(Last Updated On: 23/03/2022 By Lytuong.net) Show Biên bản là hình thức văn bản ghi lại những sự việc, vụ việc đang diễn ra để làm chứng cứ pháp lý về sau. Biên bản phải được ghi trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ. Biên bản không được ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hình thành ngay khi sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực. 2. Phân loại biên bản
3. Phương pháp ghi biên bản– Ghi biên bản thật đầy đủ và chính xác là công việc không dễ dàng, đặc biệt là ghi biên bản cuộc họp hoặc ghi lời khai của nhân chứng, vì tốc độ nói bao giờ cũng nhanh hơn tốc độ viết. Vì thế, nếu không có một số phương pháp, người ghi biên bản khó thể theo kịp tiến độ của cuộc họp hoặc vụ việc đang diễn ra. – Về nguyên tắc, ghi biên bản là ghi ý. Tuy nhiên, người ghi biên bản cần phân loại khi tiếp nhận các thông tin. Nếu là thông tin để biết thì chỉ cần ý chính; nếu là thông tin để biết và để thực hiện thì phải ghi đầy đủ, không được bỏ sót ý nào, với những thông tin quan trọng cũng vậy. Trường hợp người phát biểu ý kiến yêu cầu ghi nguyên văn thì người ghi biên bản có thể sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp. – Cần tập trung lắng nghe và có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh. Có thể sử dụng các cách biến đổi câu trong tiếng Việt để có thể lựa chọn cấu trúc câu ngắn nhất mà vẫn đảm bảo thông tin được diễn đạt đầy đủ và chính xác. Có thể viết tắt một số từ thông dụng (UBND, TNHH, CP,…) – Chuẩn bị sẵn các mẫu ghi biên bản để khi cuộc họp hoặc vụ việc diễn ra thì có thể ghi chép ngay. 4. Cấu trúc biên bảnCấu trúc biên bản thường gồm 3 phần: – Phần mở đầu + Thời gian, địa điểm lập biên bản; + Thành phần tham dự. – Phần nội dung + Nếu là biên bản hội họp hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi theo tiến trình của cuộc họp, hội nghị, vụ việc đó; + Biên bản vụ việc đã xảy ra thì mô tả lại hiện trường, ghi chép lại lời khai của nhân chứng, đương sự hoặc nhận định của những người có liên quan. – Phần kết thúc: + Ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập biên bản; + Nếu biên bản được thông qua những người tham dự thì phải ghi rõ, hoặc nếu biên bản được lập thành nhiều bản thì cũng phải ghi rõ số bản được lập. + Biên bản phải có chữ ký của cán bộ lập biên bản và chữ ký của chủ tọa (nếu là biên bản hội họp), hoặc tùy theo tính chất của vụ việc, biên bản phải có chữ ký của người đại diện tổ chức vi phạm, chữ ký của người làm chứng và người bị hại (nếu có). 5. Mẫu biên bảna. Mẫu biên bản cuộc họp, hội nghị  b. Mẫu biên bản vụ việc c. Mẫu biên bản về việc giao nhận hàng hóa d. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng Nguồn: dtbd.moha.gov.vn Biên bản cuộc họp là văn bản cần thiết để ghi lại nội dung, diễn biến cuộc họp với mục đích lưu trữ và minh chứng cho các vấn đề được nêu ra và nhất trí trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp là loại văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp. Vai trò của biên bản cuộc họpBiên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Từ những nội dung tại cuộc họp, có thể là yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn. Ở một khía cạnh khác, biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện. Ngoài ra, biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện. Yêu cầu khi viết biên bản cuộc họpCuộc họp có thành công hay không phụ thuộc một phần vào việc ghi biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan. Chình vì vậy, người viết biên bản phải lưu ý một số vấn đề dưới đây: - Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản Không phải ai cũng có khả năng nắm bắt thông tin một cách nhanh nhạy để có thể ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp, chính vì vậy, việc chuẩn bị chu đáo một mẫu biên bản theo quy định và yêu cầu của đơn vị là cần thiết. Dù là cuộc họp nào thì biên bản cũng nhất thiết phải có một số nội dung cơ bản: + Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp; + Thành phần tham gia + Nội dung cuộc họp + Kết luận cuộc họp. - Ghi nhanh và đầy đủ Người ghi biên bản phải là người có tốc độ tốc ký nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Hơn hết, nên chuẩn bị sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm. Luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu. - Nội dung biên bản phải có trọng tâm Bên cạnh việc ghi chép một cách đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp, tránh trình bày dài dòng, lan man những nội dung không cần thiết. - Thông tin chính xác Biên bản mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp, chính vì vậy, để đảm bảo khách quan, độ trung thực, người ghi không thêm bớt, bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp. Đồng thời, để có độ tin cậy cao, biên bản phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm. Mẫu Biên bản cuộc họphttps://cdn.luatvietnam.vn/uploaded/Others/2020/11/23/Mau_Bien_ban_cuoc_hop_0504164828_2311152014.doc
Về việc (1)………………..……….. Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm ….. Tại (2)…………………………………………………………………………….. Diễn ra cuộc họp với nội dung (3)…………………………………………….. I. Thành phần tham dự: 1. Chủ trì (4): Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..……………… 2. Thư ký (5): Ông/Bà ………………………… Chức vụ: …………………… 3. Thành phần khác (6): …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………….... II. Nội dung cuộc họp: (7) …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… III. Biểu quyết (nếu có): - Tổng số phiếu: …………. Phiếu - Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… % - Số phiếu không tán thành: ………... phiếu, chiếm …… % IV. Kết luận cuộc họp (8): …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản. Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký./.
Hướng dẫn ghi Biên bản cuộc họp(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp Ví dụ: Bình xét thi đua khen thưởng năm 2018, Giao ban tháng 3/2019,… (2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp. (4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề. (5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp. (6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp. (7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…) (8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định. Trên đây là Mẫu Biên bản cuộc họp có thể dùng trong mọi trường hợp cũng như những lưu ý và cách ghi chuẩn nhất. Ngoài ra, LuatVietnam cũng cung cấp thêm các biểu mẫu khác hữu ích trong quá trình làm việc, người dùng có thể tham khảo tại đây. |
