Project Integration Management là gì

Là việc quản lý, phối hợp các hoạt động, các quy trình, các thành phần khác nhau trong 1 dự án sao cho chúng làm việc với nhau một cách nhịp nhàng và hiệu quả trong tổng thể của dự án đó.

Nội dung chính Show

Vì sao PIM quan trọng?
Các thành phần của PIM
Cách thức hoạt động

1 keyword quan trọng để nhớ về PIM là coordinate - to make many different things work effectively as a whole. Có nghĩa là phối kết hợp, khiến nhiều thứ khác nhau làm việc hiệu quả với nhau như 1 thể thống nhất.

PIM là phần việc dành cho người quản lý dự án – project manager. Các lĩnh vực kiến thức khác (như phân tích chi phí, quản trị rủi ro, lên lịnh trình dự án…) có thể được phẩn chia cho các chuyên gia khác nhưng trách nhiệm quản lý tổng thể dự án không thể phân quyền cho bất kỳ ai khác.

Project Manager là người tổng hợp kết quả của các lĩnh vực kiến thức khác và có cái nhìn tổng thể về cả dự án.

Vì sao PIM quan trọng?

Mọi dự án cũng có những nhóm mục tiêu nhất định. Sẽ có những mục tiêu từ phía khách hàng, cũng có những mục tiêu từ nội bộ doanh nghiệp, rồi có những mục tiêu của những thực thể khác nhau khi tham gia vào dự án. Là Project Manager, bạn cần phải quản lý tổng thể dự án để đáp ứng được mục tiêu của các bên tham gia vào dự án. Và PIM cung cấp cho bạn phương thức quản lý tổng thể đó, giúp bạn tạo được sự kết nối giữa doanh nghiệp với dự án và với những người tham gia vào dự án. Đồng thời, PIM giúp bạn theo dõi tiến độ của tổng thể dự án đang tiến hành so với mục tiêu ban đầu dựa trên việc phối kết hợp các khía cạnh khác nhau của dự án (như nhân sự, chi phí, lịch trình, rủi ro, ….).

Các thành phần của PIM

PIM bao gồm 7 thành phần sau. Các thành phần này được xếp vào 5 nhóm quy trình chung của quản lý dự án như Initiating, Planning, Executing, Monitoring & Controlling, Closing.

Develop Project Charter (Initiating): quá trình phát triển các tài liệu xác nhận vì sao cần khởi tạo project và cung cấp cho Project Manager thẩm quyền để áp dụng, phân bổ các nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động của project.
Develop Project Management Plan (Planning): quá trình định nghĩa, chuẩn bị và kết hợp tất cả các thành phần của 1 kế hoạch project và tổng hợp thành 1 bản kế hoạch quản lý dự án tích hợp (integrated project management plan)
Direct & Manage Project Work (Executing): quá trình dẫn dắt và thực hiện các công việc được định nghĩa trong bản kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi đã được chấp thuận để đạt được các mục tiêu của dự án.
Manage Project Knowledge (Executing) (mới được thêm vào từ bản PMBOK 6th edition): quá trình sử dụng các tri thức hiện có và tạo ra tri thức mới để đạt được các mục tiêu của project và đóng góp vào quá trình học tập của cả tổ chức.
Monitor & Control Project Work (Monitoring & Controlling): quá trình theo dõi, review, báo cáo tiến độ tổng thể của dự án để đáp dung các mục tiêu về performance được định nghĩa trong bản kế hoạch quản lý project.
Perform Integrated Change Control (Monitoring & Controlling): quá trình (1) review tất cả các yêu cầu thay đổi; (2) chấp thuận các thay đổi, (3) quản lý các thay đổi đối với các kết quả chuyển giao, các quy trình của tổ chức, các tài liệu project và bản kế hoạch quản lý project; và (4) giao tiếp, truyền thông các quyết định liên quan đến thay đổi.
Close Project or Phase (Closing): quá trình hoàn tất các hoạt động của dự án, các chặng hoặc hợp đồng.

Cách thức hoạt động

Bản chất dự án và quản lý dự án là integrative - tổng hợp, tích hợp.

