qui trình thao tác chuẩn SOP đầy đủ nhất (11 qui trình)Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (216.68 KB, 41 trang ) QUẦY THUỐC TÂY NGỌC NHƯ QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA SOẠN THẢO QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 01.GPP 01 09/02/2015 2/3 1- MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Quy định chung về cách thức xây dựng các Quy trình thao tác chuẩn (SOP) bao gồm: soạn thảo, kiểm tra hay thẩm định, ban hành, phân phát, thu hồi và lưu trữ. 2- PHẠM VI ÁP DỤNG: Nhà thuốc Ngọc Như 3- ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN: Dược sĩ phụ trách và tất cả các nhân viên Nhà thuốc NGỌC NHƯ 4- NỘI DUNG QUY TRÌNH: 4.1 Hình thức trình bày: 4.1.1. Tất cả SOP phải được soạn thảo theo một mẫu thống nhất: - Trang đầu là phần giới thiệu, gồm các chi tiết: Tên Nhà thuốc (in hoa, Công ty cổ phần viết tắt là CTCP) Tên SOP (in hoa) Mã số Lần ban hành Ngày ban hành Trang/ tổng số trang Họ và tên người viết Họ và tên người kiểm tra Họ và tên người duyệt - Những thay đổi đã có Trang 2 trở đi là phần chính của SOP, bao gồm các phần sau: Mục đích yêu cầu Phạm vi áp dụng Đối tượng thực hiện Nội dung quy trình Hình thức lưu trữ QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA SOẠN THẢO QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 01.GPP 01 09/02/2015 3/3 4.1.2. SOP phải được trình bày với: - Mệnh lệnh cách, văn phong ngắn gọn, chính xác và dễ hiểu. 4.2 Kiểm tra và phê chuẩn: - Bản thảo của SOP phải được những nhân viên liên quan trong nhà thuốc đọc và đóng góp ý kiến trước khi hoàn thiện thành SOP chính thức. Sau khi được kiểm tra bởi nhân viên quản lý nhà thuốc (hoặc dược sĩ chủ nhà thuốc), SOP phải được chính thức phê duyệt của dược sĩ chủ nhà thuốc. Ngày phê duyệt cũng là ngày ban hành SOP, cần được ghi theo thứ tự ngày, tháng và năm. Thí dụ: 01/12/2012 4.3 Lưu trữ: - Bản gốc của mỗi SOP phải được lưu trong tập hồ sơ SOP của nhà thuốc. Khi cần thiết, có thể đặt một bản sao của SOP tại một nơi thuận tiện cho nhân viên tham khảo. Sau khi ban hành một SOP mới thì phải lập tức thu hồi SOP cũ tương ứng để lưu trữ trong một thời gian theo quy định. 4.4 Sửa đổi vào bổ sung: - Mỗi SOP phải được sửa đổi hay bổ sung cho cập nhật (định kỳ thường là 03 năm một lần). Nếu không cần sửa đổi, dược sĩ chủ nhà thuốc phải ghi không cần thay đổi lên bản gốc rồi ký tên với ngày tháng tương ứng. Khi có sự sửa đổi hay bổ sung dù nhiều hay ít, phải in lại toàn bộ SOP để ban hành với số mới (không dùng SOP có sự tẩy sửa). Tất cả SOP được sửa đổi hay bổ sung đều phải được phê duyệt và ban hành lại một cách chính thức. Quá trình sửa đổi SOP phải được ghi vào phần Những thay đổi đã có. 5- HÌNH THỨC LƯU TRỮ: SOP này được lưu trong tập hồ sơ SOP của nhà thuốc. NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA S.O.P MUA THUỐC Số : SOP 02.GPP Lần ban hành : 01 Ngày : 01/4/2014 Trang : 1/3 Người viết DT. Thái Thị Thới Hòa Người kiểm tra và duyệt Nguyễn Thị Tuyết Nhung Những thay đổi đã có Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA MUA THUỐC Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 02.GPP 01 01/4/2014 