Chủ đề này mô tả các kỹ thuật bạn có thể sử dụng để sửa đổi báo cáo truy nhập hiện có. Access cung cấp hai dạng xem mà bạn có thể sử dụng để thực hiện thay đổi cho báo cáo của bạn: dạng xem bố trí và dạng xem thiết kế. Lựa chọn dạng xem của bạn để sử dụng tùy thuộc vào nhiệm vụ cụ thể mà bạn đang cố gắng thực hiện. Có thể bạn sẽ kết thúc bằng cả dạng xem để thực hiện các thay đổi của mình. Bạn muốn làm gì?
Dạng xem bố trí hiểuDạng xem bố trí là dạng xem trực quan nhất để sử dụng để sửa đổi báo cáo và có thể được dùng cho gần như tất cả những thay đổi mà bạn muốn thực hiện cho báo cáo trong Access. Trong dạng xem bố trí, báo cáo đang thực sự đang chạy, vì vậy bạn có thể xem dữ liệu của mình khi in sẽ xuất hiện khi in. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thực hiện thay đổi đối với thiết kế báo cáo ở dạng xem này. Vì bạn có thể thấy dữ liệu trong khi bạn đang sửa đổi báo cáo, đó là dạng xem rất hữu ích cho việc đặt độ rộng cột, thêm mức gộp nhóm, hoặc thực hiện hầu như bất kỳ tác vụ nào khác có ảnh hưởng đến diện mạo và dễ đọc của báo cáo. Minh họa sau đây Hiển thị báo cáo sổ điện thoại của khách hàng trong dạng xem bố trí.  Báo cáo bạn thấy trong dạng xem bố trí sẽ không trông giống hệt như báo cáo được in. Ví dụ, không có dấu ngắt trang ở dạng xem bố trí. Ngoài ra, nếu bạn đã sử dụng thiết lập trang để định dạng báo cáo của mình với các cột, các cột sẽ không được hiển thị trong dạng xem bố trí. Tuy nhiên, dạng xem bố trí cung cấp cho bạn một xấp xỉ rất đóng của báo cáo in. Nếu bạn muốn xem báo cáo sẽ trông như thế nào khi in, hãy sử dụng xem trước khi in. Không thể thực hiện một số tác vụ trong dạng xem bố trí và yêu cầu bạn chuyển sang dạng xem thiết kế. Trong một số trường hợp, Access sẽ hiển thị một thông báo cho bạn biết rằng bạn phải chuyển sang dạng xem thiết kế để thực hiện một thay đổi cụ thể. Hiểu về dạng xem thiết kếDạng xem thiết kế cung cấp cho bạn dạng xem chi tiết hơn về cấu trúc báo cáo của mình. Bạn có thể thấy các dải đầu trang và chân trang cho báo cáo, trang và nhóm. Báo cáo không thực sự chạy trong dạng xem thiết kế, vì vậy bạn không thể nhìn thấy dữ liệu cơ sở khi đang làm việc; Tuy nhiên, có một số tác vụ nhất định mà bạn có thể thực hiện dễ dàng hơn trong dạng xem thiết kế hơn trong dạng xem bố trí. Bạn có thể: - Thêm nhiều điều khiển vào báo cáo của bạn, chẳng hạn như nhãn, hình ảnh, đường và hình chữ nhật.
- Chỉnh sửa nguồn điều khiển hộp văn bản trong chính các hộp văn bản, mà không cần sử dụng bảng thuộc tính.
- Thay đổi các thuộc tính nhất định không sẵn dùng trong dạng xem bố trí.
Minh họa sau đây Hiển thị báo cáo sổ điện thoại của khách hàng trong dạng xem thiết kế. Chuyển đổi giữa các dạng xemAccess cung cấp nhiều phương pháp để chuyển đổi giữa các dạng xem. Nếu báo cáo đã mở, bạn có thể chuyển sang dạng xem khác bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau: - Bấm chuột phải vào báo cáo trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm vào dạng xem bạn muốn trên menu lối tắt.
- Bấm chuột phải vào tab Tài liệu của báo cáo hoặc thanh tiêu đề, rồi bấm vào dạng xem bạn muốn trên menu lối tắt.
