Làm thế nào để bắt đầu năm 2023 một cách hiệu quả?

Năng suất là gì?

Năng suất không chỉ là làm nhiều việc hơn hoặc đánh dấu các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn. Năng suất có nghĩa là chỉ tập trung vào việc hoàn thành những việc quan trọng. Con đường để đạt được năng suất cao hơn có thể còn dài, vì vậy đừng hoảng sợ – hãy thực hiện từng bước tích cực một

Trở thành Nhà phân tích kinh doanh được hỗ trợ bởi AI

Tầm quan trọng của việc làm việc hiệu quả

Khả năng làm việc hiệu quả của bạn có thể là một trong những yếu tố quyết định quan trọng đến thành công nghề nghiệp và hạnh phúc cá nhân của bạn. Những người có thể liên tục tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt với tốc độ bền vững thì có thể thăng tiến trong công việc và cuộc sống.  

Tăng trưởng năng suất là cơ hội để tăng sản lượng mà không cần tăng đầu vào và phát sinh các chi phí liên quan. Theo Cục thống kê lao động Hoa Kỳ, tăng trưởng năng suất đã giúp khu vực doanh nghiệp Hoa Kỳ sản xuất hàng hóa và dịch vụ nhiều gấp 9 lần kể từ năm 1947 với mức tăng số giờ làm việc tương đối ít hơn.   

Làm việc hiệu quả có thể giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ, quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả, đồng thời giải phóng thời gian cho các hoạt động bổ ích hơn.    

30 mẹo năng suất hàng đầu để tối đa hóa năng suất vào năm 2023

1. Lên kế hoạch trước cho ngày của bạn

Bước đầu tiên để làm việc hiệu quả là lập kế hoạch trước cho một ngày. Bạn nên biết bạn đang làm gì, khi nào bạn làm việc đó và trong bao lâu vào bất kỳ ngày nào. Không có lịch trình, bạn có thể bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng.  

Viết ra kế hoạch chi tiết trong ngày vào sáng sớm hoặc tối hôm trước. Viết ra mọi việc bạn cần làm để có định hướng và biết cần tập trung vào điều gì tiếp theo. Điều này giúp loại bỏ mọi phỏng đoán và bạn sẽ ít có khả năng lãng phí thời gian vì không biết mình sẽ làm gì tiếp theo.   

2. Viết ra ba nhiệm vụ hàng ngày quan trọng nhất

Ghi lại ba nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày. Mô tả chi tiết công việc để tránh nhầm lẫn. Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn là những việc cấp bách.  

3. Sử dụng bất kỳ kỹ thuật năng suất nào

Tăng năng suất của bạn bằng cách sử dụng phương pháp tăng năng suất. Một công cụ năng suất cực kỳ mạnh mẽ giúp bạn có thể tập trung trong thời gian làm việc. Hệ thống năng suất sẽ giúp bạn quản lý ngày của mình bằng cách đặt ra các mục tiêu có thể hoàn thành. Chọn phương pháp năng suất phù hợp với bạn để giúp bạn tăng sản lượng hàng ngày

4. Đặt mục tiêu duy nhất cho mỗi ngày

Đặt mục tiêu duy nhất cho mỗi ngày làm việc để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ. Một ý tưởng hay có thể là chia nhỏ mục tiêu hàng ngày thành nhiều nhiệm vụ, trong đó bạn sẽ chỉ thực hiện nhiệm vụ cụ thể đó trong thời gian quy định.

Công việc PM tăng trưởng 6% vào năm 2024 - Nâng cao kỹ năng ngay

5. Đặt thời gian cụ thể để kiểm tra email

Kiểm tra email là một trong những phiền nhiễu chính gây lãng phí thời gian quý báu trong ngày làm việc. Chọn hai lần một ngày để kiểm tra email, tốt nhất là trước bữa trưa và trước khi kết thúc công việc trong ngày.  

6. Học cách nói “Không”

Nói không có thể khó đối với một số người, nhưng nếu bạn muốn tăng năng suất của mình, bạn không thể để người khác thỉnh thoảng ra lệnh cho mình.  

7. Sử dụng Trình chặn trang web

Sử dụng trình chặn trang web để ngăn các trang web gây mất tập trung xuất hiện khi bạn đang làm việc

8. Sử dụng màu đỏ và xanh thường xuyên hơn

Loại bỏ sự lộn xộn khỏi bàn làm việc của bạn. Các nghiên cứu cho thấy màu đỏ và xanh lam cải thiện hoạt động của não, trong đó màu đỏ được biết là làm tăng sự chú ý đến chi tiết trong khi màu xanh lam khơi dậy sự sáng tạo. Bao quanh nơi làm việc của bạn với những màu sắc này để nâng cao năng suất.  