2/3 1- MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Đảm bảo thuốc mua đạt tiêu chuẩn chất lượng, đáp ứng kịp thời, đúng đủ theo nhu cầu, đúng quy chế hiện hành. 2- PHẠM VI ÁP DỤNG: Các loại thuốc nhập vào Nhà thuốc tây Thái Hòa ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN: - Dược sĩ chủ nhà thuốc. - Nhân viên bán hàng tại Nhà thuốc tây Thái Hòa 3- NỘI DUNG QUY TRÌNH: 3.1 Lập kế hoạch mua thuốc: - - Kế hoạch mua thuốc bao gồm: Các kế hoạch mua hàng thường kỳ (Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, đột xuất). Khi lập kế hoạch phải căn cứ vào: Danh mục thuốc thiết yếu. Lượng hàng tồn kho tại nhà thuốc. Khả năng tài chính của nhà thuốc. Cơ cấu bệnh tật, nhu cầu thị trường trong kỳ kinh doanh. 3.2 Giao dịch mua thuốc: 3.2.1. Lựa chọn nhà phân phối: - - Các nguồn để nắm bắt thông tin về nhà phân phối: Các cơ quan quản lý Nhà nước về y tế: Bộ Y tế, Sở Y tế,... Các phương tiện truyền thông đại chúng: Báo, đài, truyền hình, tờ rơi, Qua người giới thiệu thuốc, nhân viên bán hàng, người trung gian. Qua kiểm tra điều kiện kinh doanh thực tế. Qua liên lạc điện thoại hoặc tham quan trực tiếp. Những thông tin về nhà sản xuất, nhà cung ứng cần được tìm hiểu: Có đủ tư cách pháp nhân, có uy tín trên thị trường. QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA - MUA THUỐC Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 02.GPP 01 01/4/2014 3/3 Chính sách giá cả, chính sách phân phối, phương thức thanh toán phù hợp. Chất lượng dịch vụ: Đáp ứng được yêu cầu bảo quản hàng hóa; Có đủ các điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển; Thái độ dịch vụ tốt (đáp ứng đơn hàng nhanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo). Lập Danh mục các nhà phân phối: Điện thoại, địa chỉ, người liên hệ, Các thông tin về sản phẩm do nhà cung cấp giới thiệu cần được tìm hiểu: Phải được phép lưu hành trên thị trường. Có chất lượng đảm bảo: Đã qua kiểm nghiệm, có công bố tiêu chuẩn chất lượng, 3.2.2. Đàm phán, thỏa thuận, ký hợp đồng, 3.2.3. Lập đơn đặt hàng 3.2.4. Gửi đơn hàng trực tiếp hoặc email, fax, điện thoại, 3.2.5. Lưu các đơn đặt hàng 3.2.6. Lập Sổ theo dõi các nhà phân phối. - Theo dõi số lượng, chủng loại hàng nhập về kho so với đơn đặt hàng để liên lạc với nhà phân phối. - Nắm được thông tin về các mặt hàng đang hết hoặc không có hàng, thông báo cho người bán hàng biết để thông tin lại cho khách hàng khi cần và có kế hoạch dự trù các mặt hàng thay thế. 4- PHỤ LỤC Phụ lục SOP 02.GPP- 1: Đơn đặt hàng. 5- HÌNH THỨC LƯU TRỮ: SOP này được lưu trong tập hồ sơ SOP của nhà thuốc. QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA MUA THUỐC Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 02.GPP 01 01/4/2014 4/3 Phụ lục SOP 02.GPP: Nhà thuốc tây Thái Hòa ĐƠN ĐẶT HÀNG - Tên nhà cung cấp:............................... Địa chỉ: .........................