23 Tháng Ba, 2018 Show
Với thời đại công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, thì việc ứng dụng phần mềm vào quản lý doanh nghiệp là điều tất yếu, đó cũng là cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ mô tả chi tiết hơn về cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả này. 1. Phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quảĐể quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì người quản trị doanh nghiệp (chủ doanh nghiệp) cần phải nắm vững một số phương pháp như sau:
Đây là công việc đầu tiên và quan trọng đối với bất kỳ một nhà quản trị nào. Hoạch định chiến lược là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đó. Nếu nhà quản trị hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết như quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm… để làm cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo hướng có lợi cho doanh nghiệp dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có tính đến đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối lớn mọi yếu tố, mọi khía cạnh bên trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài môi trường xã hội, kinh tế thì sẽ giống như có một “kim chỉ nam” thực hiện, như vậy doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu đề ra.
Kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp sẽ được thực hiện có hiệu quả hơn khi người quản trị biết cách phân công, sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban một cách hợp lý nhất. Chính vì vậy, người quản trị cần phải nắm được cụ thể thời gian làm việc, năng lực, trình độ của mỗi nhân viên và khối lượng công việc mà họ đang đảm nhiệm. Có thế, quá trình sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên mới đạt được hiệu quả.
Người quản trị giỏi không phải là người làm hết tất cả mọi việc mà họ phải là người biết phân chia công việc, trao quyền hành cho người khác để điều phối công việc một cách hiệu quả hơn. Chính vì vậy, việc tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên là điều rất cần thiết. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn, hoạt động phân tầng này trở thành một yếu tố quan trọng không thể thiếu để có thể thực hiện công tác quản lý khoa học hơn, đơn giản hơn. Tuy nhiên, để có thể phân tầng và sắp xếp nhân viên hiệu quả, người quản trị cần phải nhận biết được quá trình, năng lực làm việc, năng lực quản lý của từng nhân viên. Những người được phân quyền rộng hơn sẽ là người có nhiều công việc hơn và chức năng của họ đối với doanh nghiệp cũng lớn hơn. Người quản trị của doanh nghiệp sẽ nhận đánh giá, kết quả làm việc và báo cáo từ những người đứng đầu mỗi bộ phận/ phòng ban để có thể kiểm soát hoạt động công việc một cách toàn diện.
Trong hoạt động của doanh nghiệp có nhiều loại dữ liệu, người quản trị cần biết phân chia cụ thể ra từng loại và có cơ chế kiểm soát hợp lý: Quản lý dòng tiền là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản trị, cụ thể là giám đốc tài chính. Dòng tiền là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Quản lý tốt dòng tiền không chỉ đảm bảo việc kinh doanh được thông suốt và thuận lợi mà đó còn là cơ sở để vượt lên các đối thủ khi thời cơ đến. Một số phương pháp giúp quản lý dòng tiền hiệu quả:
Khối lượng hàng hóa tăng hay giảm nhiều khi không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của doanh nghiệp. Hệ thống hàng hóa bán ra nhiều khi phụ thuộc vào cơ chế thị trường, sự đột biến trong nhu cầu khách hàng, giá bán hàng và chất lượng hàng hóa thay đổi. Việc kiểm soát lượng hàng hóa bán ra sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp có thể phân tích được nguyên nhân tăng giảm, đề ra phương án kịp thời để điều tiết, thúc đẩy quá trình bán hàng nếu xu hướng đó là tăng, và thay đổi phương án, xem xét quá trình bán hàng nếu như xu hướng đó là giảm.
Cho dù số dư tiền mặt của doanh nghiệp lớn thì người quản lý cũng nên dành thời gian để kiểm tra các khoản nợ phải thu. Đây có thể là cầu nối giữ các mối quan hệ làm ăn của doanh nghiệp mình với các cơ quan, doanh nghiệp khác. Hoạt động theo dõi các khoản nợ phải thu sẽ giúp cho người quản trị biết được khoản tồn đọng đó đã lâu chưa, số lượng khoản nợ có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mình không và đưa ra phương án giải quyết hợp lý. Theo thống kê khoa học, gần 80% doanh nghiệp phá sản do không kiểm soát được các nguồn nợ phải thu.
Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp quyết định sức mạnh của họ đối với các đối thủ cạnh tranh. Nhưng để tối ưu được sức mạnh đó, nhà quản trị phải kiểm soát được toàn bộ hoạt động tại kho cũng như lượng hàng tồn kho thông qua việc giảm chi phí vận hành, chi phí tồn trữ hàng và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất, lượng hàng tồn kho đối với nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí cho thiết bị máy móc, nhân công, các chi phí khấu hao, phân bổ khác khi thiếu hàng để sản xuất.
Để có thể quản lý doanh nghiệp hiệu quả, người quản trị cần phải biết được một cách cụ thể năng suất làm việc cho từng nhân viên, xem xét họ làm việc có hiệu quả không, thái độ làm việc có tốt không, thời gian làm việc có ổn định và đảm bảo không,… Những yếu tố đó sẽ quyết định trực tiếp đến năng suất, hiệu quả làm việc của cả doanh nghiệp. Việc kiểm soát năng suất và hiệu quả làm việc giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật hay khuyến khích, phát triển tài năng của người lao động, đồng thời có những điều chỉnh phù hợp giúp tăng hiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp. 2. Cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả bằng việc ứng dụng giải pháp phần mềm ERPTừ các phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả ở trên, và với sự phát triển của công nghệ số thì việc ứng dụng giải pháp phần mềm ERP vào việc quản lý doanh nghiệp chính là cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất. Thật vậy, có nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp khi ứng dụng ERP:
3. Phần mềm ERP BRAVO là bí quyết quản trị hiệu quả của nhiều doanh nghiệp lớnỨng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để Doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp Doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Nhưng lựa chọn được đơn vị phần mềm phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu quản lý hiện tại của doanh nghiệp cũng như có thể tích hợp, mở rộng trong tương lai thì không hề đơn giản. Vì vậy, Doanh nghiệp cần phải nghiên cứu, tìm hiểu thật kỹ về giải pháp phần mềm cũng như nhà cung cấp. Và các doanh nghiệp có thể tham khảo về hệ thống giải pháp phần mềm ERP của BRAVO. Phần mềm ERP BRAVO là bí quyết quản trị hiệu quả của nhiều doanh nghiệp lớn, với nhiều lĩnh vực ngành nghề như: Tập đoàn Hòa Phát, Tập đoàn Tân Á Đại Thành, Tổng Công ty Cổ phần Bia Rượu NGK Sài Gòn, Công ty Cổ phần Ô tô Trường Hải, Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên, Công ty Cổ phần Cửa sổ nhựa Châu Âu Eurowindow, Công ty Cổ phần vận tải và xếp dỡ Hải An, Công ty CP Kinh doanh & Phát triển Bình Dương … Sunflower Mục lục bài viết
1 Quản lý doanh nghiệp là gì ?Quản lý doanh nghiệp hay quản lý bất cứ cơ quan tổ chức nào cũng là một quá trình phức tạp và quan trọng ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của tổ chức đó. Có thể hiểu đơn giản Quản lý doanh nghiệp là quá trình làm việc cùng với và thông qua các cá nhân, các nhóm và các nguồn lực khác (thiết bị, vốn, công nghệ) để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp đó. Quản lý doanh nghiệp được thử thách và đánh giá qua việc đạt được các mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau. Quản lý doanh nghiệp – đó là dùng mọi biện pháp để hoạch định, tổ chức – triển khai, kiểm tra – giám sát và điều chỉnh mọi hoạt động của công ty, sử dụng tất cả các nguồn lực hiện có để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn nhất định. Đó có thể là mục tiêu tăng trưởng, đó có thể là mục tiêu lợi nhuận, đó có thể là mục tiêu thương hiệu… 2 Người quản lý doanh nghiệp là gì?Nhiều người thường nghĩ người quản lý doanh nghiệp là người chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên thực tế không phải hoàn toàn như vậy. Theo Khoản 18 điều 4 luật doanh nghiệp 2014 quy định: Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý công ty và người quản lý doanh nghiệp tư nhân, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty. Có nghĩa là, bạn phải phân biệt được người quản lý doanh nghiệp và người đại diện theo phát luật của doanh nghiệp đó là không giống nhau. Trong doanh nghiệp, một số chức danh của người quản lý doanh nghiệp có thể nắm giữ đó là: - Doanh nghiệp tư nhân là chủ doanh nghiệp. - Công ty hợp danh là thành viên hợp danh. Và tất cả các chức danh sau: - Chủ tịch công ty TNHH một thành viên; Chủ tịch hội đồng thành viên công ty TNHH hai thành viêntr ở lên, công ty hợp danh; Chủ tịch hội đồng quản trị công ty cổ phần. - Tổng giám đốc hoặc Giám đốc công ty. - Thành viên hội đồng quản trị, hội đồng thành viên. - Thành viên ban kiểm soát Giám đốc điều hành nếu công ty ghi nhận trong điều lệ việc ngoài Tổng giám đốc/ Giám đốc công ty thì Giám đốc điều hành có chức năng thay mặt công ty ký kết hợp đồng. 3 Quản lý người làm công ăn lươngĐể quản lý được doanh nghiệp thì trước hết chúng ta quản lý chính những người đã và đang làm trong doanh nghiệp đó Theo nguyên lý và thực hành về Luật thương mại và Luật kinh doanh thì chế độ quản lý người làm công ăn lương quy định như sau Chủ doanh nghiệp giao việc kinh doanh, cơ sở kinh doanh cho một người làm công do chủ doanh nghiệp trả lương, hoặc một khoản tiền , công nhất định, hoặc theo một tỷ lệ theo doanh thu hay theo lợi nhuận. Chủ sở hữu của cơ sở chịu trách nhiệm về mọi hành vi của người quản lý người này chỉ là nhân viên thừa hành của người chủ. về nguyên tắc, người quản lý làm công ăn lương theo các quy tắc về người làm công ăn lương đó các quy định sau đây của các điều L781-1 và tiếp theo của Bộ luật lao động: Các Quy định của bộ luật này nhằm vào các người học nghề các công nhân, những người làm công, những người lao động, và được áp dụng cho các loại người lao động kể sau đây: Những người làm việc trong một cơ sở công nghiệp hay thương nghiệp được người chủ doanh nghiệp giao cho làm các dịch vụ hoặc làm các công việc dưới sự điều khiển của khách hàng trong thời gian họ ở nơi đó hay các chi nhánh, hoặc để nhân giữ hộ cho khách hàng quần áo hay đồ vật khác hoặc làm các dịch vụ khác cho khách hàng. Các người mà nghề nghiệp chủ yếu là đứng bán hàng thực phẩm các phịếu có giá trị tài sản, sách báo và ấn phẩm khác vế các loại do một cơ sở công nghiệp hay thương nghiệp giao cho họ độc quyền hay gần như độc quyền làm việc đó,hoặc đứng ra nhận các đơn đặt hàng,hay các đồ vật để gia công chế biến chuyên chở cho một cơ sở công nghiệp hay thương nghiệp khi các người đó làm việc tại nơi được chủ cơ sở thương nghiệp thỏa thuận với các điều kiện và giá cả do người chủ doanh nghiệp quyết định. Tuy nhiên đối với cơ sở công nghiệp hay thương nghiệp lập hàng hóa thực phẩm,vé hay phiếu để bán hay giao cho công việc nhận các đơn đặt hàng, các đồ vật để gia công chế biến hay chuyên chở thì người chủ doanh nghiệp chỉ chịu trách nhiệm về việc áp dụng cho những người làm công nói trên luật lệ lao động theo bộ luật này hếu các điều kiện lao động vệ sinh và an toàn lao động trong cơ sở đó đã do chính người chủ quy định hay đồng ý cho áp dụng. Trong trường hợp ngược lại những người nói trên đây được coi như các giám đốc cơ sở,và các quy định theo các tập I và II của bô luật này chỉ áp dung đối với họ trong phạm vi các quy định nào được áp dụng cho Các chủ cơ sở giám đốc hay quản lý (như là việc đóng cửa các cơ sở áp dụng các điều L 221 -17 và L 221-18 của bộ luật này). Đối với các nhân viên đặt dưới quyền của giám đốc thì giám đốc chỉ chịu trách nhiệm thay cho chủ doanh nghiệp về việc áp dụng các quy định trong các tập I và ll của bộ luật và ấn định các điều kiện làm việc cho các nhân viên. 4 Quy trình quản lý doanh nghiệp