Mối quan hệ giữa các quy trình trong các nhóm quy trình quản lý dự án là mối quan hệ iterative - tuần hoàn . Ví dụ ngay khi bắt đầu dự án, Nhóm quy trình lên kế hoạch dự án – Planning Process Group cung cấp 1 bản kế hoạch quản lý dự án cho Nhóm quy trình thực thi dự án ( Executing Process Group) và trong quá trình thực thi, nếu có thay đổi xảy ra thì Nhóm quy trình thực thi dự án cũng sẽ đưa ra những updates cho Nhóm quy trình lên kế hoạch dự án.

Hình dưới đây mô tả tổng quan về thành phần của PIM. Các thành phần của PIM được minh họa dưới đây có cảm giác là những quá trình riêng biệt với những hình thức nhận diện xác định (gồm các inputs, tools & techniques, outputs) nhưng trên thực tế thì chúng chồng chéo lên nhau và tương tác với nhau.

Reference:

Tóm tắt nội dung tài liệu

CHƯƠNG 4: quản lý tích hợp dự án (Project Integration management)
Quản lý tích hợp dự án • Quản lý tích hợp dự án bao gồm: – Những quá trình và những hoạt động được yêu cầu để bảo đảm những quá trình khác nhau của dự án được phối hợp một cách hiệu quả. – Tạo sự cân bằng giữa những giải pháp nhằm hoàn thành những mục tiêu của dự án.
Quản lý tích hợp dự án • Các tiến trình trong quản lý tích hợp dự án – Triển khai điều lệ của dự án (Develop a project charter) – Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan) – Hướng dẫn và quản lý việc thực thi dự án (Direct and Manage Project Execution) – Theo dõi và điều khiển công việc của dự án (Monitor and Control Project Work) – Thực hiện điều khiển sự thay đổi tích hợp (Perform Integration Change Control) – Kết thúc dự án hoặc giai đoạn (close project or phase)
Điều lệ dự án (Project charter) • Điều lệ dự án bao gồm: – Những tài liệu chính thức cho phép một dự án hay một giai đoạn được thực hiện – Các tài liệu về những yêu cầu ban đầu và mong đợi của các bên tham gia. • Điều lệ dự án giúp cho người quản lý dự án: – Quyền để thực hiện công việc của dự án – Gán công việc hoặc giữ quyền điều khiển tài nguyên của dự án trong khoảng thời gian thực hiện dự án. – Cho người quản lý dự án quyền sử dụng tiền và các tài nguyên khác của công ty
Điều lệ dự án (Project charter) • Thông tin đầu vào (Input): – Bảng kê công việc của dự án (Project Statement of Work-SOW) và yêu cầu kết quả. Tài liệu này thường được khách hàng đưa ra để yêu cầu thực hiện dự án. SOW bao gồm: • Nhu cầu doanh nghiệp (Business need): dựa vào nhu cầu thị trường, sự tiến bộ kỹ thuật, hoặc sự quy định của chính phủ. • Sự mô tả phạm vi sản phẩm (product scope description): mô tả đặc điểm của sản phẩm mà dự án sẽ tạo ra. • Kế hoạch chiến lược (strategic plan)
Điều lệ dự án (Project charter) – Tình huống doanh nghiệp (Business Case) : cung cấp thông tin cần thiết từ một quan điểm doanh nghiệp để xác định dự án có đáng để đầu tư hay không. Tình huống doanh nghiệp được tạo bởi các yếu tố sau: • Nhu cầu thị trường • Nhu cầu của một tổ chức • Yêu cầu của khách hàng. • Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật • Những tác động sinh thái • Nhu cầu của xã hội…
Điều lệ dự án (Project charter) – Những nhân tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise Environment Factors): có thể ảnh hưởng đến tiến trình triển khai điều lệ dự án. – Tiến trình tổ chức vốn đầu tư (Organizational Process Assets): ảnh hưởng đến tiến trình triển khai hợp đồng dự án.
Điều lệ dự án (Project charter) • Công cụ và kỹ thuật (Tools and techniques) – Các đánh giá về mặt chuyên môn được sử dụng đánh giá đầu vào trong việc triển khai điều lệ dự án. – Kiến thức chuyên môn: được cung cấp bởi bất kỳ nhóm hoặc thành viên, bao gồm: • Những đơn vị khác bên trong tổ chức • Nhà tư vấn(Consultants) • Những bên tham gia, bao gồm khách hàng hoặc nhà tài trợ • Những chuyên gia, và hiệp hội kỹ thuật • Những nhóm Công nghiệp • Văn phòng quản lý dự án (Project management officePMO)