Điện thoại: Ngày đặt hàng:................................... Người liên hệ:..................................... Ngày dự kiến giao hàng:..................... NỘI DUNG MUA HÀNG: STT TÊN SẢN PHẨM, MÃ SỐ QUY CÁCH NHÀ SẢN XUẤT SỐ LƯỢNG Phương thức thanh toán:.............................................................................. Phương thức giao hàng:............................................................................... Các điều kiện khác:...................................................................................... GIÁ QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA MUA THUỐC Dược sĩ chủ nhà thuốc Ds. Nguyễn Thị Tuyết Nhung Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 02.GPP 01 01/4/2014 5/3 Ngày tháng năm Người đặt hàng DT. Thái Thị Thới Hòa NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA S.O.P BÁN VÀ TƯ VẤN SỬ DỤNG THUỐC BÁN THEO ĐƠN Số : SOP 03.GPP Lần ban hành : 01 Ngày : 01/4/2014 Trang : 1/3 Người viết DT. Thái Thị Thới Hòa Người kiểm tra và duyệt Nguyễn Thị Tuyết Nhung Những thay đổi đã có Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA BÁN VÀ TƯ VẤN SỬ DỤNG THUỐC BÁN THEO ĐƠN Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 03.GPP 01 01/4/2014 2/3 1- MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Đảm bảo bán thuốc và hướng dẫn sử dụng thuốc bán theo đơn hợp lý, an toàn và đúng quy chế chuyên môn. 2- PHẠM VI ÁP DỤNG: Các mặt hàng có trong danh mục thuốc bán theo đơn có tại nhà thuốc. 3- ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN: - Dược sĩ chủ nhà thuốc. Nhân viên bán hàng tại nhà thuốc. 4- NỘI DUNG QUY TRÌNH: 4.1 Tiếp đón và chào hỏi khách hàng 4.2 Kiểm tra đơn thuốc: - - Tính hợp lệ của đơn thuốc: Đơn thuốc đúng theo mẫu đã quy định. Có đủ tên, chữ ký, địa chỉ, dấu phòng khám/ bệnh viện của bác sĩ. Các cột, mục khác ghi đúng quy định: Kiểm tra tên, tuổi, địa chỉ bệnh nhân. Kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, cách dùng, liều dùng, cách phối hợp. 4.3 Lựa chọn thuốc: 4.3.1. Trường hợp đơn thuốc kê tên biệt dược: - Bán theo đúng biệt dược đã kê trong đơn. Trường hợp tại nhà thuốc không có biệt dược kê trong đơn hoặc khi khách hàng yêu cầu được tư vấn để lựa chọn thuốc phù hợp với điều kiện của mình thì chuyển sang mục 4.3.2. 4.3.2. Trường hợp đơn thuốc kê tên gốc hoặc khi có yêu cầu tư vấn, giới thiệu thuốc: QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA - BÁN VÀ TƯ VẤN SỬ DỤNG THUỐC BÁN THEO ĐƠN Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 03.GPP 01 01/4/2014 3/3 Giới thiệu các biệt dược (cùng thành phần, hàm lượng, cùng dạng bào chế, tác dụng, chỉ định) kèm theo giá của từng loại để khách hàng tham khảo, và tự chọn loại thuốc phù hợp với khả năng kinh tế của mình. 4.4 Lấy thuốc theo đơn: - Lấy thuốc theo đơn đã kê, cho vào các bao, gói, ghi rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, cách dùng, thời gian dùng của từng thuốc theo đơn đã kê. Ghi vào đơn: Tên thuốc, số lượng thuốc đã thay thế (nếu có). Ghi rõ số lượng thuốc đã bán vào đơn. 4.5 Hướng dẫn cách dùng: Hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng và cách dùng thuốc. 