9. Quy tắc hai phút cho các nhiệm vụ nhỏ

Đừng lãng phí thời gian để quyết định xem bạn có nên thực hiện những công việc nhỏ liên tục trong suốt cả ngày hay không. Thay vào đó, hãy tự hỏi liệu bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ trong 2 phút hoặc ít hơn không - nếu có, hãy tiếp tục nhiệm vụ đó. Nếu không, hãy thêm nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn để thực hiện sau

10. Nghe nhạc hiệu quả

Âm nhạc là một liệu pháp tuyệt vời giúp duy trì sự tập trung và làm việc hiệu quả. Chọn âm nhạc giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ trước mắt

11. Sử dụng mẫu cho các tác vụ thông thường

Tạo mẫu cho các tác vụ thường ngày được tạo theo cùng một cách. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng năng suất tổng thể của bạn.  

12. Nhóm các nhiệm vụ tương tự

Sắp xếp các nhiệm vụ tương tự để bạn có thể hoàn thành chúng với cùng một tâm trí. Điều này sẽ giúp quá trình làm việc của bạn trôi chảy và giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.  

13. Tránh đa nhiệm

Có thể bạn muốn làm hai việc cùng một lúc nhưng đa nhiệm có hại nhiều hơn là có lợi. Nghiên cứu cho thấy khoảng 98% mọi người làm việc kém hiệu quả hơn khi họ làm nhiều việc cùng lúc vì họ không tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.  

14. Sử dụng Ma trận Quan trọng/Khẩn cấp để Ra Quyết định

Một công cụ quản lý thời gian hiệu quả có tên là Ma trận quan trọng/khẩn cấp hoặc Ma trận Eisenhower giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ trên cơ sở mức độ quan trọng hoặc khẩn cấp của chúng. Ma trận chia nhiệm vụ thành bốn góc phần tư khác nhau - Quan trọng & Khẩn cấp, Quan trọng & không khẩn cấp, Không quan trọng & khẩn cấp, Không quan trọng & không khẩn cấp. Phương pháp này đảm bảo bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả cũng như hiệu quả.  

Công việc PM tăng trưởng 6% vào năm 2024 - Nâng cao kỹ năng ngay

15. Bắt đầu ngày mới với một nhiệm vụ khó khăn hoặc dễ dàng

Cách bạn bắt đầu ngày mới quyết định thời gian còn lại trong ngày. Bạn có thể bắt đầu bằng cách thực hiện nhiệm vụ đòi hỏi khắt khe nhất trước để mọi việc khác trở nên dễ dàng hơn hoặc làm việc dễ dàng nhất trước để có được động lực quý giá.  

16. Sử dụng quy tắc “Một lần là xong”

Hầu hết chúng ta có xu hướng gạt một số nhiệm vụ sang một bên và nghĩ đến việc thực hiện những nhiệm vụ đó sau. Nhưng hiếm khi chúng ta thực sự làm những việc đó muộn hơn vì chúng ta sẽ không thêm chúng vào danh sách việc cần làm của mình. Để tránh điều này, hãy thêm từng nhiệm vụ mới vào danh sách việc cần làm để không có nguy cơ quên sau này

17. Nghỉ giải lao thường xuyên

Những khoảng thời gian nghỉ giải lao mang lại cho tâm trí bạn một cơ hội rất cần thiết để phục hồi sau khi tập trung cao độ, nhưng bạn phải tối đa hóa lợi ích của thời gian nghỉ giải lao. Thư giãn hoàn toàn hoặc thiền trong giờ giải lao để thư giãn tâm trí và cơ thể

18. Tạo một chương trình nghị sự nghỉ giải lao

Liệt kê mọi thứ bạn muốn làm trong giờ nghỉ và cố gắng làm những việc này giữa thời gian làm việc. Điều này sẽ giúp hoàn thành công việc hiệu quả trong thời gian làm việc. Vì vậy, bạn sẽ sử dụng thời gian nghỉ ngơi một cách khôn ngoan để làm những việc mình thích.  

19. Làm việc trong thời gian ngắn

Tâm trí con người có thể tập trung vào cùng một thứ trong một khoảng thời gian ngắn. Vì vậy, sẽ rất hợp lý khi làm việc theo từng đợt ngắn như kỹ thuật Pomodoro, trong đó bạn làm việc trong các buổi 25 phút với thời gian nghỉ 5 phút ở giữa. Điều này giúp tạo động lực cho bạn hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn.  