- Trên tab trang đầu, trong nhóm xem , bấm vào nút xem để chuyển đổi giữa các dạng xem sẵn có. Ngoài ra, bạn có thể bấm vào mũi tên bên dưới dạng xem, rồi chọn một trong các dạng xem có sẵn từ menu.
- Bấm chuột phải vào một vùng trống của báo cáo, rồi bấm vào dạng xem bạn muốn. Nếu báo cáo được mở trong dạng xem thiết kế, bạn phải bấm chuột phải vào bên ngoài lưới thiết kế.
- Bấm vào một trong các biểu tượng dạng xem nhỏ trên thanh trạng thái Access.
Nếu báo cáo không mở ra, hãy bấm đúp vào báo cáo trong ngăn dẫn hướng để mở nó trong dạng xem báo cáo. Để mở báo cáo ở dạng xem khác, hãy bấm chuột phải vào báo cáo trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm vào dạng xem bạn muốn trên menu lối tắt. Lưu ý: Nếu bạn đang sửa đổi báo cáo bạn đã sử dụng thiết lập trang để tạo nhiều cột (ví dụ: báo cáo nhãn gửi thư), bạn chỉ có thể xem các cột trong xem trước khi in. Khi bạn xem báo cáo trong dạng xem báo cáo hoặc dạng xem bố trí, Access sẽ hiển thị dữ liệu trong một cột duy nhất. Sửa đổi báo cáo của bạn trong dạng xem bố tríPhần này mô tả một số sửa đổi báo cáo phổ biến mà bạn có thể thực hiện trong dạng xem bố trí. Thay đổi độ rộng của cột hoặc trường trong dạng xem bố trí
- Bấm vào một mục trong cột mà bạn muốn điều chỉnh.
Viền được vẽ xung quanh mục để cho biết trường đó được chọn.
- Kéo cạnh phải hoặc trái của viền cho đến khi cột là chiều rộng bạn muốn.
Thay đổi chiều cao của hàng hoặc trường trong dạng xem bố trí
- Bấm vào một mục trong hàng mà bạn muốn điều chỉnh.
Viền được vẽ xung quanh mục để cho biết trường đó được chọn.
- Kéo mép trên cùng hoặc dưới cùng của đường viền cho đến khi hàng có chiều cao bạn muốn.
Thêm một trường trong dạng xem bố trí
- Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.
Danh sách các trường sẵn có được hiển thị. Nếu có các trường sẵn dùng trong các bảng khác, chúng sẽ được hiển thị bên dưới các trường có sẵn trong các bảng khác:.
- Kéo một trường từ danh sách trường vào báo cáo. Khi bạn di chuyển trường này, khu vực được tô sáng sẽ cho biết nơi trường sẽ được đặt khi bạn nhả nút chuột.
Lưu ý: Để thêm nhiều trường cùng một lúc, hãy nhấn giữ phím CTRL và bấm vào từng trường trong danh sách trường mà bạn muốn. Sau đó, hãy phát hành phím CTRL và kéo các trường vào báo cáo. Các trường sẽ được đặt liền kề với nhau.
Hiểu rõ các bố trí điều khiểnCác bố trí điều khiển là các hướng dẫn căn chỉnh các điều khiển theo chiều ngang và chiều dọc để cho báo cáo của bạn xuất hiện đồng nhất. Bạn có thể nghĩ đến một bố trí điều khiển dưới dạng bảng, trong đó mỗi ô của bảng có chứa điều khiển. Các quy trình sau đây cho bạn biết cách thêm, loại bỏ hoặc sắp xếp lại các điều khiển trong bố trí điều khiển. Các bố trí điều khiển có hai kiểu: bảng và xếp chồng. - Trong bố trí điều khiển bảng, các điều khiển được sắp xếp trong các hàng và cột giống như một bảng tính, với các nhãn ở trên cùng. Các bố trí điều khiển bảng luôn có khoảng hai phần của báo cáo; bất kỳ phần điều khiển nào được in, các nhãn nằm trong phần bên trên chúng. Minh họa sau đây cho thấy bố trí điều khiển bảng cơ bản.
