Trong thời đại số hóa ngày nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên phổ biến và tiện lợi hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, không ít người gặp khó khăn trong việc tra cứu thông tin hóa đơn điện tử. Trong bài viết này, Safebooks sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 một cách nhanh chóng và chính xác. Hãy cùng chúng tôi khám phá những thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây! 1. Hóa đơn điện tử là gì? Phân loại hóa đơn điện tử 1.1 Hóa đơn điện tử là gì?Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy về bản chất đều là các chứng từ kế toán được các đơn vị kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tạo ra để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử khác biệt so với hóa đơn giấy ở chỗ nó áp dụng công nghệ số. Hóa đơn điện tử được biểu diễn dưới dạng dữ liệu số. Được các doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo ra để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định của pháp luật thông qua các thiết bị điện tử. Thực tế, hóa đơn điện tử cũng bao gồm cả trường hợp hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có khả năng kết nối và chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế. Vì vậy, để hiểu một cách đơn giản nhất, hóa đơn điện tử chính là loại hóa đơn được biểu diễn dưới dạng dữ liệu số. Hoá đơn điện tử sử dụng toàn bộ công nghệ số trong quá trình tạo lập để sử dụng và lưu trữ. 1.2 Phân loại hóa đơn điện tửTheo Điều 5 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/11/2018, Chính Phủ đã quy định và phân loại chi tiết hóa đơn điện tử. Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ bao gồm 03 loại cơ bản như sau:
Hóa đơn GTGT điện tử là loại hóa đơn được sử dụng bởi những người bán hàng hóa, dịch vụ áp dụng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đặc biệt, hóa đơn GTGT này còn bao gồm các hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có khả năng kết nối và chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử trong bán hàng là một công cụ được sử dụng bởi những người kinh doanh hàng hóa và dịch vụ, những người này thường xuyên kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đây là một biến thể của hóa đơn GTGT nhưng được tạo ra và quản lý trong môi trường số hóa. Một đặc điểm nổi bật của hóa đơn bán hàng điện tử là nó có thể được tạo ra từ máy tính tiền với khả năng kết nối và chuyển dữ liệu trực tiếp tới cơ quan thuế. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý thuế.
Tại Khoản 3, Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định ngoài hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thì hóa đơn điện tử còn các loại khác, bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng đáp ứng đầy đủ yêu cầu nội dung của một hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành. Ngoài ra, trong Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ cũng lưu ý rằng cả 03 loại hóa đơn điện tử trên khi tạo lập đều phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu được quy định bởi Bộ Tài chính. 2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 chi tiết nhất2.1 Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuếBước 1: Hãy truy cập vào trang web sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ Bước 2: Điền vào các thông tin như: mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha, sau đó nhấn vào nút “tìm kiếm”. Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu thông tin hóa đơn. Nếu hóa đơn hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn sẽ hiển thị là “Đã cấp mã hóa đơn”. Nếu thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, có nghĩ là hóa đơn của bạn không tồn tại. Bạn cần kiểm tra lại thông tin đã nhập để đảm bảo chính xác và thực hiện lại thao tác tìm kiếm. 2.2 Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuếBước 1: Hãy truy cập vào trang web sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng thông tin tài khoản do cơ quan thuế cung cấp. Bước 3: Chọn mục “Tra cứu” sau đó chọn “Tra cứu hoá đơn”. Bước 4: Nhấn chọn mục “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”, nhấn vào “Kết quả kiểm tra”, sau đó chọn “Tổng cục thuế đã nhận không mã”. Lưu ý: Thời gian tra cứu tối đa chỉ được 31 ngày. 2.3 Tra cứu hóa đơn điện tử đã hủy, điều chỉnh, thay thếBước 1: Hãy truy cập vào trang web sau: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ Bước 2: Điền vào các thông tin như: mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (không bao gồm số 1, ví dụ chỉ ghi C23…), số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha, sau đó nhấn vào nút “Tìm kiếm”. Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu thông tin hóa đơn.
