Nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu là gì

GIAO NHẬN LÀ GÌ ?

Giao nhận còn được gọi là nhân viên hiện trường ( Operations) là một công việc ở lĩnh vực xuất nhập khẩu .

Đây là vị trí thường xuyên ra ngoài. Do đó thích hợp nam giới hơn là nữ. Công việc của bạn là phải đi giao nhận bộ chứng từ, đi nộp thuế, ra cảng, sân bay, các cửa khẩu hai quan, chuyển phát nhanh các hồ sơ thủ tục cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thậm chí đi làm C/O, bảo hiểm, hun trùng.

Ngoài việc phụ trách sale và chứng từ , thì hầu như mọi quá trình còn lại để hoàn thành một lô hàng đều do nhân viên hiện trường đảm nhiệm , từ : lấy chứng từ ở khách hàng , lấy chứng từ ở hãng tàu, ngân hàng , tới đi cảng làm thủ tục , đi giao hàng .

Nhiều người nói vị trí này không có nhiều yêu cầu quá cao về năng lực, kiến thức mà chỉ cần có sự cần cù, chịu khó, làm nhiều sẽ quen việc. Nhưng thực tế nếu không có năng lực ,không có tư duy thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc .

Nhân viên giao nhận không cần nhiều kiến thức nghiệp vụ như chứng từ, khai báo hải quan vì xử lý công việc trên chứng từ đã được soạn thảo sẵn nhưng đều quan trọng hơn là phải biết đọc được chứng từ , nắm rõ quy trình, có trách nhiệm và cẩn thận vì nhân viên giao nhận là người tiếp xúc và biết được thực tế tình trạng hàng hóa nhiều hơn tất các các bộ phận còn lại.

Đa phần công việc này chỉ do nam giới đảm trách vì đặc trưng thời gian và cần sức khỏe dẻo dai trong thao tác hàng ngày.

----------------------------------

GIAO NHẬN THÌ LÀM GÌ ?

Tùy thuộc vào mỗi công ty , kinh doanh sản xuất hay dịch vụ logistics mà nhân viên giao nhận có từng nhiệm vụ khác nhau .Thông thường nhân viên giao nhận của công ty dịch vụ logistics sẽ nhiều việc hơn các đơn vị khác một chút.

Liên hệ với bên vận tải giao nhận làm việc đúng tiến độ, giao nhận chứng từ, nộp thuế phí và lệ phí với các bên liên quan: hải quan, cảng vụ, hãng tàu.

Ra cảng, ra sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan làm thủ tục vận chuyển hàng hóa.

Hỗ trợ làm nghiệp vụ xuất nhập khẩu khác như đi làm C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượngNhận chứng từ từ các phòng ban công ty( Cus.Sale, Mua hàng), kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của chứng từ.

Xuất trình chứng từ với cơ quan hải quan, thông quan tờ khai.

Xử lý tình huống phát sinh và / hoặc báo thông tin chi tiết về cho CS làm hàng.

Sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa với Cơ quan Hải quan. Lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu, các công ty Logistics.

Sau khi nhân viên khai báo hải quan truyền tờ khai thành công sẽ tiếp nhận hồ sơ để tiếp tục hoàn thành thủ tục đăng ký/khai báo ở Cảng/sân bay/ICD

Làm thủ tục kiểm dịch thực vật, động vật, giám định, kiểm tra chất lượng, y tế tùy theo yêu cầu của từng lô hàng

Làm các thủ tục hải quan liên quan đến lô hàng nhập xuất thuộc các loại hình, mở tờ khai HQ nhập xuất

Hàng xuất: Đổi lệnh trên hãng tàu, ra cảng bãi chọn cont theo tiêu chuẩn đóng hàng, nộp tờ khai Hải quan,

Hàng nhâp: Lấy lệnh trên hãng tàu, ký hải quan và đổi lệnh tại Cảng tùy theo từng loại hình tờ khai.