4.6 Lưu các thông tin và số liệu: - Các thuốc cần lưu đơn: Lưu một đơn và trả lại một đơn cho khách 4.7 Thu tiền, giao hàng cho khách: - Giao hóa đơn cho khách và thu tiền. Giao hàng cho khách. Cảm ơn khách hàng. 5- HÌNH THỨC LƯU TRỮ: SOP này được lưu trong tập hồ sơ SOP của nhà thuốc. NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA S.O.P BÁN VÀ TƯ VẤN SỬ DỤNG THUỐC BÁN KHÔNG THEO ĐƠN Số : SOP 04.GPP Lần ban hành : 01 Ngày : 01/4/2014 Trang : 1/3 Người viết DT. Thái Thị Thới Hòa Người kiểm tra và duyệt Nguyễn Thị Tuyết Nhung Những thay đổi đã có Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC BÁN VÀ TƯ VẤN SỬ DỤNG TÂY THÁI HÒA THUỐC BÁN KHÔNG THEO ĐƠN Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 04.GPP 01 01/4/2014 2/3 1- MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Đảm bảo bán thuốc, giới thiệu và tư vấn sử dụng thuốc bán không theo đơn (Thuốc OTC) hợp lý, an toàn và đúng quy chế chuyên môn. 2- PHẠM VI ÁP DỤNG: Các thuốc bán không theo đơn tại nhà thuốc. 3- ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN: - Dược sĩ chủ nhà thuốc. Nhân viên bán hàng của nhà thuốc. 4- NỘI DUNG QUY TRÌNH: 4.1 Tiếp đón và chào hỏi khách hàng 4.2 Tìm hiểu các thông tin về việc sử dụng thuốc của khách hàng: 4.2.1. Trường hợp khách hàng hỏi mua một loại thuốc cụ thể: - - Tìm hiểu : Thuốc được mua dùng để chữa bệnh/ triệu chứng gì? Đối tượng dùng thuốc? (Giới tính, tuổi, tình trạng sức khỏe, có đang bị mắc các bệnh mãn tính nào không? đang dùng thuốc gì? Hiệu quả? Tác dụng không mong muốn?...). Đã dùng thuốc này lần nào chưa? Hiệu quả? Xác định việc sử dụng thuốc để điều trị bệnh/ triệu chứng bệnh nhân đang mắc là đúng hay không đúng? 4.2.2. Trường hợp khách hàng hỏi và tư vấn điều trị một số chứng/ bệnh thông thường: - Tìm hiểu: Ai? (Tuổi, giới tính,) mắc chứng/ bệnh gì? Biểu hiện? Thời gian mắc chứng/ bệnh? Chế độ sinh hoạt, dinh dưỡng? Bệnh nhân có đang mắc bệnh mãn tính gì? đang dùng thuốc gì?, Bệnh nhân đã dùng những thuốc gì để điều trị bệnh/ triệu chứng này? Dùng như thế nào? Hiệu quả? QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC BÁN VÀ TƯ VẤN SỬ DỤNG TÂY THÁI HÒA THUỐC BÁN KHÔNG THEO ĐƠN Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 04.GPP 01 01/4/2014 3/3 4.3 Đưa ra những lời khuyên đối với từng bệnh nhân cụ thể: - - Nếu việc sử dụng thuốc của bệnh nhân chưa đúng hoặc chưa phù hợp: Giải thích, tư vấn và hướng dẫn khách hàng chuyển sang loại thuốc khác đúng và phù hợp hơn. Trong trường hợp cần thiết, khuyên bệnh nhân đi khám và mua theo đơn của bác sĩ. Trao đổi, đưa ra lời khuyên về chế độ sinh hoạt, dinh dưỡng phù hợp với từng đối tượng, từng chứng/ bệnh cụ thể. Cung cấp các thông tin cụ thể về thuốc phù hợp với khách hàng để khách hàng lựa chọn. 4.4 Lấy thuốc: - Lấy thuốc khách hàng đã chọn. Cho vào các bao, gói, ghi rõ: Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, liều dùng, cách dùng, thời gian dùng của từng thuốc. 4.5 Hướng dẫn cách dùng: Hướng dẫn, giải thích cho khách hàng về tác dụng, chỉ định, chống chỉ định, tác dụng không mong muốn, liều lượng và cách dùng thuốc. 