Bài viết đã được chọn lọc từ các nguồn tiếng anh thương mại nhằm giúp cho các bạn sinh viên trau dồi và cải thiện kiến thức về tiếng anh thương mại, tự học tiếng anh thương mại tại nhà; giúp các nhân viên trong ngành thương mại trang bị kiến thức sẵn sàng cho các cuộc gặp gỡ khách hàng. Bài viết được chia làm nhiều phần để bạn đọc dễ dàng theo dõi và tiếp thu. Show 
Chúng tôi muốn các ông tái xác nhận đơn hàng này càng sớm càng tốt.
Chúng tôi nhận thấy hàng mẫu mà các ông gửi cho chúng tôi rất tốt và chúng tôi muốn đặt hàng thử.
Cám ơn các ông đã đặt hàng. Chúng tôi có thể khẳng định với các ông là hàng sẽ được giao đúng hẹn.
Chúng tôi xin tái xác nhận đơn đặt hàng của các ông và sẽ thảo ngay một hợp đồng cho các ông.
Tôi cám ơn ông về đơn đặt hàng kiểu mẫu 162. Ông có phiền khi ký ngay hợp đồng không ạ?
Tôi rất tiếc, nhưng mặt hàng ông yêu cầu lúc này đang hết hàng. Các ông có thể đợi thêm hai tuần được không?
Phiền anh gửi cho chúng tôi bảng báo giá càng sớm càng tốt.
Thị trường không có nhu cầu, do vậy chúng tôi phải ngừng sản xuất loại sản phẩm này.
Thật ra mà nói, giá ông chào cao hơn nhiều so với giá thị trường.
Chúng tôi sẵn sàng cho các ông mức hoa hồng là 5%.
Xin vui lòng bán những sản phẩm mới này với giá tốt nhất có thể được cho chúng tôi.
Gía các ông đưa ra là quá cao cho thị trường này, bởi vì nhu cầu cho sản phẩm này rõ ràng là đang giảm sút.
Cám ơn ông đã dành thời gian để tiếp tôi, thưa ông Johnson.
Chúng tôi cũng có những mối quan hệ tốt với nhiều siêu thị để đảm bảo phân phối rộng rãi hàng hóa cảu các ông.
Chúng tôi tin chắc là sẽ đáp ứng được sự mong đợi của ông để đem lại lợi ích cho cả đôi bên.
Chúng tôi luôn cố gắng hết sức để đáp ứng được sự mong đợi của các ông.
Tôi lấy làm tiếc khi phải thông báo rằng doanh số của đội ta trong tháng này giảm.
Để có thể đáp ứng được nhu cầu của thị trường về sản phẩm này, chúng tôi phải làm việc hai ca một ngày.
Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về sự cố. Chúng tôi sẽ khắc phục nó ngay.
Số hàng chúng tôi đặt vào ngày 7 tháng 5 lẽ ra bây giờ đã phải được giao rồi. Thế mà chúng tôi vẫn chưa nhận được chúng đúng hạn.
Chúng tôi đã nhận được hàng đúng hạn. Tuy nhiên, chúng tôi đã phát hiện là có một số hàng bị hỏng.
Bởi vì các ông không giao hàng đúng hạn, chúng tôi đã quyết định hủy đơn đặt hàng.
Tôi muốn biết phương thức các ông sẽ bồi thường cho chúng tôi về thiệt hại do việc giao hàng muộn gây ra.
Chúng tôi rất tiếc về những phiền toái gây ra do việc chậm trễ giao hàng theo đơn đặt hàng C3 của ông. Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để tránh lặp lại những lỗi bất thường như vậy. Xin để tôi kiểm tra lại cho ông.
Tôi lấy làm tiếc, nhưng chuyến hàng đã bị hoãn lại vì thời tiết xấu. Nhưng lúc này thì chúng đang trên đường đến chỗ ông đấy ạ.
Hàng sẽ đến chỗ ông vào ngày mốt.