20. Tạo một không gian làm việc chuyên dụng

Nếu bạn đang làm việc tại nhà hoặc từ xa, hãy tạo một không gian làm việc chuyên dụng nơi bạn sẽ đến làm việc và rời đi sau khi hoàn thành công việc.  

21. Làm việc gần ánh sáng tự nhiên

Một cách tăng năng suất đơn giản là tạo không gian làm việc của bạn gần ánh sáng tự nhiên. Tiếp xúc với ánh sáng mặt trời được cho là cải thiện giấc ngủ, từ đó góp phần nâng cao mức độ hạnh phúc và năng suất của bạn.  

22. Loại bỏ những phiền nhiễu có thể xảy ra

Thật dễ dàng để bị phân tâm, nhưng bạn phải tìm cách tránh những phiền nhiễu trong khi làm việc. Sự mất tập trung gây lãng phí rất nhiều thời gian để cố gắng lấy lại sự tập trung vào nhiệm vụ. Loại bỏ những phiền nhiễu có thể giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn.  

23. Chia nhỏ mục tiêu của bạn

Thay vì trì hoãn những mục tiêu cuối cùng xa vời của bạn, hãy chia nhỏ mục tiêu thành những mục tiêu nhỏ hơn, dễ đạt được hơn và có vẻ thực tế hơn. Những mục tiêu này phải dễ thực hiện và phù hợp với lịch trình của bạn.  

24. Dành thời gian để gắn kết lại bản thân để làm việc mỗi sáng

Khi bạn đã hoàn thành công việc trong ngày, bạn có thể cố gắng tách khỏi công việc. Dành vài phút vào buổi sáng để gắn kết lại bản thân với công việc bằng cách nghĩ về những gì bạn đã đạt được ngày hôm trước hoặc những gì bạn hy vọng đạt được trong ngày nhất định.        

25. Dậy sớm

Điều này có thể mang lại cho bạn một khởi đầu thuận lợi vào bất kỳ ngày làm việc nào vì bạn cảm thấy hoàn toàn được tái tạo năng lượng vào đầu ngày. Bạn có thể hoàn thành nhiều công việc vào sáng sớm khi ít bị phân tâm hơn vào buổi trưa.  

26. Đảm bảo mọi nhiệm vụ đều liên quan đến mục tiêu

Trước khi thực hiện một nhiệm vụ, hãy đảm bảo rằng nó có liên quan đến mục tiêu dài hạn như một trong những mục tiêu SMART của bạn. Nếu nhiệm vụ không liên quan đến sự thăng tiến của bạn, hãy loại bỏ nó hoặc giao nó cho người khác

27. Thực hiện theo thời hạn

Bất kể bạn phải hoàn thành một nhiệm vụ trong bao lâu, hãy đảm bảo bạn thực hiện nó trong khoảng thời gian nhất định. Năng suất của bạn sẽ được cải thiện nếu bạn biết thời hạn đang đến gần.  

28. Lên lịch thời gian để tự chăm sóc bản thân

Lên lịch các hoạt động chăm sóc bản thân để nạp lại năng lượng cho bản thân, tránh kiệt sức vì áp lực công việc. Đó có thể là bất cứ điều gì giúp bạn thư giãn và nghỉ ngơi - nhàn nhã đọc sách trên chiếc ghế dài yêu thích của bạn, một nghi thức thư giãn trước khi đi ngủ, đi bộ 10 phút, thiền, vẽ tranh hoặc bất cứ điều gì khác.    

29. Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo

Không có gì là hoàn hảo, vì vậy đừng lãng phí thời gian cố gắng hoàn thành mọi công việc. Nếu công việc đủ tốt, hãy chuyển sang việc tiếp theo.  

30. Xác định ‘Tại sao’ đằng sau công việc của bạn

Hãy tự hỏi tại sao bạn lại chọn theo đuổi lĩnh vực mà bạn đã làm. Hãy nhớ ghi nhớ những lý do đó khi làm việc để bạn luôn có động lực làm việc hiệu quả và thành công trong công việc.  

Để đọc thêm về năng suất và quản lý thời gian, hãy tìm hiểu năng suất là gì, các mẹo về năng suất và hướng dẫn về công cụ.  

Đây là một mẹo khác để tăng năng suất của bạn vào năm 2023 - nâng cao kỹ năng. Thực hiện bước tiếp theo trong sự nghiệp của bạn bằng cách chọn từ các chương trình PG và Master tuyệt vời của Simplilearn. Hãy xem một số chương trình PGP phổ biến như Lean Six Sigma, Quản lý dự án, Tư duy thiết kế và Đổi mới để giúp bạn bắt đầu