc: Từ 09:00 đến 17:30 các ngày trong tuần - Điện thoại: 1-212-644-0594, 1-212-644-0831; 1-212-644-2535; - Website: vietnamconsulate-ny.org - Email: - Địa chỉ: 866 UN Plaza, Suite 428, New York, NY 10017
I. Quý vị trực tiếp đến Đại sứ quán để ký vào Hợp đồng ủy quyền/Văn bản từ chối tài sản/Giấy ủy quyền cá nhân 1. Đối với Hợp đồng ủy quyền, hồ sơ gồm: – Hợp đồng ủy quyền (số lượng: ít nhất 03 bản hoặc hơn tùy theo số lượng yêu cầu của Cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam) do Quý vị chuẩn bị sẵn. Đại sứ quán sẽ lưu lại 01 bản. – Bản gốc và 01 bản sao Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) còn giá trị sử dụng của Quý vị. – Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) giấy tờ tùy thân của bên được ủy quyền – Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng tài sản (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/ xe/ sổ tiết kiệm/sổ hộ khẩu…) mà Quý vị sẽ ủy quyền thực hiện chuyển nhượng/cho tặng/sang tên… tại Việt Nam. 2. Đối với Văn bản từ chối tài sản, hồ sơ gồm: – Văn bản từ chối tài sản (số lượng: tùy theo yêu cầu của Cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam) do Quý vị chuẩn bị sẵn. Đại sứ quán sẽ lưu lại 01 bản. – Bản gốc và 01 bản sao Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) còn giá trị sử dụng của Quý vị. – Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu/sử dụng tài sản liên quan. 3. Đối với Giấy ủy quyền cá nhân, hồ sơ gồm: – Giấy ủy quyền (số lượng do Quý vị chuẩn bị sẵn). Đại sứ quán sẽ lưu lại 01 bản. – Bản gốc và 01 bản sao Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/căn cước công dân) còn giá trị sử dụng của Quý vị. – Bản gốc hoặc 01 bản sao có công chứng (của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam) có công chứng giấy tờ tùy thân của bên được ủy quyền II. Trong trường hợp Quý vị không thể có mặt tại Đại sứ quán, Quý vị có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Khi đó, Quý vị cần làm những thủ tục sau: – Chứng thực chữ ký của Quý vị trên hợp đồng/giấy ủy quyền/văn bản từ chối tài sản (lưu ý phải ký nháy từng trang nếu hợp đồng/giấy ủy quyền từ 02 trang trở lên) tại Phòng công chứng Công chứng viên (Notary Public). Yêu cầu công chứng viên đóng dấu giáp lai đối với văn bản từ 2 trang trở lên. – Chuyển Hợp đồng/giấy ủy quyền/văn bản từ chối tài sản đó tới Văn phòng hợp pháp hóa, Bộ Ngoại giao Anh (Legalisation Office – Foreign and Commonwealth Office) hoặc Ai-len (Department of Foreign Affairs and Trade) để chứng thực chữ ký của Công chứng viên đó trước khi gửi tới Đại sứ quán làm thủ tục hợp pháp hóa (tham khảo thủ tục hợp pháp hóa của Đại sứ quán tại đây). Lưu ý – Quý vị có thể đề nghị người liên quan ở Việt Nam soạn sẵn và gửi cho quý vị mẫu Hợp đồng ủy quyền/Văn bản từ chối tài sản/Giấy ủy quyền… theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam. Mẫu Hợp đồng ủy quyền (tải xuống)/Văn bản từ chối tài sản (tải xuống) /Giấy ủy quyền (tải xuống) của Đại sứ quán kèm theo đây chỉ có tính chất tham khảo. Đại sứ quán không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. – Hợp đồng/giấy ủy quyền cần soạn bằng cách đánh máy hoặc viết tay rõ ràng, thông tin và nội dung cần đầy đủ, chính xác bằng tiếng Việt có dấu, không được tẩy xóa, nội dung phải liền mạch, không để khoảng trống trong văn bản; nếu viết tay không viết bằng hai nét chữ hoặc hai loại màu mực khác nhau; không soạn văn bản cả bằng đánh máy và viết tay. – Về thù lao cho người được ủy quyền tại Hợp đồng: ghi rõ Hợp đồng ủy quyền có hoặc không có thù lao. – Về thời hạn ủy quyền: có thể ghi cụ thể thời hạn ủy quyền, hoặc ghi Hợp đồng ủy quyền có thời hạn kể từ ngày ký cho đến khi hoàn tất việc ủy quyền. – Đại sứ quán sẽ không xử lý hồ sơ đối với những trường hợp không có giấy tờ tùy thân hoặc hồ sơ không đúng yêu cầu.
+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký/điểm chỉ/không thể ký, không thể điểm chỉ được phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký. + Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả. + Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ trong trường hợp tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông) kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ trước mặt và thực hiện chứng thực như sau: * Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định phía dưới chữ ký được chứng thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực; Nếu hồ sơ tiếp nhận tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định và chuyển hồ sơ cho người thực hiện chứng thực. * Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Trường hợp lời chứng được ghi tại tờ liền sau của trang có chữ ký thì phải đóng dấu giáp lai giữa giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký và trang ghi lời chứng. Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được) a) Trình tự thực hiện: - Người yêu cầu chứng thực chữ ký/điểm chỉ không thể ký, không thể điểm chỉ được phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký. - Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. Người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do Phòng Tư pháp chỉ định. Thù lao phiên dịch do người yêu cầu chứng thực trả. - Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ trước mặt và thực hiện chứng thực như sau: + Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định; + Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. - Đối với trường hợp chứng thực chữ ký/điểm chỉ không thể ký, không thể điểm chỉ được tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực. - Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ. b) Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Tư pháp hoặc ngoài trụ sở của cơ quan thực hiện chứng thực nếu người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. c) Thành phần, số lượng hồ sơ * Thành phần hồ sơ: - Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng. - Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký/điểm chỉ. Trường hợp chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó (bản dịch không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch). * Số lượng hồ sơ: Không quy định. d) Thời hạn thực hiện: Trong ngày Phòng Tư pháp tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực. đ) Đối tượng thực hiện: Cá nhân e) Cơ quan thực hiện: - Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Phòng Tư pháp. - Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện: Không - Cơ quan trực tiếp thực hiện: Phòng Tư pháp. - Cơ quan phối hợp: Không g) Kết quả thực hiện: Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ. h) Phí, Lệ phí: 10.000 đồng/trường hợp (trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản) i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện: Trường hợp không được chứng thực chữ ký: - Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. - Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo. - Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ. - Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác. l) Căn cứ pháp lý: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư liên tịch số 158/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 12/10/2015 của liên Bộ Tài chính, Bộ tư pháp quy định mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. |
