Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã đưa ra nhiều điểm mới liên quan đến việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt và phát hành văn bản hành chính. Các quy định mới này nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng thông tin chính xác và hiệu quả hơn. Trong bối cảnh này, các cơ quan hành chính cần cập nhật và tuân thủ theo Nghị định mới để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ luật pháp trong công tác văn bản hành chính. Tham khảo ngay Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30 tại bài viết sau: Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính được định nghĩa như sau: “Văn bản hành chính” là những tài liệu được tạo ra trong quá trình chỉ đạo, điều hành, và giải quyết các công việc của các cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong quản lý và thực hiện các nhiệm vụ hành chính. Các loại văn bản hành chính bao gồm, nhưng không giới hạn, các danh mục sau đây: Nghị quyết (đặc biệt), quyết định (đặc biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Định nghĩa này rõ ràng và toàn diện, giúp xác định mọi tài liệu thuộc loại văn bản hành chính và áp dụng quy trình và quy định tương ứng. Hướng dẫn cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về căn chỉnh và lề của văn bản hành chính như sau: Văn bản hành chính nên được trình bày trên giấy kích thước A4 (210 mm x 297 mm) theo chiều dài của khổ A4. Trong trường hợp nội dung của văn bản bao gồm các bảng, biểu mà không được tạo thành các phụ lục riêng, văn bản hành chính có thể được trình bày theo chiều rộng.  Ngoài ra, việc căn chỉnh và định lề văn bản hành chính phải tuân theo các quy định sau:
Như vậy, định lề trang tổng cộng bao gồm cách lề trên và lề dưới khoảng 20 – 25 mm và cách lề trái và lề phải khoảng 30 – 35 mm. Các quy định này giúp đảm bảo tính chuẩn mực và thống nhất trong việc trình bày văn bản hành chính. Ngoài việc đảm bảo quy định về căn lề, cũng cần chú trọng đến việc giãn dòng chuẩn trong nội dung của văn bản hành chính. Nội dung văn bản hành chính nên được canh đều cả hai lề, tức là khoảng cách từ mép trái và mép phải đều phải đồng đều và cân đối. Để tạo sự rõ ràng và dễ đọc, khoảng cách giữa các đoạn văn cần được giữ ít nhất là 6pt, giúp phân tách rõ ràng giữa các phần khác nhau của văn bản. Đồng thời, khoảng cách giữa các dòng nên tuân theo tiêu chuẩn là dòng đơn, tối thiểu là một dòng, và tối đa không vượt quá 1,5 lines. Điều này đảm bảo tính ngăn nắp và dễ đọc của văn bản hành chính, giúp người đọc nắm bắt thông tin một cách hiệu quả và dễ dàng. Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư (thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP), với 7 chương, 38 điều, 6 phụ lục kèm theo và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020. Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Mục I, Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. So với quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thì Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có một số quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cần lưu ý như sau: 1. Về thể thức văn bản hành chính Khoản 2, Khoản 3 Điều 8 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận. Ngoài các thành phần quy định nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác gồm: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. So với quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cơ bản giữ nguyên các thành phần chính của văn bản hành chính và bổ sung thêm thành phần tiêu ngữ, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. 2. Về kỹ thuật trình bày văn bản
- Căn cứ ban hành văn bản: Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì căn cứ pháp lý để ban hành trình bày chữ in thường, kiểu chữ đứng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu "chấm phẩy", riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu "phẩy". Trong khi đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có quy định mới về kỹ thuật trình bày phần căn cứ ban hành văn bản như sau: Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu "chấm phẩy", dòng cuối cùng kết thúc bằng "dấu chấm". - Bố cục nội dung của văn bản: Theo quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì nội dung của văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết. Trong khi đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm tiểu mục, bỏ tiết và tiểu tiết, cụ thể bố cục văn bản hành chính gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy. Trong khi đó Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định cách đánh số trang văn bản đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
Về phông chữ: Trước đây, Điều 4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Hiện nay, Nghị định số 30/2020 quy định cụ thể phải sử dụng: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. 3. Viết hoa trong văn bản hành chính
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Trong khi đó trước đây theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì phải viết hoa cả trong trường hợp sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: "…") và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh. Trước đây Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định chỉ có Thủ đô Hà Nội là thuộc trường hợp đặc biệt.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định mới về viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước. - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Trước đây Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm. Như vậy, hiện nay khi viện dẫn "điểm, khoản" thì không viết hoa chữ cái đầu nữa. - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã bỏ quy tắc bắt buộc viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo trong các văn bản hành chính. Trên đây là một số quy định mới về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, hy vọng sẽ giúp ích cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính theo đúng quy định./. |
