Lỗi gửi mail cho nhiều người trong outlook năm 2024

Hiện nay, công việc gửi mail đang là một hình thức trao đổi thông tin và dữ liệu. Bên cạnh đó hình thức gửi mail đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để quảng cáo, tiếp thị, sản phẩm và dịch vụ của mình. Do đó cần phải có phương thức để gửi email cho nhiều người nhằm nhanh chóng và tránh mất thời gian. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn cách gửi mail hàng loạt trong outlook cho nhiều người rất đơn giản.

Nếu phải gửi mail cho 1000 khách hàng trong đó mỗi email khi gửi đi bạn phải điền một số thông tin khách hàng với chức vụ và loại hình dịch vụ mà họ sử dụng, sẽ khiến bạn mất nhiều nhiều thời gian và công sức. Chính vì thế chức năng gửi mail hàng loạt kết hợp từ Outlook và Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016, 2017, 2018, 2019 hay phiên bản 2020 mới nhất sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng.

Các bước chuẩn bị

Để gửi mail cho hàng loạt khách hàng, bạn cần chuẩn bị như sau:

Một file word chứa nội dung gửi email

Một Microsoft Outlook đã cài tài khoản nhận gửi bình thường

Một file excel chứa thông tin khách hàng

Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook

Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu

Bạn hãy mở file word đã chuẩn bị, vào tab mailings

Chọn Start Mail Merge

Chọn Email Messages

Chọn Select Receipients

Chọn Use an Exiting List

.jpg)

Hãy trỏ đường dẫn đến file excel

Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng

Sau đó nhấn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu.

Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung

Tô chọn nội dung muốn thay đổi

Chọn Insert Merge Field -> chọn tiêu đề cột chứa nội dung

Bước 3: Match Fields

Kiểm tra cột email được dùng cho trường Email - Address trong Microsoft Outlook.

Bước 4: Kiểm tra nội dung trước khi gửi

Để kiểm tra nội dung trước khi gửi bạn hãy chọn Preview Results

Bước 5: Hoàn thành và gửi

Chọn Finish & Merge

• Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
• Send email messages: Gửi mail hàng loạt
• Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện

Thông tin Merge email

• To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
• Subject line: tiêu đề thư
• Mail format:

html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái

plain text: mail không có định dạng

Bấm OK để bắt đầu gửi

Kiểm tra thành quả

Mở outlook và kiểm tra thư trong mục Sent Mail

Mail sẽ tự động gửi hết

Gửi email là một hình thức người dùng trao đổi thông tin và dữ liệu với nhau, outlook còn được coi là kênh tiếp thị quảng cáo nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của các đơn vị doanh nghiệp rất hiệu quả. Trên đây là cách gửi mail hàng loạt trong Outlook và Mail Merge, hi vọng bài viết này sẽ trở nên thật hữu ích cho công việc của các bạn.

Gặp phải tình trạng Outlook không gửi được Mail có thể là một trở ngại đáng kể trong công việc hàng ngày. Đừng để những khó khăn nhỏ này cản trở tiến trình làm việc của bạn. Hãy cùng khám phá các nguyên nhân chính có thể gây ra tình trạng này cũng như cách để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Nguyên nhân dẫn đến Outlook không gửi được Mail

Dưới đây là một số nguyên nhân chính khiến Outlook không thể gửi Mail:

• Mật khẩu không chính xác (đây là lỗi phổ biến).
• Vấn đề với kết nối mạng.
• ISP chặn hoặc vấn đề với cổng email.
• Thiết lập xác thực SMTP không chính xác.
• Cấu hình kết nối SSL bị lỗi.
• Phiên bản Outlook đã lỗi thời.
• Hạn mức gửi email được đặt quá thấp.
• Dung lượng file đính kèm quá lớn.
• Server gửi mail bị quá tải…
  
  Nguyên nhân gây lỗi Outlook không gửi được Mail

Kiểm tra trước khi sửa lỗi Outlook gửi Mail không đi

Trước khi bắt đầu sửa lỗi, hãy kiểm tra một số yếu tố:

• Hợp tác với nhà cung cấp Hosting để kiểm tra có cổng nào bị chặn không.
• Xác minh địa chỉ email và cập nhật cài đặt máy chủ cho thư.
• Đảm bảo không vượt quá giới hạn gửi email hàng giờ/hàng ngày, còn được biết đến là hạn mức băng thông.
• Kiểm tra xem file gửi có kích cỡ quá lớn (>10 – 20 Mb) hay không.

Cách sửa lỗi Outlook không gửi được Mail

Mật khẩu không hợp lệ

Đôi khi người dùng vô tình đặt lại mật khẩu và sau đó quên mất. Tình huống này khá phổ biến và dễ gây ra khó khăn trong việc gửi và nhận email.

Cách khắc phục: Đối mặt với tình huống này, điều đầu tiên cần làm là kiểm tra lại mật khẩu. Nếu cần thiết, hãy thay đổi mật khẩu để đảm bảo rằng việc gửi và nhận email có thể tiếp tục một cách bình thường.

