Công tác văn thư, lưu trữ có vị trí vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị. Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng tất cả các công việc, từ chỉ đạo, điều hành đến thực hiện giải quyết công việc đối với tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, tài liệu. Ngày 03/01/1946, ngay từ ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1-C/VP về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Chủ tịch Hồ Chí Minh đã chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá “Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Về công tác văn thư, ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Trong đó, tại Điều 4 Chính phủ quy định rõ “Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật”. “Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định này. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật. Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan”. Nội dung chính của công tác văn thư đó là việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Tại Điều 10 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Chính phủ quy định việc Soạn thảo văn bản “Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao”. Nội dung chính của hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 9 của Luật Lưu trữ: ", theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan”. Như vậy, các nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ từ các khâu: Duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản đi; cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đến việc tham mưu, giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành văn bản chỉ đạo, đồng thời kiểm tra, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc; tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan là trách nhiệm của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức. Việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản ban hành, việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị. Việc cấp số, thời gian ban hành văn bản; đăng ký văn bản đi; nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, độ khẩn (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử); phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi; tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Việc xác định tên loại, nội dung, độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, thu thập, xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày; lập hồ sơ và giao nộp hơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, tổ chức. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan “Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ của công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan”. Qua dẫn chứng trên cho thấy, công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của mỗi cơ quan, tổ chức, từ Thủ trưởng đến nhân viên khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thì phải thực hiện một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ và chịu trách nhiệm với công việc được giao theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân theo quy định của pháp luật. Do đó, vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với nền hành chính công vô cùng quan trọng. Là hoạt động đảm bảo mọi thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị; cung cấp những văn bản, tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, nghiên cứu khó học, văn hoá, xã hội,… Qua đó, giúp cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý được toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách tổng quát, khoa học; giúp cán bộ, công chức, viên chức, người lao động xử lý, giải quyết mọi công việc nhanh chóng, thuận tiện hiệu quả. Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0), chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử, chính quyền điện tử hướng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số. Ngày 07/3/2019 Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 17/NQ-CP về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng 2025 đã xác định mục tiêu “Hoàn thiện nền tảng Chính phủ điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp; phát triển Chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số; bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng; nâng xếp hạng Chính phủ điện tử theo đánh giá của Liên hợp quốc tăng từ 10 đến 15 bậc năm 2020, đưa Việt Nam vào nhóm 4 nước dẫn đầu ASEAN trong xếp hạng Chính phủ điện tử theo đánh giá của Liên hợp quốc đến năm 2025”. Các chỉ tiêu giai đoạn 2021-2025 “Tiếp tục phát triển các hệ thống nền tảng phát triển Chính phủ điện tử, nghiên cứu, phát triển các giải pháp kết nối với các hệ thống thông tin của các nước trong khu vực ASEAN cũng như một số nước trên thế giới theo quy định, thông lệ quốc tế; hoàn thành triển khai Cơ sở dữ liệu quốc gia về Tài chính, Cơ sở dữ liệu Đất đai quốc gia và tích hợp, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương. 100% Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cổng Dịch vụ công quốc gia; 100% dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 phổ biến, liên quan tới nhiều người dân, doanh nghiệp được tích hợp lên Cổng Dịch vụ công quốc gia; 100% giao dịch trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh được xác thực điện tử. 40% số lượng người dân và doanh nghiệp tham gia hệ thống Chính phủ điện tử được xác thực định danh điện tử thông suốt và hợp nhất trên tất cả các hệ thống thông tin của các cấp chính quyền từ trung ương đến địa phương. Tỷ lệ hồ sơ giải quyết theo dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 trên tổng số hồ sơ đạt từ 50% trở lên; 80% thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu được triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4; tích hợp 50% các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 của các bộ, ngành, địa phương với Cổng Dịch vụ công quốc gia; tối thiểu 90% người dân và doanh nghiệp hài lòng về việc giải quyết thủ tục hành chính. 60% các hệ thống thông tin của các bộ, ngành, địa phương có liên quan đến người dân, doanh nghiệp đã đưa vào vận hành, khai thác được kết nối, liên thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu; thông tin của người dân, doanh nghiệp đã được số hóa và lưu trữ tại các cơ sở dữ liệu quốc gia không phải cung cấp lại. 90% hồ sơ công việc tại cấp bộ, cấp tỉnh, 80% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 60% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (không bao gồm hồ sơ xử lý công việc có nội dung mật). 80% báo cáo định kỳ (không bao gồm nội dung mật) của các cơ quan hành chính nhà nước được cập nhật, chia sẻ trên Hệ thống thông tin báo cáo quốc gia, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành. Triển khai nhân rộng Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; đến cuối năm 2025, phấn đấu 100% cấp tỉnh, 80% cấp huyện thực hiện họp thông qua hệ thống tại các cuộc họp của Ủy ban nhân dân. Tiếp tục nâng cao Chỉ số về Chính phủ điện tử, bao gồm ba nhóm chỉ số thành phần về dịch vụ công trực tuyến (OSI), hạ tầng viễn thông (TII) và nguồn nhân lực (HCI); phấn đấu đến năm 2025, Việt Nam nằm trong nhóm 4 quốc gia đứng đầu ASEAN về Chỉ số phát triển Chính phủ điện tử theo đánh giá của Liên hợp quốc”. Tại Quyết định số 749/QĐ-TTg, ngày 03/6/2020, Chính phủ phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025 định hướng đến năm 2030 “Việt Nam trở thành quốc gia số, ổn định và thịnh vượng, tiên phong thử nghiệm các công nghệ và mô hình mới; đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức sống, làm việc của người dân, phát triển môi trường số an toàn, nhân văn, rộng khắp”. Mục tiêu cơ bản đến năm 2023 về Phát triển Chính phủ số, nâng cao hiệu quả, hiệu lực hoạt động là “100% dịch vụ công trực tuyến mức độ 4, được cung cấp trên nhiều phương tiện truy cập khác nhau, bao gồm cả thiết bị di động; 100% hồ sơ công việc tại cấp bộ, tỉnh; 90% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 70% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước); Hình thành nền tảng dữ liệu cho các ngành kinh tế trọng điểm dựa trên dữ liệu của các cơ quan nhà nước và hạ tầng kết nối mạng Internet vạn vật (IoT), kết nối, chia sẻ rộng khắp giữa các cơ quan nhà nước, giảm 30% thủ tục hành chính; mở dữ liệu cho các tổ chức, doanh nghiệp, tăng 30% dịch vụ sáng tạo dựa trên dữ liệu phục vụ người dân, doanh nghiệp; 70% hoạt động kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước được thực hiện thông qua môi trường số và hệ thống thông tin của cơ quan quản lý; Việt Nam thuộc nhóm 50 nước dẫn đầu về Chính phủ điện tử (EGDI)”. Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng. Là mắt xích nâng cao góp phần lên giá trị kết quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ điện tử Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tiếp tục quan tâm, quán triệt sâu sắc, đầy đủ và thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ, xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm quan trọng, thường xuyên, liên tục gắn với vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tham mưu thực hiện nhằm đảm bảo công tác văn thư phải nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại. Công tác lưu trữ phải phân loại chỉnh lý khoa học, bảo quản an toàn, nhằm tránh thất thoát tài liệu, bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia,… góp phần nâng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số và cách mạng công nghiệp 4.0, hội nhập quốc tế phát triển đất nước./. |