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả, cần thực hiện quy trình quản lý sau: - Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và văn hóa Đây là các yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp phải xác định cho mình được những điều này để làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp sau này. - Xây dựng hệ thống mục tiêu/chiến lược Xây dựng hệ thống mục tiêu, chiến lược giúp doanh nghiệp xác định được con đường mình phải đi. Chỉ khi xác định được rõ những mục tiêu này doanh nghiệp mới đánh giá được hiệu quả hoạt động của mình. - Thiết lập sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc và giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyến khích, khen thưởng nhân viên của mình. - Xây dựng hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn Hầu như các doanh nghiệp đều có nhưng chưa đầy đủ, không cập nhật thường xuyên hoặc tệ hơn là không được đưa vào áp dụng. Việc xây dựng một cách khoa học, chi tiết hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn này làm cho việc vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru hơn và nhờ đó việc quản lý doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn nhiều. - Tích hợp các hệ thống phần mềm Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng doanh nghiệp phần mềm vào quản lý. Quy trình được thực tế hóa trên phần mềm giúp các bộ phận hoạt động theo guồng tốt nhất. Trong đó không thể không kể đến phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, đây là một phần mềm vô cùng hữu ích giúp đơn giản hóa quy trình quản trị của doanh nghiệp. Về chi phí quản lý doanh nghiệp thì Chi phí quản lý doanh nghiệp được định nghĩa là các khoản chi thường có liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, chứ không phải cho bất kỳ hoạt động nào. Như vậy, theo định nghĩa trên, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chi cho cán bộ quản lý. - Chi phí vật tư, dụng cụ, - Chi phí khấu hao tài sản cố định, - Chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi khác bằng tiền mặt. 5 Các yếu tố để quản trị doanh nghiệp hiệu quảĐể quản trị một doanh nghiệp cho hiệu quả thì chúng ta dựa vào các yế tố sau Thứ nhất : Hoạch định chiến lược rõ ràng cụ thể Hoạch định chiến lược là quá trình lãnh đạo xác định những mục tiêu kinh doanh, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó là vạch ra những hoạt động thiết thực, cụ thể để đạt được mục tiêu, sứ mệnh đã đặt ra. Một chiến lược cụ thể, rõ ràng và khoa học sẽ giống như “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Toàn bộ nhân viên, các cấp quản lý sẽ theo dõi và bám sát chiến lược này để thực hiện công việc của mình một cách kỷ luật, chặt chẽ, đảm bảo đạt được mục tiêu chung, sứ mệnh chung cho toàn doanh nghiệp. Thứ hai Tổ chức và phân công công việc cho các bộ phận, nhân viên một cách hợp lý Chiến lược đã vạch ra của doanh nghiệp sẽ được thực hiện hiệu quả khi người lãnh đạo biết cách phân công và sử dụng nhân lực hợp lý. Mỗi nhiệm vụ, chức năng cụ thể sẽ được phân công cho mỗi bộ phận, phòng ban và nhân viên một cách phù hợp, đảm bảo phát huy tối đa năng lực và điểm mạnh của mỗi cá nhân. Muốn vậy, người quản trị phải hiểu rõ và đánh giá một cách đúng đắn trình độ, năng lực của các nhân viên. Một nhà lãnh đạo giỏi không phải là người có thể ôm đồm tất cả mọi việc trong doanh nghiệp, mà là người biết nhìn người, biết trao quyền và giao việc cho đúng người. Những người có năng lực sẽ được trao quyền rộng hơn, đảm nhiệm nhiều công việc hơn và giữ vai trò quan trọng với doanh