2.4 Tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào/đầu raĐể tra cứu hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn hiện tại hoặc tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước sau: Bước 1: Truy cập vào trang web https://hoadondientu.gdt.gov.vn Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng tên đăng nhập (mã số thuế công ty) và mật khẩu đã được cấp Bước 3: Chọn mục “Tra cứu” sau đó nhấn vào “Tra cứu hóa đơn” Bước 4: Chọn tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” Bước 5: Nhập dữ liệu vào ô “Ngày lập hóa đơn” theo khoảng thời gian muốn tra cứu (Lưu ý: thời hạn tra cứu tối đa là 31 ngày, nếu muốn tra cứu của nhiều tháng thì phải tra cứu nhiều lần) Bước 6: Chọn: “Kết quả kiểm tra” - Tra cứu lần lượt 2 mục trong kết quả kiểm tra đó là: “Đã cấp mã hóa đơn” và “Tổng cục thuế đã nhận không mã” (để tra cứu được cả hóa đơn có mã và không mã) sau đó chọn “Tìm kiếm” Bước 7: Hệ thống sẽ trả về các hóa đơn đầu vào có mã/không mã của doanh nghiệp trong khoảng thời gian mà bạn chọn. 2.5. Tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầuHóa đơn điện tử xăng dầu là loại hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Do đó, có thể tra cứu theo cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế tại mục 3.2 hoặc tra cứu trên trang hóa đơn điện tử của người bán. Lưu ý: Tùy thuộc vào phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo từng hóa đơn hoặc theo Bảng tổng hợp (theo ngày/tháng) có thể sẽ không tra cứu được theo cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mã. Cách 1: Tra cứu bằng mã tra cứu Tiện ích: Tra cứu nhanh các hóa đơn hàng hóa, dịch vụ của Petrolimex cung cấp. Bước 1: Nhập thông tin về “Mã tra cứu” trên Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử hoặc Email thông báo phát hành hóa đơn Bước 2: Nhập “Mã xác thực” Bước 3: Tích chọn “Tìm kiếm” Bước 4: Chọn “Xem” trên dòng thông tin hiển thị về hóa đơn Bước 5: Xem hóa đơn và in “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” (nếu cần) Cách 2: Tra cứu theo Thông tin hóa đơn Tiện ích: Khách hàng không phải mất công tìm kiếm lại hóa đơn trong thời gian lưu trữ mà căn cứ vào các thông tin sẵn có trên bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ đầu vào của khách hàng. Bước 1: Khách hàng chọn chức năng tìm kiếm theo “Thông tin hóa đơn” trên thanh công cụ tại Website Bước 2: Khách hàng nhập vào các thông tin liên quan đến hóa đơn, bao gồm: mã số thuế đơn vị xuất bá,; mẫu số hóa đơn. ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn Bước 3: Khách hàng nhập thông tin “Mã xác thực” và tích chọn “Tìm kiếm” Bước 4: Khách hàng xem hóa đơn điện tử và in “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” (nếu cần) – tương tự như Cách 1 Cách 3: Tra cứu bằng tài khoản đăng nhập Tiện ích: Khách hàng ký hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ của Petrolimex tại mạng lưới phân phối toàn quốc sẽ được cung cấp 01 tài khoản hỗ trợ khách hàng để tra cứu theo danh sách hóa đơn trong khoảng thời gian phát sinh giao dịch tùy chọn. Bước 1: Khách hàng tích chọn “Đăng nhập” tại thanh công cụ của Website Bước 2: Khách hàng đăng nhập bằng cách nhập thông tin theo tài khoản và mật khẩu đã được thông báo đến email của mình Bước 3: Khách hàng nhập mã xác thực và chọn “Đăng nhập” Bước 4: Khách hàng chọn vào thư mục mới “Quản lý hóa đơn” trên thanh công cụ và chọn các thông tin thời gian phát sinh giao dịch theo tháng và năm phát hành hóa đơn. Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết, Safebooks hy vọng bạn đã nắm rõ cách tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Việc tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn kiểm soát tốt hơn việc quản lý hóa đơn mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật. Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích khác về kế toán và quản lý doanh nghiệp. Chúc bạn thành công trong công việc kế toán của mình! Xem thêm: Sai Tên Hàng Hóa Trên Hóa Đơn Điện Tử Nên Xử Lý Như Thế Nào? [Tải ngay] Tài liệu "Chuyên đề hoá đơn điện tử, cách xử lý sai phạm liên quan đến hoá đơn điện tử nhận từ doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế" |