- Trong bố trí xếp chồng, các điều khiển được sắp xếp theo chiều dọc như bạn có thể thấy trên biểu mẫu giấy, với nhãn ở bên trái của mỗi điều khiển. Các bố trí xếp chồng luôn được chứa trong một phần báo cáo đơn. Minh họa sau đây cho thấy bố trí điều khiển xếp chồng cơ bản.
Bạn có thể có nhiều bố trí điều khiển của một trong hai kiểu báo cáo. Ví dụ, bạn có thể có bố trí dạng bảng để tạo hàng dữ liệu cho từng bản ghi, sau đó một hoặc nhiều bố trí xếp chồng bên dưới, chứa nhiều dữ liệu hơn từ cùng một bản ghi. Tạo bố trí điều khiển mớiAccess tự động tạo các bố trí điều khiển columnar trong các trường hợp sau đây: - Bạn tạo một báo cáo mới bằng cách bấm vào báo cáo trong nhóm báo cáo trên tab tạo .
- Bạn tạo một báo cáo mới bằng cách bấm vào báo cáo trống trong nhóm báo cáo trên tab tạo , rồi kéo một trường từ ngăn danh sách trường vào báo cáo.
Trên báo cáo hiện có, bạn có thể tạo bố trí điều khiển mới bằng cách thực hiện các thao tác sau: - Chọn một điều khiển mà bạn muốn thêm vào bố trí.
- Nếu bạn muốn thêm các điều khiển khác vào cùng một bố trí, hãy nhấn giữ phím SHIFT và cũng chọn các điều khiển đó.
- Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Trên tab sắp xếp , trong nhóm bảng , bấm vào bảng hoặc xếp chồng.
- Bấm chuột phải vào điều khiển hoặc điều khiển đã chọn, trỏ tới bố trí, rồi bấm vào bảng hoặc xếp chồng .
Access sẽ tạo bố trí điều khiển và thêm các điều khiển đã chọn vào đó. Chuyển một bố trí điều khiển từ bảng xếp chồng, hoặc từ xếp chồng thành bảngĐể chuyển toàn bộ một bố trí từ một kiểu bố trí này: - Chọn bố trí điều khiển bằng cách bấm vào bộ chọn bố trí màu cam ở góc trên cùng bên trái của bố trí.
Tất cả các ô trong bố trí đều được chọn.
- Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Trên tab sắp xếp , trong nhóm bảng , bấm vào kiểu bố trí bạn muốn (bảng hoặc xếp chồng).
- Bấm chuột phải vào bố trí điều khiển, trỏ tới bố trí, rồi bấm vào kiểu bố trí bạn muốn.
Access sắp xếp lại các điều khiển vào kiểu bố trí mà bạn đã chọn. Tách một bố trí điều khiển thành hai bố tríBạn có thể tách bố trí điều khiển thành hai bố trí bằng cách sử dụng quy trình sau đây: - Nhấn giữ phím SHIFT và bấm vào các điều khiển mà bạn muốn di chuyển đến bố trí điều khiển mới.
- Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Trên tab sắp xếp , trong nhóm bảng , bấm vào kiểu bố trí mà bạn muốn cho bố trí mới (dạngbảng hoặc xếp chồng).
- Bấm chuột phải vào các điều khiển đã chọn, trỏ tới bố trí, rồi bấm vào kiểu bố trí bạn muốn cho bố trí mới.
Access sẽ tạo ra một bố trí điều khiển mới và thêm các điều khiển đã chọn vào đó. Sắp xếp lại các điều khiển trong một bố trí điều khiển
- Bạn có thể di chuyển một điều khiển trong một bố trí điều khiển bằng cách kéo nó đến vị trí bạn muốn. Khi bạn kéo trường, một thanh ngang hoặc dọc cho biết nơi sẽ được đặt khi bạn nhả nút chuột.
- Bạn có thể di chuyển một điều khiển từ một bố trí điều khiển đến bố trí điều khiển khác của cùng một kiểu. Ví dụ, bạn có thể kéo điều khiển từ bố trí xếp chồng lên một bố trí xếp chồng khác nhưng không có bố trí dạng bảng.