Hiếm khi chúng tôi mắc lỗi bất cẩn như vậy.
“chậm trễ” dịch sang Tiếng Anh là gì? Nghĩa Tiếng Anh:delay Ví dụ: □ chúng tôi lấy làm tiếc về sự giao hàng chậm trễ cho quí ông. we very much regret the delay in the delivery (despatch) of your order.
Để bắt đầu một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh, bạn cần phải biết cách viết phần mở đầu với bố cục thông tin người gửi, người viết và người nhận cùng với tiêu đề của lá thư được gửi đi. Các thông tin trong một lá thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh bao gồm các chi tiết về tên, chức vụ, công ty, ngày tháng, địa chỉ, được trình bày như ví dụ dưới đây.
Tran Van B Supply Chain Manager AAA Trading Limited Liability Company B50, Block 6, Dinh Cong New Urban Zone, Hoang Mai, Ha Noi, Vietnam July 12th 2021 Diana Wong Apology letter to customer for delay in shipment Dear Ms. Diana Wong, Phần thân giữa của lá thư là phần quan trọng nhất chứa nội dung xin lỗi bằng tất cả sự chân thành và tấm lòng của người viết thư, vì vậy bạn cần phải biết khi viết loại thư này, chúng ta cần có những mục nào bên trong. Một bức thư xin lỗi khách hàng đầy đủ nhấ sẽ bao gồm 6 nội dung: bày tỏ lời xin lỗi của doanh nghiệp giao hàng chậm, giải thích lý do, nguyên nhân dẫn đến sự cố này, nhận trách nhiệm trước người bị ảnh hưởng, những lời khẳng định về sự tái phạm lỗi lầm trong tương lai, đề đạt những giải pháp khắc phục, đền bù cho khách hàng và cuối cùng là cầu xin sự tha thứ từ người khách hàng, đối tác của mình. Để hiểu rõ hơn về cách viết cũng như nội dung viết từng phần, chúng ta sẽ đề cập kỹ hơn dưới đây.
Nội dung đầu tiên mà bạn nên đề cập đến đầu tiên trong phần thân của lá thư là lời xin lỗi chân thành và trực tiếp nhất đến với khách hàng của mình để họ thấy được sự thành kính, tôn trọng từ bạn khi xin lỗi cho lỗi sai từ phía doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng một số những cách diễn đạt như: - On behalf of my company, I am writing to apologize to you for having been late in the shipment in [ngày/tháng/năm] (thay mặt công ty, tôi viết lá thư này cho cô để xin lỗi về việc chậm trễ trong việc chuyển giao hàng hóa vào ngày/tháng/năm). - Please accept my apology for... (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của tôi về việc...) - I am feeling deeply sorry for... (tôi thực sự xin lỗi về việc...)
Tiếp theo, hãy giải thích cho khách hàng của bạn hiểu được nguyên nhân cặn kẽ dẫn đến sự cố giao hàng chậm của doanh nghiệp mình. Ở phần nội dung này, bạn nên miêu tả vấn đề một cách chi tiết và khách quan nhất, tránh phạm phải bất cứ lỗi thiên kiến nào, gây ra cảm giác khó chịu cho đối phương khi nhận ra bạn chỉ đang cố đổi lỗi cho một điều gì đó khác chứ không thực sự muốn thừa nhận yếu tố chủ quan của lỗi lầm này. Một số những cụm từ, mẫu câu giải thích lý do thông dụng có thể dùng trong thư xin lỗi khách hàng đó là: - Due to/ Because/ Because of/... (Bởi vì...) - After reviewing the situation thoroughly, I realized the cause of delay shipment was that... (Sau khi điều tra kỹ lưỡng vấn đề, tôi nhận ra rằng việc chậm trễ trong quá trình giao hàng là do...) - The reason that made delay shipment is that... (Nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ trong việc giao hàng đó là...)