Lỗi internet

Thỉnh thoảng, máy chủ có thể gặp sự cố – điều này không thường xuyên xảy ra nhưng lại hay gặp trên các máy chủ WHM/cPanel và Plesk.

Cách khắc phục: Khắc phục sự cố này chỉ cần một lần khởi động lại từ bảng điều khiển. Đôi khi, ứng dụng email có thể gặp lỗi kết nối, ví dụ như lỗi từ Thunderbird do tên máy chủ không chính xác. Trong tình huống như vậy, nên kiên nhẫn chờ đợi vài phút rồi thử lại. Nếu sự cố tiếp tục xảy ra, có thể do lỗi DNS.

Xác thực SMTP

Một nguyên nhân khác đáng lưu ý là ISP chặn cổng, điển hình là cổng số 25.

Cách khắc phục: Để kiểm tra xem cổng 25 có bị chặn hay không, người dùng có thể thử kết nối telnet với cổng 25. Nếu cổng 25 bị chặn, cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ internet để giải quyết vấn đề.

Cổng chặn ISP

Đa số máy chủ SMTP yêu cầu tên người dùng và đăng nhập hợp lệ để gửi email. Nếu máy chủ từ chối, có thể SMTP không được bật hoặc không được hỗ trợ.

Cách khắc phục: Đối mặt với tình huống này, người dùng nên kiểm tra và cấu hình chính xác xác thực mật khẩu và bảo mật mạng trên ứng dụng email.

Cài đặt kết nối SSL

SMTPS hoặc SMTP an toàn sẽ yêu cầu sử dụng SSL để bảo vệ kết nối mạng giữa ứng dụng email khách và máy chủ.

Cách khắc phục: Trong MS Outlook, người dùng nên chọn Máy chủ này yêu cầu kết nối an toàn. Đôi khi, máy chủ có thể yêu cầu kết nối qua cổng 465 thay vì cổng 25, cổng này được dành riêng cho kết nối SMTP qua SSL. Nếu cả cổng 25 và cổng 465 gặp vấn đề, hãy thử sử dụng cổng 587 – chuyên dành cho việc gửi thư.

Mail không gửi vào Outlook được nhưng Yahoo/ Gmail thì được

Có thể là do một số vấn đề phát sinh từ phía người gửi, ví dụ như email của họ có thể bị lỗi hoặc đã bị chuyển vào danh sách spam.

Cách khắc phục: Người dùng nên kiểm tra phần spam trong Outlook để xem liệu email có bị chuyển vào đó hay không. Nếu email nằm trong danh sách spam, cần chuyển nó ra khỏi danh sách đó. Nếu không, người dùng có thể yêu cầu người gửi kiểm tra xem email gửi đến bạn có bị trả lại hay không.

Hộp thư quá đầy

Khi hộp thư đã đầy, ứng dụng có thể ngăn chặn việc nhận email mới.

Cách khắc phục: Người dùng cần dọn dẹp hộp thư bằng cách xóa bỏ những email không cần thiết. Hãy thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Trong giao diện Outlook, hãy chọn Tools, sau đó chọn Accounts, tiếp theo là Mail, sau cùng là Properties.
• Bước 2: Trong tab Advanced, người dùng cần bỏ chọn ô Leave a copy of message on server. Việc này giúp giảm lượng email được lưu trữ trên máy chủ.

Bật “On” cho Outlook

Nếu Outlook đang hoạt động ở chế độ Offline, người dùng sẽ không thể kết nối với máy chủ và nhận email mới.

Cách khắc phục: Để chuyển về chế độ Online, hãy chọn Send/Receive trên thanh menu và sau đó tắt chế độ Work Offline.

Sửa tập tin dữ liệu

Các tập tin dữ liệu Outlook, bao gồm .pst và .ost, nếu bị hỏng hoặc không được định dạng đúng, có thể cản trở việc nhận email.

Cách khắc phục: Hãy đảm bảo rằng Outlook đã được đóng lại, sau đó thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Mở Control Panel, tìm đến Mail và chọn Data Files.
• Bước 2: Chọn tập tin dữ liệu người dùng muốn chỉnh sửa và nhấn Open File Location. Nếu tập tin có phần mở rộng là .ost, hãy đổi nó thành .OLD. Còn nếu là .pst thì có thể để nguyên.
• Bước 3: Mở lại Outlook để xem liệu thay đổi đã có hiệu quả hay không. Trong trường hợp cần thiết, người dùng có thể sử dụng công cụ scanpst.exe để sửa chữa tập tin .pst bị hỏng.

Lời kết

Outlook không gửi được Mail sẽ chẳng còn là vấn đề nếu người dùng hiểu rõ về nguyên nhân và cách khắc phục. Nếu doanh nghiệp đang cần thêm sự hỗ trợ hoặc nhận tư vấn về gói