Thêm điều khiển vào bố trí điều khiển Để thêm một trường mới từ ngăn danh sách trường vào một bố trí điều khiển hiện có - Chỉ cần kéo trường từ ngăn danh sách trường vào bố trí. Thanh ngang hoặc dọc cho biết vị trí trường sẽ được đặt khi bạn nhả nút chuột.
Để thêm các điều khiển hiện có cho một bố trí điều khiển hiện có - Chọn điều khiển đầu tiên mà bạn muốn thêm vào bố trí điều khiển.
- Nếu bạn muốn thêm các điều khiển khác vào cùng một bố trí, hãy nhấn giữ phím SHIFT và cũng chọn các điều khiển đó. Bạn có thể chọn các điều khiển trong các bố trí điều khiển khác.
- Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Nếu báo cáo được mở trong dạng xem thiết kế, hãy kéo các trường đã chọn vào bố trí. Thanh ngang hoặc dọc cho biết vị trí các trường sẽ được đặt khi bạn nhả nút chuột.
- Nếu báo cáo đang mở trong dạng xem bố trí:
- Trên tab sắp xếp , trong nhóm bảng , hãy bấm vào kiểu của bố trí bạn đang thêm vào. Nếu bạn đang thêm vào một bố trí dạng bảng, hãy bấm dạngbảng. Nếu bạn đang thêm vào một bố trí xếp chồng, hãy bấmxếp chồng.
Access sẽ tạo ra một bố trí mới và thêm các điều khiển đã chọn vào đó.
- Kéo bố trí mới đến bố trí hiện có. Thanh ngang hoặc dọc cho biết vị trí các trường sẽ được đặt khi bạn nhả nút chuột.
Loại bỏ điều khiển khỏi bố trí điều khiểnViệc loại bỏ điều khiển khỏi bố trí điều khiển cho phép bạn đặt nó ở bất kỳ đâu trên báo cáo mà không ảnh hưởng đến vị trí của bất kỳ điều khiển nào khác. - Chọn điều khiển mà bạn muốn loại bỏ khỏi bố trí. Để chọn nhiều điều khiển, nhấn giữ phím SHIFT và sau đó bấm vào các điều khiển mà bạn muốn loại bỏ. Để chọn tất cả các điều khiển trong bố trí, hãy bấm vào hộp bộ chọn bố trí ở góc trên cùng bên trái của bố trí.
- Bấm chuột phải vào một trong các điều khiển đã chọn, trỏ tới bố trí, rồi bấm loại bỏ bố trí.
Access sẽ loại bỏ các điều khiển đã chọn khỏi bố trí.
Mẹo: Để ngăn không cho điều khiển được chèn vào một bố trí điều khiển khi bạn di chuyển nó, hãy nhấn và giữ phím CTRL, sau đó kéo điều khiển đến vị trí bạn muốn. Xóa trường hoặc cột
- Bấm vào trường hoặc cột bị xóa, hoặc bấm vào đầu đề nhãn hoặc cột của nó.
Access vẽ viền quanh mục để cho biết nó được chọn.
- Nhấn DELETE.
Thay đổi thiết lập trangSử dụng kích cỡ trang và các nhóm bố trí trang trên tab thiết lập trang để thay đổi kích cỡ, hướng, lề, v.v. - Bấm vào tab thiết lập trang .
- Trong nhóm kích cỡ trang , bấm vào kích cỡ để chọn kích cỡ giấy khác.
- Trong nhóm kích cỡ trang , hãy bấm vào lề để tạo điều chỉnh cho lề của báo cáo.
- Trong nhóm bố trí trang , hãy bấm vào dọc hoặc ngang để thay đổi hướng giấy.
Thay đổi định dạng của một trường
- Chọn trường mà bạn muốn định dạng.
- Trên tab định dạng , sử dụng các công cụ trong nhóm phông chữ để áp dụng định dạng bạn muốn.
Gắn kết hộp văn bản thành một trường khác (thay đổi nguồn điều khiển của điều khiển)
- Bấm vào bên trong cột hoặc trường mà bạn muốn thay đổi nguồn điều khiển.
Viền được vẽ xung quanh mục để cho biết trường đó được chọn.