Điều lệ dự án (Project charter) • Output: Bảng điều lệ dự án (Project Charter): – Nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu của khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ mới. – Những mục tiêu dự án và tiêu chuẩn thành công – Những yêu cầu cấp cao – Sự mô tả dự án cấp cao – Tóm tắt kế hoạch làm việc. – Tóm tắt ngân sách
Quy ước điều lệ dự án (Project charter)
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan) • Tài liệu mô tả dự án cần phải được quản lý và thực hiện như thế nào. • Kế hoạch quản lý dự án là lõi của quản lý tích hợp dự án. Nó là công cụ chính để thực hiện một dự án.
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan) • Kế hoạch quản lý dự án là tài liệu dùng để điều phối tất cả các hoạt động của dự án. • Mục đích chính là hướng dẫn thực thi dự án • Kế hoạch quản lý dự án giúp người QLDA lãnh đạo nhóm dự án và đánh giá tình trạng dự án • Cần phải đo việc thực hiện dự án so với kế hoạch
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan) • Các thuộc tính của kế hoạch dự án. – Kế hoạch dự án mang tính duy nhất – Kế hoạch phải động (dynamic) – Kế hoạch phải linh hoạt (flexible) – Kế hoạch phải được cập nhật khi có thay đổi – Kế hoạch phải đóng vai trò tài liệu hướng dẫn thực thi dự án
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan) • Các thành phần phổ biến của kế hoạch dự án – Tổng quan về dự án – Mô tả về cách tổ chức dự án – Các qui trình quản lý và kỹ thuật dùng trong dự án – Thông tin về các việc phải làm, lịch biểu, và ngân sách
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan) • Phân tích Các Bên tham gia: cung cấp thông tin quan trọng về các các bên tham gia như: – Tên và các công ty của các bên tham gia – Vai trò của họ trong dự án – Các số liệu thực về các bên tham gia – Mức ảnh hưởng và quan tâm đến dự án – Đề xuất cho quản lý các mối quan hệ
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan) • Kế hoạch quản lý dự án là một tập hợp những kế hoạch khác: – Phạm vi (Scope) – Thời gian (Time) – Chi phí (Cost) – Chất lượng (Quality ) – Nguồn nhân lực (HR) – Truyền thông (Communication) – Rủi ro (Risk) – Mua sắm (Procurement)
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan)
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan) • Input: – Hợp đồng dự án (Project Charter) – Xuất ra từ tiến trình lập kế hoạch (Outputs from planning process). – Những nhân tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise Environmental Factors): Có thể ảnh hưởng đến quá trình phát triển kế hoạch quản lý dự án. – Tiến trình tổ chức tài sản (Organizatinal process assets)
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan)
Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop a project management plan) • Công cụ và kỹ thuật (Tool and Techniques): Dựa vào đánh giá của chuyên gia – Phát triển chuyên môn và chi tiết trong kế hoạch quản lý dự án – Xác định tài nguyên và mức độ kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc dự án. – Xác định mức độ của việc quản lý cấu hình áp dụng vào dự án.

Page 2

YOMEDIA

Bài giảng Quản lý dự án: Chương 4 - Quản lý tích hợp dự án (Project integration management) cung cấp cho người học những kiến thức như: Điều lệ dự án; Quy ước điều lệ dự án (Project charter); Phát triển kế hoạch quản lý dự án; Hướng dẫn và quản lý thực thi dự án; Theo dõi và điều khiển công việc dự án;...Mời các bạn cùng tham khảo!

17-06-2021 97 10

Download