nghiệp. Tuy nhiên sau khi trao quyền, lãnh đạo cũng cần theo dõi và đánh giá kết quả làm việc, báo cáo của các nhân viên để có thể kiểm soát chặt chẽ hoạt động công việc của họ.Nắm bắt và kiểm soát chặt chẽ các thông tin trong doanh nghiệp Thứ ba Kiểm soát tài chính Quản lý tốt tài chính là cơ sở đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và thông suốt vì tài chính là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Quản lý tài chính hiệu quả còn là tiền đề, cơ sở để đưa ra những quyết định quan trọng, những chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Để kiểm soát tài chính, doanh nghiệp cần tổng hợp và lưu trữ đầy đủ các dữ liệu về: tình hình thu chi, tình hình ngân sách, doanh thu, lợi nhuận, công nợ,….. Có kế hoạch và giám sát dòng tiền chặt chẽ. Lập các báo cáo và thường xuyên theo dõi các báo cáo tài chính để nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp, kịp thời phân tích, đánh giá và đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp. Thứ tư kiểm soát hàng hóa Số lượng hàng hóa tăng hay giảm sẽ phụ thuộc phần lớn vào các yếu tố như: cơ chế thị trường, nhu cầu của khách hàng, chất lượng của hàng hóa và giá bán. Việc kiểm soát chặt chẽ hàng hóa sẽ giúp lãnh đạo quản lý và phân tích được các lý do, nguyên nhân dẫn đến việc hàng hóa tăng hay hàng hóa giảm. Từ đó, đánh giá tình hình và kịp thời đưa ra các phương án điều chỉnh trong sản xuất, bán hàng để kinh doanh có hiệu quả, tránh thua lỗ. Thứ năm Kiểm soát nhân sự Con người luôn là yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự thành công trong mỗi tập thể, tổ chức. Vì vậy, kiểm soát tốt nhân sự cũng là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu nếu muốn quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Kiểm soát tốt nhân sự thể hiện ở việc nắm rõ tình hình biến động nhân sự tại doanh nghiệp, thực hiện tốt các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự, từ quá trình tuyển dụng, tiếp nhận nhân viên cho đến quản lý thông tin nhân viên, hợp đồng nhân viên, lương, thưởng, bảo hiểm cho nhân viên, xây dựng các chương trình đào tạo để phát triển đội ngũ nhân viên lớn mạnh. Thứ sáu Kiểm soát tồn kho Hàng tồn kho sẽ trở thành vấn đề lớn ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nếu như không được quản lý hiệu quả. Việc thiếu hay dư thừa hàng tồn kho đều là gánh nặng cho doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải kiểm soát tối đa lượng hàng trong kho, bao gồm các thông tin liên quan đến: số lượng, mẫu mã, hạn dùng,…. tránh tình trạng phải tiêu hủy hàng tồn kho do quá hạn. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho còn giúp cho lãnh đạo có chính sách nhập hàng phù hợp, tránh tình trạng không có đủ hàng hóa phục vụ nhu cầu khách hàng, hạn chế tồn đọng vốn. Thứ bảy Kiểm soát năng suốt làm việc của người lao động Để biết được doanh nghiệp có đang hoạt động hiệu quả hay không, cấp quản lý cần phải nắm được năng suất làm việc của từng nhân viên trong bộ phận của mình. Nhân viên đó đang thực hiện những công việc gì, hiệu quả công việc ra sao, thái độ làm việc như thế nào, thời gian làm việc có đảm bảo hay không,…. là những thông tin mà người quản lý cần nắm được để đánh giá năng suất làm việc của nhân viên. Việc nắm được năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên còn giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định khen thưởng, khuyến khích hay kỷ luật một cách nghiêm minh, đảm bảo tính công bằng và kích thích tinh thần làm việc của toàn bộ nhân viên. Mọi vướng mắc về các vấn đề pháp lý liên quan đến bài viết , Hãy gọi ngay: 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật hình sự trực tuyến qua tổng đài. Công Ty Luật Minh Khuê xin cảm ơn!! h |