4.6 Thu tiền, giao hàng cho khách: - Giao hoá đơn cho khách và thu tiền. Giao hàng cho khách. Cảm ơn khách hàng. 5- HÌNH THỨC LƯU TRỮ: SOP này được lưu trong tập hồ sơ SOP của nhà thuốc. NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA S.O.P BẢO QUẢN VÀ THEO DÕI CHẤT LƯỢNG Số : SOP 05.GPP Lần ban hành : 01 Ngày : 01/4/2013 Trang : 1/4 Người viết DT. Thái Thị Thới Hòa Người kiểm tra và duyệt Nguyễn Thị Tuyết Nhung Những thay đổi đã có Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA BẢO QUẢN VÀ THEO DÕI CHẤT LƯỢNG Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 05.GPP 01 01/4/2014 2/4 1- MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Đảm bảo bảo quản thuốc đúng quy định, có thẩm mỹ, dễ dàng cho việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. 2- PHẠM VI ÁP DỤNG: Các loại thuốc có tại nhà thuốc 3- ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN - Dược sĩ chủ nhà thuốc. Nhân viên bán hàng tại nhà thuốc. 4- NỘI DUNG QUY TRÌNH: 4.1 Bảo quản thuốc: 4.1.1. Nguyên tắc bảo quản, sắp xếp thuốc: - Yêu cầu của nhà sản xuất: ghi trên bao bì của sản phẩm. Danh mục các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt: Do dược sĩ chủ nhà thuốc lập. Tính chất vật lý, hoá học của sản phẩm. Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO (thuốc nhập trước cấp phát trước) và FEFO (thuốc sản xuất trước cấp phát trước). 4.1.2. Cách thức sắp xếp thuốc: Yêu cầu bảo quản Nhiệt độ 2-150C Tránh ánh sáng Dễ bay hơi, dễ mốc mọt, dễ phân huỷ Cách thức sắp xếp Ngăn mát tủ lạnh Để trong chỗ tối Để nơi thoáng, mát Để tách riêng, tránh xa nguồn nhiệt, nguồn điện và các mặt hàng khác Các thuốc khác không có yêu cầu bảo Bảo quản ở nhiệt độ phòng, trên giá, kệ, tủ; không để trên mặt đất, không để giáp tường ; quản đặc biệt tránh mưa hắt, ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp Dễ cháy, có mùi 4.2 Kiểm soát chất lượng thuốc 4.2.1. Nguyên tắc: QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA - BẢO QUẢN VÀ THEO DÕI CHẤT LƯỢNG Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 05.GPP 01 01/4/2014 3/4 Thuốc trước khi nhập về nhà thuốc (Gồm mua và hàng trả về): Phải được kiểm soát 100%, tránh nhập hàng giả, hàng kém chất lượng, hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ. Thuốc lưu tại nhà thuốc: Định kỳ kiểm soát tối thiểu 1 lần/ quý. Tránh để có hàng bị biến đổi chất lượng, hết hạn sử dụng. 4.2.2. Cách thức tiến hành: - Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc, xuất xứ của thuốc: Hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp theo đúng các quy chế, quy định hiện hành. - Kiểm tra cảm quan chất lượng thuốc: Kiểm tra bao bì: Phải còn nguyên vẹn, không móp méo, rách, bẩn. Kiểm tra hạn sử dụng, số kiểm soát, ngày sản xuất. Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ngoài và các bao bì bên trong, bao bì trực tiếp. Kiểm tra chất lượng cảm quan và ghi sổ theo dõi. So sánh với các mô tả về cảm quan của nhà sản xuất (nếu có). - - Nhãn: Đủ, đúng quy chế. Hình ảnh, chữ/ số in trên nhãn rõ ràng, không mờ, nhòe, tránh hàng giả, hàng nhái. Nếu thuốc không đạt yêu cầu: Phải để ở khu vực riêng, gắn nhãn hàng chờ xử lý. Khẩn trương báo cho dược sĩ chủ nhà thuốc và bộ phận nhập hàng để kịp thời giải quyết. Kiểm tra điều kiện bảo quản của từng loại thuốc : Kiểm tra về các yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất ghi trên nhãn. Ghi chép sổ sách đầy đủ, đúng thực tế: Đối với thuốc nhập: Ghi Sổ nhập thuốc hàng ngày: Ghi đủ các cột, mục