- Nếu bảng thuộc tính hiện không được hiển thị, hãy nhấn F4 để hiển thị.
- Trên tab dữ liệu của bảng thuộc tính, đặt thuộc tính controlsource vào trường mới. Bạn có thể chọn một trường từ danh sách thả xuống, hoặc bạn có thể nhập một biểu thức vào hộp.
Thay đổi nguồn bản ghi của báo cáo
- Nếu bảng thuộc tính không được hiển thị, hãy nhấn F4 để hiển thị nó.
- Trong danh sách thả xuống ở phía trên cùng của bảng thuộc tính, hãy bấm báo cáo.
- Trong bảng thuộc tính, bấm tab Dữ liệu.
- Trong danh sách thả xuống nguồn bản ghi , hãy chọn bảng hoặc truy vấn mà bạn muốn sử dụng cho nguồn bản ghi hoặc bấm để hiển thị bộ dựng truy vấn.
Lưu ý: Nếu báo cáo hiện được dựa trên bảng, Access sẽ yêu cầu bạn có muốn tạo một truy vấn dựa trên bảng. Bấm có để hiển thị bộ dựng truy vấn và tạo truy vấn, hoặc bấm vào không để hủy bỏ thao tác. Nếu bạn chọn để tạo truy vấn, truy vấn mới sẽ trở thành nguồn bản ghi của báo cáo. Nó sẽ được tạo ra như là một truy vấn "được nhúng" — tức là truy vấn được lưu trữ trong thuộc tính RecordSource của báo cáo, chứ không phải là đối tượng truy vấn riêng biệt.
Ngắt dòng văn bản trong một trường
- Nếu bảng thuộc tính không được hiển thị, hãy bấm chuột phải vào trường mà bạn muốn văn bản ngắt dòng và bấm thuộc tính. Nếu không, chỉ cần bấm vào trường để chọn nó.
- Trên tab định dạng của bảng thuộc tính, đặt thuộc tính Cangrow thànhyes.
Thêm đường lướiNếu điều khiển của bạn được chứa trong một bố trí điều khiển, bạn có thể thêm đường lưới để cung cấp thêm cách chia tách trực quan giữa các điều khiển. - Bấm vào bất kỳ trường nào trong bố trí điều khiển.
Viền được vẽ xung quanh trường để cho biết nó được chọn.
- Trên tab sắp xếp , trong nhóm bảng , bấm vào đườnglưới.
- Chọn kiểu đường lưới bạn muốn từ danh sách thả xuống.
Lưu ý: Bạn cũng có thể thêm đường lưới bằng cách bấm chuột phải vào bất kỳ trường nào trong bố trí điều khiển, chỉ đến bố trí, chỉ đến đường lưới, rồi chọn loại đường lưới mà bạn muốn. Thêm hoặc sửa đổi logo hoặc hình ảnh khácCác quy trình sau đây cho bạn biết cách thêm logo vào một báo cáo bằng cách sử dụng công cụ logo và cách đổi kích cỡ điều khiển hình ảnh hoặc hình ảnh bên trong điều khiển hình ảnh. Thêm logo
- Trên tab thiết kế , trong nhóm đầu trang /chân trang, hãy bấm logo.
Hộp thoại chèn ảnh sẽ được hiển thị.
- Duyệt đến thư mục nơi tệp logo của bạn được lưu trữ, rồi bấm đúp vào tệp.
Access Thêm logo vào góc trên bên trái của báo cáo.
Đổi kích cỡ điều khiển có chứa logo hoặc hình ảnh khác
- Bấm vào điều khiển có chứa hình ảnh.
Viền được vẽ quanh điều khiển để cho biết nó được chọn.
- Đặt con trỏ trên viền. Khi con trỏ trở thành mũi tên hai đầu, bạn có thể kéo nó theo hướng dẫn được chỉ ra bởi các mũi tên để điều khiển hình ảnh lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
Lưu ý rằng giá trị mặc định cho thuộc tính chế độ kích cỡ của một hình ảnh là clip, có nghĩa là hình ảnh sẽ giữ lại cùng một kích cỡ bất kể mức độ lớn hay nhỏ mà bạn thực hiện điều khiển hình ảnh. Nếu bạn muốn hình ảnh lớn hơn hoặc nhỏ hơn khi bạn đổi kích cỡ điều khiển, hãy làm như sau: Đổi kích cỡ logo hoặc hình ảnh bên trong điều khiển
- Chọn hình ảnh.