Các công việc hiện trường khác: Đi đổi hóa đơn dưới cảng bãi, lấy lệnh, chứng từ

Xử lý các phát sinh liên quan đến lệnh hàng nhập, xuất tại cảng bãi

Các công việc khác được quản lý trực tiếp phân công.

Làm các thủ tục giao nhận hàng hóa/container với nhà vận chuyển tại cảng. Theo dõi việc thực hiện của các nhà vận chuyển với lô hàng đã giao

Các công việc khác khi có yêu cầu

----------------------------------

NHỮNG KHÓ KHĂN KHI LÀM GIAO NHẬN

1.Thuộc google map

Đã là nhân viên hiện trường là phải ở ngoài đường thường xuyên , bất chấp thời tiết vì nếu làm chậm trễ lô hàng thì chi phí phát sinh có thể đội thêm . Khi làm nghề này, bạn phải biết được vị trí của các hãng tàu, cảng, địa chỉ các công ty đối tác, và các địa chỉ phù hợp cho việc giao nhận để tìm đường đi ngắn nhất.

2.Bất kể thời tiết

Dù thời tiết như thế nào, khi hàng về, hay hàng đi, dù xa dù gần bạn vẫn phải chạy băng băng ngoài đường. Có những trường hợp mưa tầm tã, nếu phải kiểm hóa thì bạn vẫn phải chạy theo lô hàng để làm việc , mong cho lấy được hàng theo đúng tiến độ giao cho khách hàng.

3.Nhiều nguy hiểm rình rập

Khi làm việc ở cảng thì có nhiều sự nguy hiểm như an toàn lao động trong cảng , phải đi trên đường nhiều xe lớn Trong nhiều trường hợp khách giục, sếp giục, vội vội vàng vàng, không chú ý, không cẩn thận là rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Rồi những khi chạy vội ngoài trời mưa, hàng gấp... Do vậy, dù bất kể trường hợp nào cũng cần phải cẩn thận.

4.Tập làm quen việc với nhiều môi trường làm việc

Người làm giao nhận thường phải tiếp xúc với rất nhiều các cơ quan , công ty khác nhau, như : hãng tàu , đại lý , ngân hàng , lãnh sự quán, cơ quan kiểm định ,các cơ quan nhà nước .

Nếu muốn nhanh thì tất nhiên phải quen việc. Ví dụ như khi làm việc với các cơ quan Nhà nước, người ta thường không quá nhiệt tình, cho nên nếu bạn là người mới, không được ai hướng dẫn thì mất rất nhiều thời gian khi làm các thủ tục. Do vậy, nếu là người mới thì đi đến đâu hỏi đến đó, quan sát mọi người mà học hỏi làm theo .

5.Phải trả tiền túi do sơ sót

Nhiều trường hợp người giao nhận hàng hóa phải bỏ tiền ra để bù vào vì những sai sót nhỏ như quên, mất chứng từ, điền sai thông tin,

Chỉ cần những lỗi nhỏ, bạn có thể mất đến cả tháng lương không chừng, mà lỗi do mình thì công ty sẽ không có hỗ trợ gì cả.

Trường hợp này thì hầu như ai mới đi làm cũng đã từng gặp , để tránh bị mất tiền oan thì cẩn thận là trên hết , một điều kinh nghiệm chia sẻ với bạn là cho dù bất kỳ việc gì bạn cũng không nên vội vàng , hấp tấp .Khi bạn vội là bạn sẽ quên , quên thì sinh ra đủ thứ việc .Thứ nữa là không đoán , nếu không thực sự chắc chắn thì không bao giờ được làm , phải đi hỏi lại đúng thông tin , không được quyết định vội vàng .