trong sổ khi nhập thuốc hàng ngày. Đối với thuốc lưu kho: Ghi Sổ kiểm soát chất lượng thuốc định kỳ: Mô tả chất lượng cảm quan chi tiết các nội dung kiểm soát theo Hướng dẫn tỉ lệ ghi sổ kiểm soát chất lượng thuốc định kỳ. Cột Ghi chú: Ghi những thông tin cần lưu ý về thuốc, bao gồm cả điều kiện bảo quản đặc biệt; hoặc khi thuốc có hạn sử dụng ngắn. QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA BẢO QUẢN VÀ THEO DÕI CHẤT LƯỢNG Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : 5- PHỤ LỤC: - Phụ lục SOP 05.GPP- 1: Sổ nhập thuốc hàng ngày. Phụ lục SOP 05.GPP- 2: Sổ kiểm soát chất lượng thuốc định kỳ. 6- HÌNH THỨC LƯU TRỮ: SOP này được lưu trong tập hồ sơ SOP của nhà thuốc. SOP 05.GPP 01 01/4/2014 4/4 Phụ lục SOP 05.GPP: Nhà thuốc tây Thái Hòa SỔ NHẬP THUỐC HÀNG NGÀY (Tháng Ngày nhập Tên hàng hóa, hàm Số Hóa đơn lượng, quy cách Dược sĩ chủ nhà thuốc Số lô H.Dùng năm 20 Nhà sản ) ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền xuất Ghi chú Người lập bảng Phụ lục SOP 05.GPP: Nhà thuốc tây Thái Hòa SỔ KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG THUỐC ĐỊNH KỲ (Tháng STT Tên hàng hóa, quy cách, hàm lượng Dược sĩ chủ nhà thuốc Đơn vị tính Số lượng Số lô năm Hạn sử dụng ) Nhận xét chất lượng Phân loại chất lượng Ghi chú Nhân viên theo dõi NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA S.O.P GIẢI QUYẾT ĐỐI VỚI THUỐC BỊ KHIẾU NẠI HOẶC THU HỒI Số : SOP 06.GPP Lần ban hành : 01 Ngày : 01/4/2013 Trang : 1/4 Người viết DT. Thái Thị Thới Hòa Người kiểm tra và duyệt Nguyễn Thị Tuyết Nhung Những thay đổi đã có Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA GIẢI QUYẾT ĐỐI VỚI THUỐC BỊ KHIẾU NẠI HOẶC THU HỒI Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 06.GPP 01 01/4/2014 2/4 1- MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Hướng dẫn thu hồi khẩn trương, triệt để các thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi đã được kết luận là hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng. 2- PHẠM VI ÁP DỤNG: - - Áp dụng trong các trường hợp: Nhận được thông báo, công văn thu hồi của cơ quan quản lý nhà nước về y tế, nhà cung cấp. Nhà thuốc tự phát hiện có hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng. Thuốc thu hồi bao gồm: Thuốc mới mua chưa nhập vào nhà thuốc. Thuốc lưu tại nhà thuốc. Thuốc đã bán tại nhà thuốc nhưng khách hàng biết thông tin về thuốc thu hồi và đem trả lại. Thuốc do khách hàng khiếu nại yêu cầu trả lại. 3- ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN: - Dược sỹ chủ nhà thuốc. Nhân viên bán hàng tại nhà thuốc. 4- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ: - TCCL: Tiêu chuẩn chất lượng. QLCL: Quản lý chất lượng. 5- NỘI DUNG QUY TRÌNH: Sau khi nhận được công văn thu hồi của cơ quan quản lý nhà nước về y tế, nhà cung cấp hoặc phát hiện có hàng không đạt TCCL tại đơn vị: 5.1 Dược sĩ chủ nhà thuốc ra thông báo: - Ngừng nhập, bán mặt hàng phải thu hồi tại nhà thuốc. Thông báo tới các khách hàng và các nhân viên có liên quan để thu hồi hàng. Đối với khách hàng mua lẻ cần trả lại hàng thu hồi: Nhà thuốc nhận trả lại hàng tại nhà thuốc. 