- Nếu chưa hiển thị bảng thuộc tính, bấm F4 để hiển thị.
- Trên tab định dạng của bảng thuộc tính, đặt thuộc tính chế độ kích cỡ vào tùy chọn bạn muốn:
Thiết đặt Mô tả Video Hình ảnh vẫn có cùng kích cỡ, bất kể mức độ lớn hoặc nhỏ hơn bạn làm cho điều khiển hình ảnh. Nếu bạn làm điều khiển hình ảnh nhỏ hơn hình ảnh, hình ảnh sẽ được cắt xén. Kéo dãn Hình ảnh được kéo dài cả hai chiều dọc và theo chiều ngang để khớp với kích cỡ của điều khiển hình ảnh. Tỷ lệ khía cạnh ban đầu của hình ảnh không được giữ nguyên, vì vậy thiết đặt này có thể gây ra một hình méo trừ khi bạn thiết đặt chính xác chiều cao và chiều rộng của điều khiển hình ảnh. Thu phóng Khi điều khiển hình ảnh được đổi kích cỡ, hình ảnh sẽ điều chỉnh để càng lớn càng tốt mà không ảnh hưởng đến tỷ lệ khung ảnh gốc của ảnh. Thêm hoặc chỉnh sửa tiêu đề báo cáoCác quy trình sau đây cho bạn biết cách thêm hoặc sửa nhãn có chứa tiêu đề báo cáo. Thêm tiêu đề vào báo cáo
- Trên tab thiết kế , trong nhóm đầu trang /chân trang, bấm vào tiêu đề.
Nhãn mới sẽ được thêm vào tiêu đề báo cáo và tên báo cáo được nhập cho bạn làm tiêu đề báo cáo.
- Khi nhãn được tạo, văn bản trong nhãn được chọn cho bạn để nếu bạn muốn thay đổi văn bản, bạn chỉ có thể bắt đầu nhập tiêu đề bạn muốn.
- Nhấn ENTER khi bạn đã hoàn tất.
Chỉnh sửa tiêu đề báo cáo
- Bấm đúp vào nhãn có chứa tiêu đề báo cáo để đặt con trỏ trong nhãn.
- Nhập văn bản bạn muốn dùng làm tiêu đề báo cáo, rồi nhấn ENTER khi bạn đã hoàn tất.
Thêm số trang, ngày hiện tại hoặc thời gian hiện tạiCác quy trình sau đây cho bạn biết cách thêm số trang vào báo cáo và cách thêm ngày hiện tại hoặc thời gian hiện tại. Thêm số trang
- Trên tab thiết kế , trong nhóm đầu trang /chân trang, bấm số trang.
Hộp thoại số trang được hiển thị.
- Chọn định dạng, vị trí và căn chỉnh bạn muốn cho số trang.
- Xóa hộp kiểm hiện số của trang đầu tiên nếu bạn không muốn một số trên trang đầu tiên.
- Bấm OK.
Số trang được thêm vào báo cáo. Chuyển sang xem trước khi in để xem các số sẽ trông như thế nào khi bạn in báo cáo.
Thêm ngày hoặc thời gian
- Trên tab thiết kế , trong nhóm đầu trang /chân trang, hãy bấm ngày tháng và thời gian.
Hộp thoại ngày và thời gian được hiển thị.
- Bỏ chọn hộp kiểm Bao gồm Ngày nếu bạn không muốn bao gồm ngày.
- Nếu bạn muốn bao gồm ngày, hãy bấm vào định dạng ngày bạn muốn.
- Bỏ chọn hộp kiểm Bao gồm Thời gian nếu bạn không muốn bao gồm thời gian.
- Nếu bạn muốn bao gồm thời gian, hãy bấm vào định dạng thời gian bạn muốn.
Mẫu ngày tháng và thời gian, trong các định dạng bạn đã chọn, xuất hiện trong khu vực mẫu của hộp thoại.
