Cách tạo thiện cảm khi giao tiếp nơi công sở

Bạn có biết, việc kết bạn với đồng nghiệp luôn là một bài test khó nhằn cho kỹ năng giao tiếp nơi công sở. Bạn đã bao giờ gặp khó khăn khi cố gắng hòa nhập với mọi người trong văn phòng chưa? Nếu có, hãy tìm hiểu ngay những cách giúp bạn dễ dàng kết thân với cộng sự dưới đây.

Luôn chào hỏi 

Điều đầu tiên và rất quan trọng trong kỹ năng giao tiếp nơi công sở đó chính là luôn chào hỏi. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn gửi lời chào buổi sáng hoặc tạm biệt với mỗi người mà bạn gặp trong văn phòng. 

Dù đó là khi trong nhà bếp, trước cuộc họp, khi đang lấy nước, pha cafe hoặc trong thang máy, đừng bao giờ tiết kiệm lời chào của mình. Lời chào là một cách đơn giản để trở nên thân thiện. Vì vậy, khi đi ngang một ai đó, đừng cúi đầu xuống mà hãy mỉm cười và chào họ.

Bạn có thể tiếp nối cuộc trò chuyện nếu có thời gian. Hỏi họ về tình trạng công việc, các kế hoạch cuối tuần của họ, hoặc bất cứ điều gì. Những cuộc nói chuyện nhỏ không chỉ giúp bạn có được khoảng thời gian thư giãn ngắn trong giờ làm việc mà còn có thể kết nối bạn với mọi người.

Đọc thêm: 8 Ngôn Ngữ Cơ Thể Trong Giao Tiếp Bạn Cần Học Ngay

Kết bạn trên mạng xã hội

Kết bạn với đồng nghiệp trên mạng xã hội cũng là một điều bạn nên làm. Một trong những bước đầu tiên để kết bạn là tìm hiểu về đối phương. Các mạng xã hội như Facebook hay Instagram có thể cho phép bạn dễ dàng làm điều này.

Sau khi đã kết nối, đừng ngại đưa ra nhận xét hoặc để lại một like yêu thích cho những hình ảnh hay story họ đăng lên. Chúng có thể là chủ đề cho bạn bắt chuyện với đồng nghiệp đó tại văn phòng vào ngày hôm sau.

Mạng xã hội cũng cải thiện kỹ năng giao tiếp nơi công sở của bạn bằng cách giúp bạn tìm ra những điểm chung giữa bạn và đồng nghiệp. Chúng giúp bạn biết về sở thích và đam mê của họ, ví dụ như một môn thể thao hoặc một ca sĩ, nhóm nhạc mà họ quan tâm. 

Khi bạn biết phải nói chuyện với ai đó về điều gì, cuộc trò chuyện sẽ tự nhiên hơn và dẫn tới mối quan hệ bền chặt hơn. 

Đọc thêm: Cách thích nghi với môi trường làm việc mới

Ăn trưa cùng nhau

Có thể bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi ăn trưa một mình tại bàn làm việc, nhưng đó không phải là một thói quen tốt để nâng cao kỹ năng giao tiếp nơi công sở.

Ăn trưa cùng đồng nghiệp tại khu bếp chung của công ty là một trong những cách nhanh nhất để làm quen với đồng nghiệp ở mức độ cá nhân hơn. Trò chuyện trong bữa ăn trưa thường liên quan đến những chủ đề ngoài công việc. Đó sẽ là cơ hội hoàn hảo để gắn kết với những người bạn làm việc cùng. 

Đọc thêm: Sử dụng Elevator Pitch trong giao tiếp hiệu quả

Chia sẻ đồ ăn nhẹ

Kỹ năng giao tiếp nơi công sở của bạn sẽ được đánh giá cao khi bạn chia sẻ đồ ăn nhẹ của mình với những đồng nghiệp ngồi xung quanh. Và sẽ còn hiệu quả hơn nếu đó là đồ do bạn tự chuẩn bị ở nhà.