5.2 Thực hiện kiểm tra, rà soát hàng tồn thực tế và tồn theo số liệu quản lý trên máy hoặc trên sổ sách: QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA - GIẢI QUYẾT ĐỐI VỚI THUỐC BỊ KHIẾU NẠI HOẶC THU HỒI Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 06.GPP 01 01/4/2014 3/4 Kiểm tra tại nhà thuốc: Xác nhận các thông tin về hàng thu hồi tại nhà thuốc. QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA GIẢI QUYẾT ĐỐI VỚI THUỐC BỊ KHIẾU NẠI HOẶC THU HỒI Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 06.GPP 01 01/4/2014 4/4 5.3 Tiếp nhận hàng trả về: 5.3.1. Thu hồi hàng tại nhà thuốc: Căn cứ vào thông báo thu hồi đã có chữ ký xác nhận của Dược sĩ chủ nhà thuốc. 5.3.2. Đối với hàng đã bán cho khách hàng: - - Nguyên tắc: Hàng đã bán cho khách hàng: chỉ được nhận trả lại khi đã có sự đồng ý của Dược sĩ chủ nhà thuốc. Hàng trả về: Phải có hóa đơn hoặc chứng từ bán hàng kèm theo. Trường hợp hàng trả lại là hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng: Phải có chữ ký xác nhận tình trạng và số lượng của Dược sĩ chủ nhà thuốc. Trường hợp hàng trả về do nhầm lẫn về giao nhận hàng: Phải còn bao bì nguyên vẹn, không bị biến đổi chất lượng do lỗi bảo quản của của khách hàng. Các bước thực hiện: Nhân viên bán hàng: Tiếp nhận hàng trả về kho theo những nguyên tắc nêu trên. Kiểm tra, xác định hàng trả về đúng là hàng của nhà thuốc: Đối chiếu với các chứng từ về: Số hóa đơn, chứng từ, số lô, hạn dùng Các đặc điểm nhận biết riêng hàng của nhà thuốc (nếu có). Kiểm tra chất lượng hàng trả lại. Sau khi hoàn thành các bước trên, hai bên giao nhận hàng ký xác nhận vào phiếu xuất trả hàng. Sắp xếp hàng vào kho: Nếu hàng trả lại đạt TCCL cảm quan và còn hạn dùng trên 3 tháng: Phân loại, chuyển hàng nhận trả lại vào kho theo đúng vị trí được quy định. Nếu là hàng thu hồi, hàng không đạt TCCL hoặc hàng có hạn sử dụng còn lại dưới 3 tháng: Chuyển vào khu vực riêng biệt, gắn nhãn Hàng chờ xử lý. Làm báo cáo tổng kết hàng thu hồi, hàng trả về. QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN NHÀ THUỐC TÂY THÁI HÒA GIẢI QUYẾT ĐỐI VỚI THUỐC BỊ KHIẾU NẠI HOẶC THU HỒI Số : Lần ban hành : Ngày : Trang : SOP 06.GPP 01 01/4/2014 5/4 5.4 Tổng hợp số liệu, ra quyết định xử lý hàng thu hồi: - - Nhân viên nhà thuốc: Tổng hợp số liệu, làm báo cáo thu hồi thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng. Chuyển Dược sĩ chủ thuốc để đưa ra biện pháp xử lý. Dược sĩ chủ nhà thuốc thực hiện: Quyết định xử lý: Liên hệ bên bán để trả lại hàng hoặc cho hủy hàng. Ký tên vào báo cáo thu hồi. 5.5 Gửi báo cáo và lưu hồ sơ thu hồi: - Nhân viên nhà thuốc thực hiện: Gửi báo cáo tới Phòng QLCL của Công ty phân phối đúng thời hạn, đúng qui định Lưu hồ sơ thu hồi gồm: Công văn thu hồi. Phiếu xác nhận hàng thu hồi có tại quầy/ kho. Bản tổng kết thu hồi hàng trả về. Bản sao: Hóa đơn xuất trả hàng cho đơn vị bán (nếu có). - Biên bản hủy hàng (nếu có). Dược sĩ chủ nhà thuốc: Lưu các chứng từ xuất nhập hàng theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính. 6- PHỤ LỤC: Phụ lục SOP 06.GPP- 1: Báo cáo thu hồi sản phẩm không đạt chất lượng. 7- HÌNH THỨC LƯU TRỮ: SOP này được lưu trong tập hồ sơ SOP của nhà thuốc. |
