Việc sử dụng Ma trận quản lý thời gian gồm máy bước

Khi đi làm, chúng ta thường xuyên gặp vấn đề về quản lý thời gian sao cho hiệu quả bởi khối lượng công việc lớn cùng với những deadline gấp gáp. Qua bài viết này, Got It Vietnam muốn giới thiệu tới các bạn ma trận quản lý thời gian Eisenhower – một trong những phương pháp quản lý thời gian khoa học và hiệu quả nhất.

1. Tại sao chúng ta cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt?

Đặc thù công việc của dân CNTT đó chính là áp lực cực lớn đến từ khối lượng lớn công việc trong mỗi dự án cùng với thời gian hoàn thành ngắn. Chưa kể, trong cùng 1 dự án nhiều kỹ sư công nghệ phải kiêm nhiệm những vai trò khác nhau, dẫn đến tình trạng rất dễ bị loạn cũng như bỏ sót deadline.

Hơn nữa, việc kiểm soát thời gian hiệu quả giúp chúng ta phân bổ công việc hợp lý và chính xác hơn, tránh việc “nước đến chân mới nhảy”. Trong bối cảnh xã hội phát triển với nhiều yếu tố gây sao nhãng như hiện nay, việc sở hữu một kỹ năng quản lý thời gian tốt là tối quan trọng đối với mọi ngành nghề, và một nhân viên cũng sẽ được cấp trên đánh giá cao hơn nếu biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.

2. Giới thiệu về ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông nổi tiếng với năng suất làm việc cực kỳ hiệu quả của mình, vừa có thể chỉ huy quân đội trong Thế chiến và vừa dành được thời gian đọc sách cũng như tập thể dục. Eisenhower vẫn sở hữu năng suất làm việc đến khó tin đến cả khi ông đã nghỉ hưu, do đó đã có nhiều người bỏ công nghiên cứu về những bí mật của ông. Trong đó, những nguyên tắc quản lý thời gian của ông được tổng kết lại thành Ma trận Eisenhower – một trong những phương pháp kiểm soát thời gian phổ biến nhất hiện nay.

3. Áp dụng Ma trận Eisenhower như thế nào?

Quy luật Ma trận Eisenhower thực chất rất đơn giản để áp dụng. Đầu tiên, bạn nên ghi ra tất cả những công việc cần phải làm trong 1 dự án, kể cả những việc lắt nhắt nhưng vẫn tốn thời gian trên chỗ làm của bạn. Sau khi bạn đã hoàn thành, bạn có thể chia khối lượng công việc đó thành 4 phần như sau:

• Khẩn cấp và quan trọng: Đây sẽ là những công việc bạn phải đính thân làm, và tập trung cao độ vào đó.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nếu có những công việc rơi vào danh mục này, bạn nên lên kế hoạch để hoàn thiện chúng
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những công việc thuộc danh mục này thì bạn nên giao cho người khác làm và dành thời gian cho những ưu tiên lớn hơn
• Không quan trọng cũng không khẩn cấp: Những công việc thuộc nhóm này thì bạn nên loại bỏ hoàn toàn ra khỏi ngày làm việc của mình và chỉ thực hiện nếu còn thời gian

4. Những lưu ý khi thực hiện ma trận quản lý thời gian

4.1. Tối ưu hoá công việc

Một điều vô cùng quan trọng trước khi bạn bắt tay vẽ ma trận quản lý thời gian đó chính là việc bạn phải tối ưu hoá khối lượng công việc của bạn trước. Hãy dành thời gian sắp xếp và thống kê những công việc phải làm, xem có công việc nào thừa không?

Hãy cố chỉ đưa những việc cần thiết nhất vào Ma trận, còn với những công việc lặp đi lặp lại như check email, hãy chia các khoảng thời gian trong ngày và để trống những chỗ đó cho những việc lặp đi lặp lại

4.2. Phân biệt khẩn cấp và quan trọng

Sau khi đã vẽ ma trận, nhiều người gặp phải một vấn đề khác: Họ không biết nên phân biệt khẩn cấp với quan trọng như thế nào. Hãy nhớ:

• Quan trọng: Là những việc sẽ có ảnh hưởng lớn tới chúng ta hoặc công việc khi chúng ta hoàn thành nó.
• Khẩn cấp: Là những việc chúng ta cần phải thực hiện gấp vì nếu không hoàn thiện đúng lúc thì sẽ gây hậu quả nghiêm trọng.

Nếu phân chia không rõ ràng giữa khẩn cấp và quan trọng, khối lượng công việc bạn phải thực hiện vẫn sẽ như vậy, thậm chí bạn sẽ còn bị rối hơn.

4.3. Định hướng rõ ràng về ý định của bản thân

Nếu bạn chưa chuẩn bị trước tâm thế về mục đích của những công việc bạn thực hiện thì việc chuẩn bị ma trận thời gian cũng vô ích. Bởi bạn cần có định hướng mình sẽ làm công việc này vì mục đích gì đã. Nếu như đó chỉ là những công việc vô nghĩa thì ma trận của Eisenhower cũng không giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn đâu.

Hy vọng qua bài viết vừa rồi của Got It Vietnam, các bạn đã có kiến thức phong phú hơn về ma trận quản lý thời gian, cũng như một vài cách sử dụng và sắp xếp ma trận hiệu quả.