Mọi người có thể sẽ quan tâm tới công thức nấu ăn của bạn, từ đó tạo ra những cuộc trò chuyện xung quanh chủ đề đó. Nó cũng giúp bạn xây dựng được ấn tượng tốt và thiện cảm với cộng sự.

Luôn sẵn sàng giúp đỡ

Một trong những điều quan trọng cần lưu ý trong kỹ năng giao tiếp nơi công sở là đừng dễ dàng từ chối mọi yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp.

Dù rằng nó nằm ngoài trách nhiệm công việc của bạn, nếu bạn có thời gian cho việc đó, hãy giúp đỡ đồng nghiệp của bạn trước một yêu cầu nào đó của họ. 

Nó có thể liên quan đến công việc hoặc không, nhưng việc hỗ trợ họ làm một việc gì đó khi họ không thể sẽ giúp bạn được đánh giá cao về khả năng hòa nhập và tư duy làm việc nhóm.

Đọc thêm: Cách xây dựng văn hóa công sở

Đừng quá suồng sã

Xây dựng tình bạn cần có thời gian và kết bạn tại nơi làm việc cũng không ngoại lệ. Bạn không cần thiết phải vội vàng thân thiết với một ai đó khi chưa tìm hiểu kỹ về họ cũng như cho họ thời gian để biết về bạn.

Đừng cố gắng hỏi về những thông tin cá nhân của đồng nghiệp khi chỉ mới gặp mặt và làm việc với họ một vài lần. Bạn cũng không nên đi quá xa với những trò đùa. Hãy bắt đầu những mối quan hệ nơi công sở một cách thận trọng và lịch sự. 

Sự vội vã kết thân có thể sẽ trở thành giao tiếp không hiệu quả, khiến mọi người cảm thấy kỳ quặc và không tự nhiên khi giao tiếp với bạn. Điều này nhiều khả năng sẽ đẩy mọi người ra xa, thay vì kết bạn thực sự.

Tác Giả

Tạo thiện cảm trong giao tiếp, nhất là lúc sơ giao, là điều không phải ai cũng dễ dàng làm được. Nhỏ thôi, có khi đó là quần áo bạn mặc, hay là một là nụ cười, …nhưng bạn có thể nhận được bao điều tốt đẹp, hoặc có thể mất cả một hợp đồng làm ăn!

Bạn có luôn chuẩn bị chu đáo trước khi gặp ai đó? Bạn có để ý đến trang phục, trang sức hay nước hoa của mình? “Trang phục là thông điệp không lời, cách bạn mặc cũng là cách để bạn chuyển tải thông tin”, hoa hậu Ngọc Khánh chia sẻ. Quả thật, một bộ trang phục có giá trị không hẳn lúc nào cũng thích hợp và tôn lên bạn là ai!

Đến một buổi xin việc trong vị trí tuyển dụng là nhân viên văn phòng, bạn lại mặc quần jeans đánh bạc, áo pull; hay đến gặp đối tác là một chuyên gia thời trang trong một quán cà phê trẻ trung, bạn lại “kín cổng cao tường” trong bộ sơ mi tuềnh toàng và cổ điển…, thì có thể bạn đã mất điểm từ cái nhìn đầu tiên của những người mà bạn sắp giao tiếp. Hay trang sức quá cồng kềnh, hoặc không hợp tuổi? Nước hoa thì quá nặng mùi, mà bạn không biết chắc người gặp mình có bị chứng dị ứng với những loại mùi hương hay không!…

Một “nghệ thuật” rất quan trọng để đem đến thiện cảm trong giao tiếp chính là ngôn ngữ của bạn. Câu nói của ông bà ta “Chim khôn hót tiếng rảnh rang/ Người khôn nói tiếng dịu dàng dễ nghe”… xem chừng không bao giờ sai. Một giọng nói nhẹ nhàng, thanh tao; lên giọng, xuống giọng đúng lúc sẽ luôn dễ dàng đi vào lòng người hơn đó là những nói oang oang một cách không ý thức.