6.Chịu nhiều áp lực từ nhiều phía

Vì thời gian làm hàng là những yếu tố quan trọng nhất liên quan đến việc giao nhận hàng hóa nên áp lực công cho những người làm công việc này cực kỳ nhiều. Có thể kể ra như là thời gian cam kết giao hàng với khách, thời hạn lưu bãi, hẹn với nhà kho chuẩn bị xe nâng, dỡ hàng, bốc xếp , hẹn với nhà xe đến lấy hàng xuất

Thời gian gấp rút nhưng hàng hóa phải đúng hạn , không phải 1-2 lô hàng mà nhiều khi rất nhiều lô cùng một lúc , vừa hàng xuất , vừa hàng nhập do vậy áp lực càng cao, nên người giao nhận luôn chịu nhiều áp lực để làm việc tiếp.

7.Thời gian làm việc vô chừng

Nhân viên giao nhận hàng hóa thì ít khi nào có khái niệm giờ hành chính, chủ yếu khi nào xong việc thì mới được về nghỉ . Có những hôm hàng xong sớm thì về sớm, thủ tục xong xuôi thì tầm trưa ,chiều là xong, nhưng cũng có những hôm đến 8-9h tối , hoặc thậm chí đóng hàng xuất thì có đến sáng hôm sau.

8.Hao hụt vật tư

Thông thường mấy anh giao nhận ít có anh nào được trắng trẻo, tay chân thì chai sần do thường xuyên đóng hàng , áo bạc màu do hay đi nắng, giày dép ,xe cộ thì hao mòn , thời gian chủ yếu là đi bộ và ngồi trên xe máy , hưởng nhiều nắng gió cuộc đời , lúc đi làm thì chỉnh chu mà đi về thì lôi thôi ,ăn uống kham khổ , nhiều khi bỏ bữa do hàng gấp .Đi làm giao nhận thì như đi lính , ít được tiếp xúc với mấy bóng hồng..

9.Đợi chờ là hạnh phúc

Nếu bạn là một người nóng vội , chắc chắn rằng bạn không thể làm được nghề này .Ngoài chờ người yêu make up , chờ mẹ đi shopping , chờ đón e tan học thì chờ xuất nhập khẩu là cái chờ mệt mỏi nhất !

Khi bạn đi lấy chứng từ ỡ hãng tàu, ở ngân hàng , ở thương vụ cảng , ở sân bay hay chờ tới lượt khi đi xin C/O , đi kiểm hóa ..Những cái ngáp dài mệt mỏi ở dưới bãi container , những cái chợp mắt vội vàng chờ xe đến hay những lúc chỉ muốn trời mau hết mưa để kịp đi lấy hàng Phải nói một điều , sự kiên nhẫn của người giao nhận là vô giới hạn

----------------------------------

NHỮNG KỸ NĂNG ĐỂ LÀM GIAO NHẬN

1. Kỹ năng sắp xếp lộ trình

Kỹ năng đầu tiên phải kể đến mà nhân viên giao hàng cần phải làm tốt đó là sắp xếp lộ trình. Một nhân viên giao hàng không biết cách sắp xếp đôi khi sẽ khiến cho công việc rắc rối lên gấp nghìn lần.

Trong 1 ngày làm, hãy cố gắng sắp xếp lộ trình các đơn cần giao. Nếu bạn chỉ có 1,2 đơn thì không nói làm gì. Tuy nhiên, nếu con số này lên đến hàng chục thì lại khác đó. Hãy lên lộ trình từng địa điểm để giảm thời gian đi lại, chi phí nhiên liệu.. Đi những địa điểm nào gần trước hay cùng đường trước..tất cả bạn đều có thể chủ động được.Ngoài ra lưu ý đến thời gian nhận đồ để sắp xếp đơn nữa. Bên cạnh đó, thời gian đi ship cũng là một điểm bạn nên lưu ý. Lưu ý chọn những tuyến đường nào thông thoáng hoặc tránh đi giờ tan tầm để tránh tắc đường.

2. Kỹ năng bảo quản hàng hóa

Chủ cửa hàng/ công ty giao cho bạn sản phẩm thế nào, bạn phải đảm bảo nguyên trạng nó khi đến với người nhận. Khi giao đồ mà sản phẩm biến dạng, méo mó.. thì tỉ lệ nhận là rất thấp. Sẽ chẳng có ai muốn nhận một sản phẩm tệ cả!! Vì thế, trong quá trình vận chuyển, nhân viên giao hàng phải hết sức cẩn thận. Những hàng hóa dễ vỡ thì cần phải cẩn thận hơn nữa.