- Bấm OK.
Sửa đổi báo cáo của bạn trong dạng xem thiết kếTrong một số trường hợp, bạn không thể thực hiện các sửa đổi nhất định cho báo cáo của mình trong dạng xem bố trí và thay vào đó dùng dạng xem thiết kế. Thêm số dòng
- Ở tab Thiết kế, trong nhóm Điều khiển, bấm Hộp Văn bản.
- Bấm vào một vùng mở của phần bạn muốn hiển thị số dòng. Trong hầu hết các trường hợp, đây sẽ là phần chi tiết. Bạn sẽ di chuyển hộp văn bản đến vị trí cuối cùng của nó sau đó.
Khi bạn bấm vào báo cáo, Access sẽ tạo ra một hộp văn bản mới không có ràng buộc.
- Bấm vào nhãn (chỉ ở bên trái của hộp văn bản mới), rồi nhấn DELETE.
- Bấm vào một lần trong hộp văn bản mới để chọn, rồi bấm một lần nữa để định vị con trỏ trong hộp văn bản.
- Nhập = 1 , rồi nhấn Enter.
- Nếu chưa hiển thị bảng thuộc tính, bấm F4 để hiển thị.
- Trên tab dữ liệu của bảng thuộc tính, hãy đặt thuộc tính tổng đang chạy vào tất cả.
Lưu ý: Nếu đây là báo cáo được nhóm và bạn muốn đánh số bắt đầu từ 1 đối với mỗi nhóm, hãy đặt thuộc tính này vào nhóm trênđó.
- Đổi kích cỡ hộp văn bản thành độ rộng nhỏ hơn bằng cách định vị con trỏ trên núm điều khiển đổi cỡ ở cạnh phải của hộp văn bản và kéo nó sang bên trái. Để lại đủ chỗ cho số dòng lớn nhất mà bạn mong đợi sẽ thấy trên báo cáo này.
- Nếu cần, hãy đặt chỗ cho hộp văn bản ở cạnh trái của phần chi tiết bằng cách kéo các điều khiển hiện có trong phần đó sang bên phải, hoặc bằng cách đổi kích cỡ điều khiển ngoài cùng bên trái trong phần đó.
- Kéo hộp văn bản mới đến vị trí bạn muốn trên báo cáo.
- Chuyển sang dạng xem báo cáo, xem trước khi in hoặc dạng xem bố trí để xem số dòng.
Làm tiêu đề nhóm xuất hiện ở đầu mỗi trangĐối với các nhóm có nhiều trang, rất hữu ích khi có đầu đề nhóm xuất hiện ở đầu mỗi trang để bạn có thể dễ dàng nhìn thấy nhóm dữ liệu nào được in. Bạn có thể chọn một đầu đề nhóm trong dạng xem bố trí nhưng dễ dàng hơn khi thực hiện điều này trong dạng xem thiết kế. - Bấm đúp vào bộ chọn phần đầu đề nhóm (thanh ngang phía trên phần đầu trang nhóm).
- Trên tab định dạng của bảng thuộc tính, hãy đặt thuộc tính phần lặp lại thành có.
Mở một báo cáo con trong cửa sổ dạng xem thiết kế riêng của nóKhi bạn mở báo cáo ở dạng xem thiết kế, bất kỳ báo cáo con nào có trong báo cáo cũng được mở trong dạng xem thiết kế. Tuy nhiên, mỗi báo cáo con được hiển thị bên trong điều khiển báo cáo con của nó, không phải là một cửa sổ riêng. Kể từ khi điều khiển báo cáo con thường quá nhỏ để làm việc dễ dàng hơn, thường thuận tiện hơn khi mở báo cáo con trong cửa sổ riêng của nó, rồi chỉnh sửa. Để mở báo cáo con trong một cửa sổ mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau: - Chọn báo cáo con, sau đó trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , hãy bấm báo cáo con trong cửa sổ mới.
Bấm vào một lần bên ngoài điều khiển báo cáo con để đảm bảo rằng nó không được chọn, rồi bấm chuột phải vào bên trong điều khiển báo cáo con, rồi bấm vào báo cáo con trong cửa sổ mới. |