Một cán bộ nhân sự ngân hàng Vietcombank bộc bạch : “Tôi rất bức xúc khi thấy không ít bạn SV thực tập, hoặc SV mới ra trường, dù đã được huấn luyện trước, nhưng hình như không có ý thức mở một nụ cười và lời chào thân thiện khi gặp những đồng nghiệp đi trước trong cơ quan.

Tôi nghĩ nhà trường phổ thông hoặc giảng đường ĐH cần có hình thức giáo dục những kỹ năng sống này cho các bạn trẻ ấy, bởi đó là những điều quan trọng trong cuộc sống và làm người khác có thể yêu hay ghét bạn dù chưa nói với nhau lời nào”…

Để ghi điểm, bạn còn phải ghi nhớ những chuyện tưởng chừng như nhỏ mà không nhỏ : tên gọi của người đang trò chuyện với bạn. Lần sau khi gặp lại, bạn có thể quên nhưng hãy khéo léo xin lỗi họ là bạn quên, thay vì gọi họ bằng những danh xưng “cô ấy ơi”, “chị ấy ơi”… trong khi tuổi tác và vai vế của bạn không cho phép.

Ngoài ra, nếu ghi nhớ về sở thích của họ thì càng tốt cho bạn, sẽ giúp bạn dễ chiếm cảm tình của họ hơn. Và cả lời khen, bạn có “tiết kiệm” lời khen không? Một lời khen cho vợ, cho chồng, cho con và rộng hơn đó là đồng nghiệp… – bạn có thường xuyên gửi đến họ đúng cách, đúng lúc, hay bạn cho đó là chuyện không quan trọng.

Lắng nghe cũng là một nghệ thuật, từ ánh mắt đến tư thế của bạn. Bạn hãy tập cho mình một cách lắng nghe đúng mực, đôi mắt không quá “dán sát” vào người đang nói, hoặc lại không có sự tập trung; những cái gật đầu nhè nhẹ khi đang nghe người khác nói cũng sẽ giúp mọi người đánh giá cao bạn. Quan trọng, bạn cũng nên ghi nhớ : Nói thật ít và lắng nghe thật nhiều…

Giao tiếp là một hoạt động mà bạn phải đối mặt thường xuyên, mọi lúc, mọi nơi, từ đơn giản đến phức tạp, từ với một người đến đám đông. Để hoàn thiện, bạn cần cả một quá trình và đôi lúc cần được học bài bản. Bởi có được sự thiện cảm trong giao tiếp, bạn sẽ dễ dàng thực hiện được nhiều điều bạn mong muốn…

Hòa đồng và tạo thiện cảm ngay lần đầu gặp mặt

Liệu bạn đã bao giờ tiếp xúc với một người xa lạ, và chỉ một thoáng sau bạn đã tự nhủ “Người này với mình có những ý nghĩ thật giống nhau!” Hẳn có chung một “tần sóng”. Đó là cảm giác thật lạ lùng, gần như là một tình yêu sét đánh.

Cách để trở nên thân thuộc

Những người yêu nhau gọi đó là “sét đánh”. Những người bạn mới thì nói đó là “tương phùng”. Nó giống như một cảm giác thật kì diệu, cảm giác bỗng nhiên thấy nồng ấm, gần gũi, gắn bó lạ lùng như thế “Chúng ta đã từng là những người bạn của nhau”.

Để có thể bước ngay vào “tần sóng” của một ai đó không hề khó. Ngôn ngữ là cách giúp bạn nhanh chóng nhận được sự tương hợp với bất kì ai mà bạn gặp. Nếu bạn đứng trên một đỉnh núi và hô to “xin chào”, tiếng vang sẽ vọng lại. Tôi gọi đó là thủ thuật “tiếng vọng” bởi vì giống như tiếng vọng trên núi, bạn sẽ gợi lại cho đối tượng giao tiếp của mình chính xác những từ mà họ đã dùng.