Một lưu ý nữa đó là nhân viên giao hàng cần kiểm tra tình trạng hàng hóa trước khi nhận hàng. Nếu thấy món đồ méo méo hay sứt vỡ, yêu cầu chủ shop đổi hoặc xác nhận với khách trước. Nếu không kiểm tra hàng hóa, bất kì điều gì phát sinh về sản phẩm sẽ do bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm.

3. Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên giao hàng giống như 1 đại sứ của doanh nghiệp. Nếu có thái độ không tốt sẽ dễ khiến cho khách bực mình, khó chịu. Với nhiều khách hàng khó tính, họ có thể sẵn sàng chửi bới hoặc la mắng bạn. Tệ hơn là họ phản ánh với công ty/cửa hàng để đuổi việc bạn

Vì thế, khi làm việc, bạn cần phải có thái độ hòa nhã và thân thiện. Nếu bạn có bất kì vấn đề nào như tắc đường, đến trễ.. hãy chủ động gọi điện thoại cho người nhận để có cách giải quyết tốt nhất. Hoặc đơn giản hơn, nở nụ cười thật tươi khi đưa đồ. Chắc chắn khách sẽ cảm thấy vui vẻ và hài lòng khi bạn làm như vậy.

4. Kỹ năng tìm đường

Là một shipper, đâu có nghĩa là bạn sẽ biết và thuộc tất cả mọi đường. Đặc biệt, khi mới vào nghề thì chẳng dễ dàng gì. Tuy nhiên đừng lo, mọi chuyện sẽ có cách giải quyết của nó. Nếu không biết đường thì tìm đường. Đã có google map rồi, lo gì! Trong một vài trường hợp, google map sẽ chỉ cho bạn những con đường xa hơn, vòng vèo hơn. Việc của bạn là dựa trên bản đồ có sẵn để tìm cho mình 1 con đường đến đích thuận lợi nhất. Nói tóm lại, kỹ năng tìm đường là 1 trong những kỹ năng quan trọng mà nhân viên giao hàng cần có.

----------------------------------

Công việc nào cũng có vất vả , nhưng có vẻ so với những vị trí trong ngành thì anh em giao nhận là vất vả nhất . Nhiều bạn đọc xong tự hỏi , vất vả quá vậy thôi làm để làm gì , thôi đi làm vị trí khác hay thậm chí làm nghề khác cho rồi .Tuy nhiên, chúng ta nên nhớ rằng , không có việc gì mà không phải trải qua khó khăn mới có được thành công .

Nghề giao nhận tuy khó , nhưng nó rèn luyện cho bạn rất rất nhiều đức tính tốt mà không phải bất kỳ một ngành nghề nào trong xã hội này có được .Hơn nữa , khi bạn hiểu rõ về công việc mình làm , mình kinh doanh thì cho dù bạn có ở vị trí nào bạn cũng làm được cả.Hơn 80% các chủ doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều đã từng là nhân viên giao nhận , là nhân viên chứng từ ,là nhân viên sales...

Kiến thức thì ai cũng cần , nhưng phải có trải qua thực tế mới có được kiến thức phong phú .Nghề giao nhận cũng vậy , tuy cực , nhưng bù lại chúng ta rất tự hào ,vì nếu không có cái nghề hậu cần này , thì xã hội hay nói cách khác là chuỗi cung ứng hàng hóa sẽ không thể phát triển được.

Hơn ai hết , khi bạn chọn nghề giao nhận chính là cách bạn chọn thể hiện và rèn luyện bản thân mình tốt hơn nữa

Cho nên , nếu em có lỡ yêu một anh giao nhận thì phải thông cảm và thương anh thật nhiều , vì để đạt được thành công có lẽ rằng anh đã phải cố gắn hơn những nghề khác trong xã hội.