Một lá thư xin lỗi mang mục đích chính là khiến cho khách hàng thấy được sự chân thành trong thái độ của bạn khi đã gây ra một vấn đề, tổn thất tới họ, vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã cho họ thấy hết được những nhận thức về sai lầm của mình. Sau khi giải thích nguyên nhân, bạn nên khẳng định lại lần nữa và thừa nhận những sai sót của bản thân. Ví dụ: I fully acknowledge that the late shipment was all of my faults and I would be responsible for the situation. (Tôi hoàn toàn nhận thức được rằng vấn đề giao hàng chậm đều là lỗi của tôi và tôi sẽ chịu trách nhiệm trong trường hợp này). 2.4. Khẳng định liên quan đến tính tái phạmMột lời hứa hẹn rằng trường hợp, tình huống này sẽ không bao giờ xảy ra một lần nữa cần được nhấn mạnh thật quả quyết và mạnh mẽ để khách hàng của bạn nhìn thấy được những gì bạn hứa, bạn nhất định sẽ làm được và việc giao hàng chậm sẽ không tái diễn. Ví dụ: Please be assured that my company will never let the similar situation happen to you one more time in the future. (Xin hãy yên tâm rằng công ty tôi sẽ không bao giờ để tình trạng tương tự như vậy xảy ra với quý khách thêm một lần nào nữa trong tương lai). 2.5. Đề xuất phương hướng giải quyếtMột lời hứa hẹn thôi là chưa đủ để níu kéo quan hệ giữa bạn và khách hàng khi họ vẫn cần những hành động thực chất hơn từ bạn để chứng minh những thành ý của mình. Bạn có thể đề xuất những mong muốn được hỗ trợ, bồi thường, bù đắp cho những thiệt hại mà khách hàng mình gặp phải khi nhận được hàng muộn hơn dự kiến ví dụ như giảm giá cho một số mặt hàng, tặng thêm voucher ưu đãi cho lần mua hàng tiếp theo, tặng thêm các mặt hàng khác, bồi thường toàn bộ hoặc một phần tổn thất của họ,...
Ví dụ: In order to make up for your unexpected experience in purchasing, I would like to give you a voucher for 30% discount on the next bill in the shop. (Đề bù đắp cho trải nghiệm không tốt của khách hàng trong quá trình mua sắm, tôi xin được gửi tặng quý khách một voucher giảm giá 30% cho tổng hóa đơn tiếp theo tại cửa hàng). 2.6. Cầu mong sự tha thứ của khách hàngÝ chính cuối cùng trong phần thân của lá thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh đó là lời thỉnh cầu mong nhận được sự khoan dung, tha thứ cho lỗi lầm của bạn. Đồng thời, bạn cũng có thể “làm hòa” bằng mong muốn được tiếp tục hợp tác và phục vụ họ trong những giao dịch, hợp tác tiếp theo. Một số những mẫu diễn đạt có thể sử dụng trong phần này là: - I hope you will accept this gesture of apology and we can continue the collaboration in the next projects. (Tôi mong rằng quý khách sẽ chấp nhận hành động này như một lời xin lỗi chân thành và chúng ta có thể tiếp tục hợp tác trong các dự án sau). - I faithfully ask for your forgiveness (Tôi chân thành mong muốn sự tha thứ từ quý khách). 3. Kết thúc lá thưPhần kết lá thư, bạn có thể trình bày đơn giản bằng một câu cảm ơn, câu kết thông dụng và ký tên và ghi rõ thông tin về chức vụ cũng như công ty nếu như bạn thay mặt công ty của mình.
Ví dụ: Sincerely, Tran Van B Supply Chain Manager AAA Trading Limited Liability Company Trên đây là những gợi ý chi tiết nhất để bạn hoàn thành một lá thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh. Mong rằng những kiến thức mà work247.vn chia sẻ với bạn thật sự hữu ích và giúp bạn vượt qua được tình hình khó khăn hiện tại.
Tìm hiểu thêm những kiến thức về xử lý khiếu nại của khách hàng một cách khéo léo để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và hình ảnh công ty. Xử lý khiếu nại khách hàng |