Kiểu ngôn ngữ chỉ ra rằng “chúng ta có cùng tần số”

Khi bạn muốn cho ai cảm giác là bạn và họ giống nhau, hãy sử dụng ngôn ngữ của họ chứ không phải ngôn ngữ của bạn. Giả sử bạn đang bán xe hơi cho một người mẹ trẻ mà theo cô ấy, vấn đề cô quan tâm nhất là an toàn vì cô có một đứa con nhỏ mới chập chững tập đi. Khi giải thích về các đặc tính an toàn của xe hơi, hãy sử dụng từ cô ấy dùng. Đừng sử dụng bất kì từ nào bạn vẫn dùng để tả trẻ con. Đừng nói “cái khóa bảo vệ trẻ em” mà bạn vẫn thường sử dụng trong bán hàng, thậm chí bạn có thể gọi đó là “khóa bảo vệ trẻ chập chững tập đi”. Khi người mẹ nghe thấy từ “trẻ chập chững tập đi” từ bạn, cô ấy sẽ có cảm giác bạn như một người thân bởi vì đó là từ mà những người thân vẫn thường dùng để gọi đứa con yêu của cô ấy. Nếu như khách hàng của bạn nói “đứa trẻ” hay “con nhỏ” thì tốt nhất hãy lặp lại từ họ đã sử dụng.

Trong các bữa tiệc

Một bữa tiệc thường tập hợp nhiều kiểu người khác nhau. Người đầu tiên bạn nói chuyện là một luật sư, người luôn nói với bạn rằng “nghề nghiệp” của cô ấy thường không được coi trọng. Đến lượt bạn nói, hãy dùng lại từ “Nghề nghiệp”. Nếu bạn dùng từ “công việc”, nó sẽ tạo ra một rào cản vô hình giữa bạn và người đối thoại đó.

Người tiếp theo bạn gặp là một công nhân xây dựng và anh ấy bắt đầu cuộc trò chuyện bằng cách nói về “công việc” của mình. Bạn sẽ gặp phiền toái nếu nói “trong nghề nghiệp của tôi…”. Anh ấy sẽ nghĩ bạn là người kiêu căng, khoe mẽ.

Nếu như bạn chú ý nghie, bạn sẽ thấy sự tinh tế trong ngôn ngữ vốn thật lạ lẫm với bạn trước đây. Liệu bạn có tin rằng sử dụng sai từ đồng nghĩa cho một từ dường như không hề phức tạp như từ “có” sẽ khiến cho người khác nghĩ bạn chẳng hiểu gì về thế giới của họ không? Ví dụ như, người yêu loài mèo thích nói về việc “có” những con mèo. Nhưng người nuôi ngựa sẽ nói là “sở hữu” những con ngựa. Điều này không phải là cái gì đó lớn lao. Nhưng nếu abnj dùng sai từ, đối tượng giao tiếp sẽ ngay lập tức khẳng định một kẻ ngoại lai trong lĩnh vực của họ.

“Tiếng vọng” trong nghề nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, khách hàng luôn hi vọng người bán là người am hiểu lĩnh vực đó chứ không đơn thuần chỉ là một người bán. Họ luôn cảm thấy bạn không hề biết chút gì về ngành nghề của họ nếu bạn không nói được ngôn ngữ chuyên ngành mà họ vẫn thường dùng.

Tôi có một người bạn tên là Penny, đó là người bán đồ nội thất văn phòng. Những người trong ngành in ấn xuất bản, quảng cáo, truyền hình và một số luật sư là những khách hàng của cô ấy. Mặt hàng mà Penny bán là “đồ nội thất văn phòng”. Tuy nhiên, cô ấy nói với tôi là, nếu cô ấy sử dụng từ “văn phòng” đối với tất cả các khách hàng của mình, thì họ sẽ khẳng định rằng cô ấy chẳng biết tí gì về nghề của họ. Cô ấy nói rằng khách hàng là nhân viên làm trong ngành quảng cáo sẽ luôn nói về “công ty” quảng cáo của anh ta. Khách hàng là một người làm trong ngành xuất bản thì gọi đó là “nhà xuất bản”. Luật sư sẽ luôn nói về đồ đạc dùng cho “văn phòng” của anh ấy, và khách hàng là một người làm cho đài phát thanh sẽ sử dụng từ “nhà đài” thay cho từ “văn phòng”. Penny nói rằng “Đó chính là lĩnh vực họ đang hoạt động và họ luôn gọi tên văn phòng của mình theo một ngôn ngữ riêng. Nếu tôi muốn bán được hàng, tốt nhất tôi nên sử dụng đường thuật ngữ của họ.”

