Hướng dẫn đăng kí nội quy lao động công ty

Thực tế, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động soạn thảo quy định về các nguyên tắc xử sự dành cho người lao động. Có thể nói, nội quy lao động là cơ sở để người sử dụng lao động xây dựng kỷ luật đối với toàn bộ người lao động trong tổ chức. Chính vì thế, người lao động buộc phải tuân thủ nguyên tắc được quy định trên nội quy khi tham gia quan hệ lao động.

\=> Như vậy, một doanh nghiệp có một nội quy hoàn chỉnh sẽ dễ dàng duy trì trật tự, hệ thống điều hành trong nội bộ.

1.2 Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng nội quy lao động không?

Trong thời gian gần đây, một số doanh nghiệp bị phạt do không xây dựng nội quy lao động. Vậy doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng nội quy lao động không? AZTAX xin trả lời câu hỏi này như sau:

Căn cứ theo Khoản 01, Điều 118, Luật Bộ luật Lao động năm 2019 có quy định người sử dụng lao động cần phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên. Một số doanh nghiệp nhỏ mới thành lập có thể chưa biết quy định về việc xây dựng nội quy lao động. Chính vì thế, doanh nghiệp có thể bị phạt do không xây dựng nội quy lao động. Bên cạnh đó, căn cứ theo Điểm b, Khoản 02, Điều 18, Nghị định 28/2020/NĐ-CP doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5.000.000 triệu đến 10.000.000 triệu đồng nếu không có nội quy lao động bằng văn bản. Qua điều luật trên, có thể nói việc ban hành nội quy lao động là quyền và trách nhiệm của doanh nghiệp.

1.3 Hiệu lực của nội quy lao động

Căn cứ theo Bộ luật Lao động năm 2019, Điều 121 nội quy lao động bắt đầu có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền nhận đầy hồ sơ. Còn đối với đơn vị hoặc cá nhân sử dụng dưới 10 lao động có ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực sẽ do người sử dụng quyết định trong nội quy.

1.4 Sửa đổi nội quy có cần đăng ký lại không?

Căn cứ theo Khoản 03, Điều 69, Nghị định 145/2020/NĐ-CP có nêu rõ việc người sử dụng lao động cần phải thực hiện khi chỉnh sửa nội quy như sau:

Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

\=> Như vậy, một số quy định mới về luật lao động được ban hành thì người sử dụng lao động sẽ phải cập nhật lại nội quy sao cho phù hợp với quy định mới. Nội dung được bổ sung, chỉnh sửa cần phải thông qua ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

2. Nội dung xây dựng quy lao động bao gồm những gì?

Căn cứ theo Điều 118, Bộ luật Lao động năm 2019 có quy định cụ thể nội dung mà người sử dụng lao động cần phải soạn thảo trong nội quy lao động như sau:

2.1 Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Người sử dụng lao động cần phải trình bày cụ thể thời gian làm việc bình thường trong ngày, tuần. Nêu rõ thời điểm bắt đầu; kết thúc ca làm việc hoặc ca làm thêm (nếu có); thời gian nghỉ giữa giờ (nghỉ trưa). Đồng thời nội quy có thể ghi rõ quy định về ngày nghỉ hàng tuần, hằng năm, nghỉ không lương,….

2.2 Trật tự tại nơi làm việc

Trật tự nơi làm việc là quy định về phạm vi làm việc, đi lại trong thời gian làm việc của người lao động. Bên cạnh đó, người sử dụng lao động có thể quy định văn hóa ứng xử cũng như trang phục dành cho người lao động khi tham gia làm việc tại đơn vị.

2.3 An toàn, vệ sinh lao động

Trong phần này cần phải quy định cụ thể biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ;… Người sử dụng lao động cũng cần đảm bảo an toàn vệ sinh các thiết bị, vệ sinh tại nơi làm việc, khử độc – khử trùng (nếu có);…

2.4 Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Việc quy định phòng, chống quấy rối tình dục sẽ được căn cứ dựa trên quy định của pháp luật. Tuy nhiên, trong nội quy người sử dụng lao động cần phải nêu rõ trình tự, thủ tục xử phạt đối với hành vi này.

2.5 Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ

Mỗi doanh nghiệp đều có những tài sản sở hữu trí tuệ riêng, chính vì thế người sử dụng lao động cần phải có quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ,… Đồng thời, cần có biện pháp bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh.

2.6 Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động

Trong một số trường hợp người lao động sẽ tạm thời thuyên chuyển công việc khác với công việc trong hợp đồng để phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh. Các trường hợp này cũng cần được quy định cụ thể trong nội quy lao động. Tuy nhiên, người sử dụng lao động không được tạm chuyển công việc của người lao động quá 60 ngày/năm. Trường hợp chuyển việc người lao động hơn 60 ngày thì phải có thỏa thuận đồng ý bằng văn bản giữa 02 bên.

2.7 Quy định kỷ luật lao động

Việc quy định kỷ luật cần được cụ thể thời gian và hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm của người lao động. Hình thức có thể áp dụng cho người lao động bao gồm: Khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương (không quá 06 tháng), cách chức, sa thải.

2.8 Trách nhiệm vật chất

Một số trường hợp có thể do lỗi cố ý hoặc vô ý mà người lao động gây hư hỏng thiết bị, mất hoặc thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động. Do đó, cần phải quy định trách nhiệm vật chất về mức xử phạt, bồi thường thiệt hại tương ứng với mức độ thiệt hại.

2.9 Quy định người thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Bên cạnh việc xử phạt người lao động, người sử dụng lao động cần phải nêu rõ người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại ngay trong nội quy. Người có thẩm quyền có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần phải niêm yết nội dung chính và công khai thông báo đến người lao động. Trong trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động.

3. Đăng ký nội quy lao động

3.1 Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Căn cứ theo Điều 120, Bộ luật Lao động năm 2019 có quy định cụ thể bộ hồ sơ đăng ký quy lao động bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

3.2 Nơi tiếp nhận đăng ký nội quy lao động

Hiện nay, có 02 cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ nội quy lao động bao gồm:

– Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh => Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

– Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện => Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội.

3.3 Thủ tục đăng ký nội quy lao động

Doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự 03 bước như hướng dẫn bên dưới để đăng ký nội quy lao động.

Bước 1. Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ trên doanh nghiệp phải nộp hồ cho cơ quan chuyên môn nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Thời hạn để doanh nghiệp nộp hồ sơ là trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan chuyên môn hoặc gửi hồ sơ thông qua đường bưu điện.

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ thông báo cho doanh nghiệp nếu nội dung nội quy không đúng quy định pháp luật. Thời gian để cơ quan xử lý hồ sơ là trong vòng 07 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được duyệt cơ quan chuyên môn sẽ trả kết quả cho doanh nghiệp. Nội quy lao động sẽ có hiệu lực pháp luật kể từ khi doanh nghiệp đăng ký thành công.

Lưu ý: Doanh nghiệp đặt nhiều chi nhánh, cơ sở sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa bàn khác nhau cần gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, cơ sở sản xuất, kinh doanh.