Bài viết tổng hợp, nhận xét và đưa ra một số kiến nghị với việc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu không có giá trị. Trong thời gian qua, các cơ quan, tổ chức đã ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về vấn đề này. Bài viết tổng hợp, nhận xét và đưa ra một số kiến nghị với việc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức. 1. Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Luật: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011. - Nghị định: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. - Thông tư: Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn thành công trình xây dựng; Thông tư số 20/2009/TT-NHNN ngày 07/9/2009 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng; Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan; Thông tư số 52/2013/TT-BCA ngày 05/11/2013 của Bộ Công an quy định về việc trình, nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành, quản lý văn bản lập Danh mục hồ sơ trong lực lượng công an nhân dân và văn bản quy định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu thu được của Mỹ - Nguỵ; Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính... - Quyết định: Đã có nhiều Bộ, ngành ban hành Quyết định quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu đối với ngành như: Quyết định số 252/NH-QĐ ngày 28/12/1993 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng; Quyết định số 2578/1998/QĐ-GTVT-GĐ ngày 14/10/1998 của Bộ Giao thông vận tải về việc ban hành nội dung danh mục hồ sơ hoàn công công trình giao thông cầu, đường bộ; Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính; Quyết định số 225/QĐ-KBNN ngày 18/4/2007 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Kho bạc Nhà nước tỉnh, huyện; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001:2000; Quyết định số 1538/QĐ-BHXH ngày 22/12/2011 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Quyết định số 768/QĐ-KBNN ngày 22/9/2014 của Kho bạc Nhà nước về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của hệ thống Kho bạc Nhà nước. - Công văn: Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. 2. Nội dung các quy định Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam hiện nay đã đề cập đến rất nhiều nội dung liên quan đến nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ như: - Các khái niệm trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ gồm: Xác định giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu, bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn, bảng thời hạn bảo quản (Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, Thông tư số 09/2011/TT-BNV; Thông tư số 13/2011/TT-BNV); - Các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu (Điều 16 của Luật Lưu trữ). Tài liệu điện tử (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Điều 3); - Xây dựng các văn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu lưu trữ + Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN và Công văn số 283/VTLTNN-NVTW); + Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức áp dụng đối với 14 nhóm hồ sơ, tài liệu (Thông tư số 09/TT-BNV, Điều 3); + Các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các mức thời hạn bảo quản được áp dụng đối với 16 nhóm hồ sơ (Thông tư số 13/2011/TT-BNV, Điều 3, Điều 4); + Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên ngành (Khoản 2 Điều 14 và Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ); - Hội đồng xác định giá trị tài liệu ( Điều 18 Luật Lưu trữ). - Tiêu hủy tài liệu hết giá trị + Tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN); + Với tài liệu điện tử (Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Điều 11). 3. Nhận xét - Ưu điểm: + Về cơ bản, hệ thống văn bản đã quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu tương đối đầy đủ. Nội dung các văn bản đã cập đến khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp và quy định về thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. + Nhiều văn bản quy định thời hạn bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu chuyên ngành được ban hành làm căn cứ để các ngành, các cấp, các cơ quan vận dụng trong thực tế xác định giá trị tài liệu. - Hạn chế: + Các khâu công việc trong nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu chưa được quy định tập trung trong một văn bản một cách đầy đủ, toàn diện. Các nội dung trong nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu hiện được quy định trong nhiều văn bản. Khi thực hiện, các cán bộ phải áp dụng nhiều văn bản khác nhau, gây mất thời gian và không đảm bảo tính khoa học. + Một số nội dung của Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 còn chưa cụ thể. Ví dụ: chưa có tiêu chí cụ thể để phân loại, xác định “vụ việc nghiêm trọng”, “sửa chữa lớn”, “sửa chữa nhỏ”, “theo tuổi thọ thiết bị”… trong các hồ sơ kiểm toán, thanh tra, xây dựng cơ bản. + Đối với tài liệu lưu trữ chuyên ngành: đã có nhiều Bộ, ngành văn bản quy định, hướng dẫn về thời hạn bảo quản tài liệu, tuy nhiên, việc vận dụng tại các cơ quan cũng còn nhiều hạn chế, cụ thể: chưa đồng bộ thành hệ thống từ tài liệu phổ biến đến tài liệu chuyên môn; chưa phản ánh đầy đủ các nhóm hồ sơ, tài liệu; chưa thống nhất và hợp lý về thời hạn bảo quản của một số nhóm; không cụ thể khi quy định các mức thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời; mức độ đầy đủ, chi tiết của các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên ngành còn hạn chế. Do đó, việc áp dụng bảng thời hạn bảo quản trong thực tế xác định giá trị tài liệu còn gặp nhiều khó khăn. + Hiện nay, ngoài Thông tư số 09/2011/TT-BNV và Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng về việc hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng có đề cập đến việc xác định thời hạn bảo quản cho một số công trình xây dựng cơ bản thì chưa có văn bản quy định cụ thể, chi tiết về nghiệp vụ này. Đây cũng là một khó khăn lớn đối với những người làm công tác lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản vì đây là một loại tài liệu mang tính đặc thù cao. 4. Kiến nghị Các cấp có thẩm quyền cần nghiên cứu xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu để áp dụng thống nhất trong toàn ngành; cần tiếp tục nghiên cứu, khảo sát thêm các thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để quy định thời hạn bảo quản cho đầy đủ, phù hợp. Cần có thêm các văn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu lưu trữ chuyên ngành đặc biệt là đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Các cơ quan đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành cần định kỳ rà soát, sửa đổi, bổ sung bảng cho phù hợp với thực tiễn./. Nguyễn Thị Hương (Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu trữ) Theo: https://luutru.gov.vn |