Thành công nhờ giao tiếp

Ngày nay mọi loại hình công việc đều đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Đây là một kỹ năng rất quan trọng bên cạnh yếu tố chuyên môn bởi nó giúp bạn trở thành một nhân viên hoàn hảo và có nhiều cơ hội thăng tiến.

Do đó hãy không ngừng cải thiện và vun đắp kỹ năng giao tiếp nơi công sở để gặt hái thành công.

Sắp xếp suy nghĩ trước khi nói

Nếu không có tổ chức, bạn sẽ nói ngay những điều mình nghĩ một cách rời rạc, thiếu logic, thậm chí lỡ lời, nói cả điều không nên nói. Để tránh tình huống đó, hãy cố gắng sắp xếp suy nghĩ của mình theo trình tự trước khi nói.

Nếu tham gia một cuộc đối thoại liên tục, bạn nên nói với tốc độ chậm (nhưng không quá chậm chạp, ngắt quãng dài) để có thời gian suy nghĩ và phản ứng một cách thích hợp.

Lắng nghe mọi người xung quanh

Hãy để ý những người xung quanh bạn và xác định ai là người giao tiếp tốt, ai là người không khéo léo trong ăn nói. Từ thực tế của họ, bạn có thể rút ra kinh nghiệm cho bản thân : học hỏi ưu điểm của người giao tiếp tốt và tránh sai lầm của người không khéo léo.

Tuy nhiên, bạn không nên copy y nguyên cách nói chuyện của người khác. Hãy tự tạo cho mình một phong cách tự tin, riêng biệt để ai cũng có thể nhận thấy đó chính là bạn.

Không phản ứng lại ngay lập tức

Cũng như lời khuyên đầu tiên, bạn nên dành khoảng 10 – 15 giây để hình thành suy nghĩ của mình thay vì phản ứng lại ngay tức khắc trước một câu hỏi hay lời đề nghị.

Đọc nhiều

Đây là điều rất cần thiết bởi nó là nguồn kiến thức của bạn và khi có kiến thức bạn sẽ có cơ sở để giao tiếp tự tin và hiệu quả hơn. Do đó, hãy tích cực đọc những bài báo hay, câu chuyện ý nghĩa cả trong và ngoài lĩnh vực của bạn. Nhờ đó, bạn cũng có thể đa dạng hóa chủ đề cho các cuộc nói chuyện với đồng nghiệp và sếp ngoài công việc.

Xây dựng tự tin

Phải tự tin bạn mới có thể phát biểu trước đám đông và mạnh dạn chia sẻ ý kiến của mình. Và để xây dựng sự tự tin, bạn phải không ngừng bồi dưỡng kiến thức cho bản thân.

Thể hiện ngôn ngữ cử chỉ hợp lý

Bạn đã hội tụ những điều trên nhưng vẫn còn một yếu tố không thể thiếu để giao tiếp thành công : ngôn ngữ cử chỉ. Ngôn ngữ cử chỉ phải song song và phù hợp với lời nói của bạn. Vai thẳng và nghiêm chứng tỏ bạn đã sẵn sàng cho cuộc nói chuyện. Lưu ý ở công sở, bạn không thể nói chuyện với sếp và đồng nghiệp trong tư thế thoải mái như ở nhà.

Một con người xứ Quảng Ngãi. Hiện tại đang sinh sống và làm việc tại Buôn Ma Thuột , Đắk Lắk. Là Co-founder của CoPaVn, website chuyên chia sẽ kiến thức về marketing online, thiết kế website , Google ads, Facebook ads, Zalo ads, SEO website.