Trong cuộc họp thường sử dụng văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Văn bản đó được gọi là biên bản cuộc họp. Show Thư ký trong cuộc họp tức là người ghi văn bản sẽ phải có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và số người vắng mặt tại cuộc họp, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp. Về vai trò, biên bản cuộc họp sẽ dùng để ghi chép những sự việc đã và đang xảy ra tại cuộc họp, do vậy, biên bản cuộc họp được xem là một loại tài liệu không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ để chứng minh các sự kiện thực tế đã và đang xảy ra. Dựa vào biên bản cuộc họp, mội người có thể một lần nữa xem lại được những yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,... Từ đó có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất có thể. Trường hợp các cá nhân tham gia cuộc họp khi ký tên vào biên bản cuộc họp tức là đã xác nhận các cam kết trong việc thực hiện các công việc. Biên bản cuộc họp lúc này đóng vai trò như một lời nhắc nhở các cá nhân tham gia thực hiện công việc của mình. Đồng thời, biên bản cuộc họp còn đóng vai trò giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.  Mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh năm 2023? Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp và những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp? (Hình từ Internet) Những yêu cầu cần có khi viết biên bản cuộc họp?(1) Chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp Việc chu đáo chuẩn bị sẵn một mẫu biên bản cuộc họp theo yêu cầu và quy định là một trong số những việc cần thiết. Không phải ai cũng có khả năng lắng nghe, nắm bắt và hiểu kịp mọi thông tin trong cuộc họp đang diễn ra. Do vậy, việc chuẩn bị một biên bản cuộc họp và ghi chép nhanh chóng nội dung cuộc họp là một điều cần thiết Một biên bản cuộc họp cần đáp ứng những nội dung sau: + Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp; + Thành phần tham gia + Nội dung cuộc họp + Kết luận cuộc họp. (2) Ghi nhanh và ghi đủ Người ghi biên bản cuộc họp thường phải là một người có tốc độ ghi nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng. Do đó, người ghi biên bản cuộc họp cần phải chuẩn bị sẵn sổ ghi chép hoặc máy tính để có thể lưu lại các thông tin trong trường hợp không thể sử dụng máy ghi âm. Người ghi biên bản cuộc họp phải luôn đảm bảo nội dung biên bản có được những thông tin quan trọng và đúng yêu cầu. (3) Nội dung biên bản phải có trọng tâm Một biên bản cuộc họp cần phải có trọng tâm để người những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, tránh trình bày dài dòng, lan man những vấn đề không cần thiết. (4) Thông tin trong biên bản cuộc họp phải chính xác Một biên bản cuộc họp cần phải được đảm bảo sự khách quan, độ trung thực. Người ghi biên bản cuộc họp không được ghi thêm, ghi bớt, không được bình luận vào các ý kiến trong cuộc họp. Biên bản cuộc họp cần phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm. Bố cục của một biên bản cuộc hợp thường là như thế nào?Một biên bản cuộc hợp thường thường có bố cục bao gồm các phần sau: + Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản + Thời gian lập biên bản + Thành phần tham dự cuộc họp + Diễn biến chính của buổi họp + Kết thúc họp: Lý do, thời gian, những nội dung đã chốt… + Thủ tục ký xác nhận. Giới thiệu mẫu biên bản cuộc họp mới nhất năm 2023?Tải Mẫu biên bản cuộc họp mới nhất năm 2023: Tại đây. Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp chính xác?Một biên bản cuộc họp dù không có quy định cụ thể, song cần phải tuân thủ những điều kiện và quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Cách ghi biên bản cuộc họp cụ thể như sau: (1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp (2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp. (4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quết vấn đề. (5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp. (6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp. (7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…) (8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định. |
